Cursus factureren naar bedrijf
Het is nu mogelijk om een theorie cursus in één keer te factureren naar een bedrijf. Het kan hierbij gaan om een dagprijs voor alle aanwezige cursisten of om een bedrag per cursist.
Ook kan er met één druk op de knop voor alle aanwezige cursisten van het gekozen bedrijf een nul-factuur aangemaakt worden , die een tegoed geeft dat overeenkomt met de betreffende cursus.
Omdat het in veel gevallen gaat om prijsafspraken met het bedrijf, worden er artikelen aangemaakt die specifiek zijn voor dit betreffend bedrijf.
Artikelen aanmaken
Het proces begint in ISV Administratie, bij het bedrijf waarvoor de factuur aangemaakt moet worden. Open de bedrijfsgegevens, en ga naar het tabblad ‘Artikelen’. Dit tabblad kan alleen geopend worden wanneer u het recht hebt artikelen aan te maken.
Er zijn drie mogelijkheden om een artikel toe te voegen: Nieuw beginnen, een bestaand artikel kopiëren of een bestaand bedrijfsartikel (van een ander bedrijf) te kopiëren.
- Nieuw artikel. Druk op de knop ‘Nieuw’ om het artikel toe te voegen. Vul hierbij de gegevens in zoals u dat ook doet bij gewone artikelen. Er kunnen later extra modules worden toegevoegd, precies zoals bij de gewone artikelen.
- Bestaand artikel kopiëren: Druk op de knop ‘Bestaand artikel kopiëren’. Er wordt nu een lijst getoond met alle bestaande artikelen.
Kies het artikel uit de lijst en druk op de knop ‘Ok’ om een kopie van het artikel toe te voegen. Het artikel wordt direct geopend en kan aangepast worden. - Bedrijfsartikel kopiëren. Dit werkt hetzelfde als bestaand artikel kopiëren, maar nu kunt u kiezen uit reeds ingevoerde bedrijfsartikelen.
Bij het invoeren van bedrijfsartikelen gelden de volgende afwegingen:
- Artikelnummer: Dit nummer hoeft niet uniek te zijn maar het is aan te raden binnen 1 bedrijf wel unieke nummers te hanteren. Bij het kopiëren van bestaande artikelen wordt het artikelnummer van het bestaande artikel overgenomen.
- Dagprijs: zet dit vinkje wanneer een afspraak is gemaakt voor een totaalprijs voor de hele cursus, ongeacht het aantal aanwezige deelnemers. Wanneer dit vinkje niet wordt gezet betreft het een artikel per aanwezige cursist.
- Cursusdatum vermelden: Wanneer dit vinkje wordt gezet worden de gegevens van de cursus (datum, omschrijving van het vak) vermeld op de factuur.
- Tegoeden: Er hoeven geen tegoeden ingevoerd te worden bij het artikel. De factuur aan het bedrijf geeft geen tegoeden, de aangemaakte nul-facturen geven automatisch een tegoed van 1 cursus binnen de theoriegroep waarin de cursus valt.
Factureren
Factureren gebeurt in de planning, bij de betreffende cursus. Ga in de planning naar het tabblad theorie, en zoek de cursus die u wilt factureren. Klik hier op met de rechter muistoets en selecteer ‘factureer’ uit het menu
Bovenin wordt een lijst getoond van alle bedrijven die cursisten op deze cursus hebben (meestal is dit er maar 1), hieronder een lijst van curusten die gekoppeld zijn aan het geselecteerde bedrijf.
- Factuur op naam van: Alle facturen in ISV moeten gekoppeld zijn aan een leerling, ook deze. De naam van de cursist wrodt niet vermeld op de factuur. Het is een goede gewoonte om een leerling aan te maken met de naam van het bedrijf, en alle facturen die alleen over het bedrijf gaan hier aan te koppelen.
- Te factureren artikel: In deze lijst worden alle bedrijfsartikelen van het geselecteerde bedrijf getoond. Selecteer een artikel en druk op ‘Toevoegen om het artikel toe te voegen aan de factuurregels. Bij een dagprijs wordt er 1 regel toegevoegd, bij een artikel per cursist een factuurregel voor elke aangevinkte cursist.
- De factuurregels worden toegevoegd in de lijst ‘Factuur regels’, herhaal de stappen tot de factuur compleet is.
- Druk nu op ‘Factuur aanmaken’. Dit maakt de werkelijke factuur voor het bedrijf aan. Deze factuur geeft geen recht op tegoeden. Hoe de factuur er uit komt te zien verschilt tussen een dagprijs artikel en een artikel per cursist, zie hieronder voor de voorbeeld facturen.
- Na het aanmaken van de factuur verschijnen de knoppen ‘Factuur bekijken’ en ‘Factuur mailen’
- Factuur bekijken opent de pdf factuur om te controleren of deze er goed uit ziet.
- Factuur mailen. Dit is gelijk aan het mailen van een normale factuur: selecteer een template, deze zal ingevuld worden met de gegevens van het bedrijf. Tevens wordt de pdf factuur toegevoegd in de lijst met bijlagen. Druk op ‘Mail versturen’ om de mail inclusief bijlage te verzenden.
- Nul-facturen aanmaken. Druk op de knop ‘Nulfacturen aanmaken’ om een factuur aan t emaken voor elke aangevinkte cursist. Deze nulfactuur krijgt het artikel dat is geselecteerd in ‘Te factureren artikel, maar met een bedrag 0. Deze factuur geeft een tegoed van 1 cursus binnen de theoriegroep waarin de cursus valt. Wanneer eerst de bedrijfsfactuur is aangemaakt, wordt het factuurnummer hiervan vermeld in de factuurmemo van de nul-factuur