Met deze uitbreiding kunt u de vervaldata van gevolgde opleidingen zoals deze gelden voor bijvoorbeeld BHV, Heftruck of IBKI cursussen en examens inzichtelijk maken en hiervoor geautomatiseerde email notificaties instellen.
U en uw klanten krijgen hierdoor:
- Een duidelijk overzicht van de vervaldata voor ingestelde opleidingen
- Geautomatiseerde email notificaties voor aanstaande vervaldata voor de rijschoolhouder.
- Bedrijven krijgen inzicht in de vervaldata van de opleidingen van hun medewerkers
- Cursisten kunnen online de vervaldata inzien
PS: De uitbreiding vervaldata is niet hetzelfde als onze code95/nascholing uitbreiding. Voor code95/nascholings uitbreiding klik hier –>
Het instellen van de termijnduur van een geplande opleiding of behaald examen geeft een duidelijk overzicht over deze datum of diegene die hier dicht tegenaan zitten. U krijgt hierbij de mogelijkheid automatisch geattendeerd te worden door middel van email. Uiteraard kunt u, op elk gewenst moment, overzichten opvragen in het bedrijven en op het cursisten scherm.
Met de koppeling naar het bedrijfsportaal van ISV Online kunnen uw zakelijke klanten een volledig overzicht inzien met einddata van de verschillende opleidingen, u bent dus nu met ISV in staat om uw klanten ook te ontzorgen, ook voor het oproepen van opleidingen die een termijnduur kennen.
De software is hiervoor aangepast en u vindt daarom op verschillende punten een ander overzicht met betrekking tot de vervaldata. Neem de scherm even in u op en voer dan de stappen door verderop in deze pagina.
In de klantkaart vindt u daarvoor nu een duidelijk overzicht van de vervaldata van de geselecteerde cursist
Door de gegevens te stroomlijnen kunt u sneller werken met de vervaldata. Zo kunt u bijvoorbeeld overzichten samenstellen van kandidaten die nog opgeroepen moeten worden voor hun einddatum.
Indien u gebruik maakt van ISV Online, heeft u de mogelijkheid om uw zakelijke klant te ontzorgen met een compleet overzicht van de vervaldata van hum medewerkers.
Het toevoegen van de einddatum geeft u dus duidelijkheid over welke kandidaten over deze datum heen zijn, of hier dicht tegenaan zitten. U kunt hierdoor gerichter actie ondernemen.
Handleiding en instelmogelijkheden:
De vervaldata worden aangemaakt op basis van de invoer in de planning. Dit kan zijn op basis van verschillende triggers:
Examen op de openbare weg
Een controle kan worden aangemaakt op basis van een CBR produktcode
De vervaldatum wordt aangemaakt op het moment dat de uitslag ‘geslaagd’ wordt ingevoerd. Zowel wanneer dit handmatig in de planning gebeurt, als ook bij het inlezen van de resultaten in CBR connect.
Examen op het oefenterrein
Een controle kan worden aangemaakt op basis van een CBR produktcode
De vervaldatum wordt aangemaakt op het moment dat de uitslag ‘geslaagd’ wordt ingevoerd. Zowel wanneer dit handmatig in de planning gebeurt, als ook bij het inlezen van de resultaten in CBR connect.
Theorie examen
Een controle kan worden aangemaakt op basis van een CBR produktcode
De vervaldatum wordt aangemaakt op het moment dat de uitslag ‘geslaagd’ wordt ingevoerd. Zowel wanneer dit handmatig in de planning gebeurt, als ook bij het inzlezen van de resultaten in CBR connect.
Oefenterrein cursus met aanwezigheids registratie
Een controle kan worden aangemaakt op basis van een oefenterreinsoort
de vervaldatum wordt aangemaakt bij het invullen van de aanwezigheid van de cursist. Ingeval van nascholing gebeurt, dit ook bij het downloaden van de resultaten (aanwezigheid) in CBR connect
Oefenterreincursus zonder aanwezigheids registratie
Een controle kan worden aangemaakt op basis van een oefenterreinsoort
De vervaldatum wordt aangemaakt zodra de cursist wordt gepland.
Theorie cursus met aanwezigheids registratie
Een controle kan worden aangemaakt op basis van een cursus categorie
De vervaldatum wordt aangemaakt bij het invullen van de aanwezigheid van de cursist. Ingeval van nascholing gebeurt dit ook bij het downloaden van de resultaten (aanwezigheid) in CBR connect
Theorie cursus zonder aanwezigheids registratie
Een controle kan worden aangemaakt op basis van een cursus categorie
De vervaldatum wordt aangemaakt zodra de cursist wordt gepland.
Geldigheidsduur van het certificaat
De geldigheidsduur van het certificaat kan worden ingesteld in jaren en maanden
Signalering
Per vak kan worden aangegeven of er een email gestuurd moet worden, en hoe lang voor het verlopen van het certificaat dit moet gebeuren. Deze mail wordt eens per week verstuurd naar een vast adres.
INSTELLEN VAN EEN VERVALDATUM CONTROLE
Indien u gebruik wilt maken van de signalering per email, moet eerst het te gebruiken emailadres worden ingesteld.
Ga in ISV administratie naar menu bestand > instellingen > tabblad administratie
Vul hier een adres in waar de meldingen naartoe gestuurd moeten worden. Neem hiervoor het liefst een algemeen email adres binnen de rijschool, zodat het altijd gelezen wordt, ook bij personeels wisselingen.
Ga nu in de planning naar menu onderhoud lijsten > controle vervaldata instellen
Dit scherm opent telkens een volgende vraag en vult deze met de gegevens op basis van de vorige vraag. Uitindelijk ziet het er uit zoals in bovenstaande afbeelding.
- Kies voor ‘nieuw vak instellen’ en klik op ‘volgende’
- Selecteer of het om een praktijk- of theorievak gaat
- Selecteer waar in de planning gezocht moet worden (examen of cursus)
- Kies de produktcode van het vak uit de lijst (deze lijst heeft een verschillende vulling, afhankelijk van voorgaande keuzes)
- Geef de geldigheidsduur van het certificaat in jaren en maanden
- Wanneer u een melding wilt ontvangen: zet het vinkje ‘stuur een email’ en selecteer hoe lang voor het verlopen van het certificaat deze gestuurd moet worden.
- Sla de controle op. De naam die u hier gebruikt, komt in de overzichten terug als vak omschrijving.
OPHALEN VAN KANDIDATEN
Na het opslaan krijgt u de mogelijkheid om kandidaten op te halen die voldoen aan de ingestelde criteria.
Bij examens worden ook de gezakte kandidaten en de kandidaten met onbekende uitslag opgehaald. Met behulp van de vinkjes en radio buttons onder de lijst kunt u een selectie maken. Klik dan op de knop ‘Geselecteerde vervaldata wegschrijven’ om deze vervaldata weg te schrijven bij de kandidaat.
VERVALDATA AANVULLEN
Voor het aanvullen van de vervaldata hoeft nu geen verdere actie ondernomen te worden. Er worden vanzelf nieuwe vervaldata geschreven bij het invullen van aanwezigheid, het inlezen van resultaten met CBR koppeling etcetera, afhankelijk van de gemaakte instellingen.
WERKEN MET VERVALDATA
In de planning (tabblad Oefenter/Vakbek en Theorie)
In het planscherm voor cursussen (theorie en oefenterrein) is een knop ‘V’ toegevoegd. Klikken op deze knop toont een scherm met personen van wie de vervaldatum aanstaande is.
De kalenders in dit scherm onthouden de laatst gekozen periode. Alle ingestelde vakken staan in de lijst, degene die hoort bij de gekozen cursus is vooraf geselecteerd.
De mogelijkheden in dit scherm: exporteren naar excel of direkt inplannen van een gekozen cursist. U kunt vanuit dit scherm regelrecht een nieuwe controle instellen m.b.v. de knop ‘vak toevoegen’, maar daarvoor is wel het gebruikersrecht op onderhoud lijsten noodzakelijk.
In de administratie
In de administratie zijn de vervaldata op verschillende plaatsen terug te vinden: op de cursisten kaart, in het bedrijvenscherm, in een apart overzicht en als keuze optie voor de mailmerge
Cursistenkaart: tabblad vervaldata
Op dit tabblad wordt een overzicht gegeven van alle vervaldata van de cursist. Met behulp van de ‘+’ knop kan een nieuwe vervaldatum worden toegevoegd, bijvoorbeeld wanneer de cursus bij een andere rijschool is gevolgd. met behulp van de ‘-‘knop kan een bestaande vervaldatum verwijderd worden.
Bedrijvenscherm: tabblad vervaldata
Op dit tabblad worden alle vervaldata van aan het gekozen bedrijf gekoppelde cursisten getoond.
De lijst kan worden geëxporteerd naar Excel.
Overzicht vervaldata
Dit scherm is te bereiken via
ISV administratie > menu leerlingen > overzicht vervaldata
Het scherm is gelijk aan dat in de planning
U kunt selecteren op één of meerdere vakken, en zelf de te selecteren periode instellen.
De selectie kan worden geëxporteerd naar Excel, of worden gebruikt als basis voor een mailmerge om de kandidaten op te roepen. Wanneer meerdere vakken zijn gekozen in dit scherm zal de mailmerge op basis van het laatste vak plaatsvinden, omdat in de mailmerge maar 1 vak gekozen kan worden.
Mailmerge
In het mailmerge scherm kan een selectie gemaakt worden op basis van een geselecteerde periode en een vak.
ISV online instellingen vervaldata
In ISV Online kunnen de vervaldata worden getoond in het cursisten scherm en ook in het bedrijvenscherm
Instellen voor de cursist:
ISV Administratie > menu bestand > ISVOnline > instellingen > tabblad cursisten
Kies de voertuigcategorie, en voer de titel van het betreffende onderdeel in
De titel verschijnt nu in de lijst met in te delen items, dubbelklik deze om de gewenste kolom in te voeren. De vervaldata is nu beschikbaar voor cursisten in het cursistenportaal binnen uw website via ISV Online.
Instellen voor bedrijven
ISV Administratie > menu bestand > ISVOnline > instellingen > tabblad bedrijven
Voer de omschrijving in en geef de kolom en rij voor dit item op. De vervadata is nu ook beschikbaar in het bedrijvenportaal binnen uw website via ISV Online.