Planning-handleiding-cursisten-uitnodigen

Uitnodigen cursisten theoriecursus

Het is nu mogelijk om direct vanuit de planning cursisten per email uit te nodigen (mailmerge)

Ga in planning naar het tabblad theorie en dubbelklik op een cursus

1) er is een extra kolom toegevoegd waarin te zien is welke cursist al is uitgenodigd

2) Druk op uitnodigen om de resterende cursisten een uitnodiging te versturen

In dit scherm worden automatisch die cursisten geselecteerd die nog geen uitnodiging hebben ontvangen, zet extra vinkjes om cursisten opnieuw uit te nodigen
Dit scherm werkt hetzelfde als het email scherm in ISV administratie: Selecteer een template, de gegevens van de bovenste cursist worden nu ingevuld.
Deze template wordt opgeslagen bij de cursuscategorie, zodat hij de volgende keer bij een gelijke cursus vanzelf opnieuw wordt geselecteerd

Na controle van de email: druk op ‘versturen ‘ om de mails daadwerkelijk te versturen. Als de mails verstuurd zijn wordt dit afgevinkt bij de betreffende  cursist. Let op: dit afvinken gebeurt alleen als de mail op deze manier vanuit de planning wordt verzonden, het sturen van dezelfde mail vanuit de administratie zet dit vinkje niet

Net als bij de mailmerge functie in ISV administratie is het afhankelijk van de mailtemplate hoe lang dit versturen duurt. Wanneer er geen personalisatie hoeft plaats te vinden wordt er maar 1 mail verstuurd en dit gaat dus redelijk snel. Moet er wel worden gepersonaliseerd (er zijn apestaartje codes aanwezig in de template) dan worden de mails stuk voor stuk gestuurd, dit duurt iets langer.

In de template kan gebruik worden gemaakt van de codes voor uitnodiging: (@produktcode@ etc), wanneer de codes voor de datum en tijd (@udagdatum@, @ubegintijd@) aanwezig zijn dan zulllen deze worden ingevuld met de datum en tijd van het eerste dagdeel van de cursus. Wanneer een cursus uit meerdere dagdelen bestaat is het aan te raden @planningvanafvandaag@ te gebruiken om alle dagdelen vermeld te krijgen