Code95-Nascholing vaststellen

Door de gegevens te stroomlijnen kunt u sneller werken met de nascholing. Zo kunt u bijvoorbeeld overzichten samenstellen van kandidaten die nog opgeroepen moeten worden voor hun einddatum.

Ook uw zakelijke klant krijgt de gegevens van zijn medewerkers sneller gepresenteerd in het bedrijven portaal.

Het toevoegen van de einddatum geeft duidelijkheid van welke kandidaten over deze datum heen zijn of hier dicht tegenaan zitten. U kunt hierdoor gerichter actie ondernemen.
Bij het afronden van een periode kan nu een nieuwe einddatum worden toegevoegd. Zo kunnen gegevens van de vorige periode worden genegeerd bij het opstellen van rapporten.

Met de koppeling naar het bedrijfsportaal van ISV Online kunnen uw zakelijke klanten een volledig overzicht inzien met de gevolgde nascholing en de einddatum voor Code 9, u bent dus nu met ISV in staat om uw klanten volledig te ontzorgen voor het nascholingstraject.

De software is daarvoor ingrijpend aangepast en u vindt daarom op verschillende punten een ander overzicht met betrekking tot de nascholing. Neem de scherm even in u op en voer dan de stappen door verderop in deze pagina zodat u ook uw klanten kunt ontzorgen voor de nascholing.

In de klantkaart vindt u daarvoor nu een duidelijk overzicht van de einddatum van de geselecteerde cursist

Door de gegevens te stroomlijnen kunt u sneller werken met de nascholing. Zo kunt u bijvoorbeeld overzichten samenstellen van kandidaten die nog opgeroepen moeten worden voor hun einddatum. De datumkeuze in de kalender bepaald welke periode wordt weergegeven, zo kan er ook in vorige periodes worden gekeken.



Indien u gebruik maakt van ISV Online heeft u de mogelijkheid om uw zakelijke klant te ontzorgen met een volledig compleet overzicht van de geregistreerde nascholing.


Het toevoegen van de einddatum geeft u dus duidelijkheid van welke kandidaten over deze datum heen zijn of hier dicht tegenaan zitten. U kunt hierdoor gerichter actie ondernemen.

Acties

Aan een einddatum kunnen acties worden gekoppeld. Hiermee kunt u de documenteren welke acties richting cursist zijn ondernomen of nog ondernomen moeten worden. Door aan een actie een opvolgdatum toe te kennen kan ook automatisch een mail verzonden worden wanneer deze opvolgdatum verstrijkt.

Acties toevoegen

Acties kunnen op drie plaatsen worden toegevoegd: op het tabblad Nascholing van de cursist, in het overzicht nascholing en in het bedrijvenscherm op het tabblad nascholing

Tabblad nascholing cursist

druk op de knop ‘+’ naast de actie lijst

Overzicht nascholing

Om aan 1 cursist een actie toe te voegen: klik met de rechter muistoets op de cursist en kies ‘actie uitgevoerd’

Om dezelfde actie toe te voegen aan een groep cursisten: selecteer de betreffende cursisten en druk vervolgens op de knop ‘actie toevoegen’

in bedrijvenscherm: tabblad nascholing.

Dit is gelijk aan het overzicht nascholing, voor groepen cursisten: selecteer de cursisten en druk op de knop ‘ Selectie actie toekennen’

Actie scherm

Voer een korte tekst in waar de actie over gaat.. Gaaat het alleen om het registreren van een uitgevoerde actie, kies dan voor ‘ geen opvolgdatum’ .

Moet er wel opvolging plaatsvinden, kies dan voor ‘wel een opvolgdatum’.  selecteer de opvolgdatum m.b.v. de kalender.
voor de dagelijkse mail met uit te voeren opvolgacties zijn er drie mogelijkheden: naar het algemene meldingen adres (zie vervaldata voor het instellen hiervan), naar het mailadres van de ingelogde gebruiker, of naar het mailadres zoals ingesteld bij een rijschool.

ISV Online kijkt dagelijks of er acties zijn met een opvolgdatum op vandaag, en verzamelt deze per mailadres. Deze verzameling wordt naar dit mailadres gestuurd

Acties bekijken

De acties worden getoond op het tabblad nascholing van de cursist, in het overzicht nascholing, op het tabblad nascholing in het bedrijvenscherm en in het overzicht nascholingacties.

In het overzicht nascholing en het bedrijvenscherm worden alleen de laatste acties per cursist getoon. Op het tabblad nascholing van de cursist wordt de hele lijst getoond.

Overzicht nascholing acties

Ga naar ISV Administratie -> menu leerling -> overzicht nascholing acties

Stel een datum bereik in. Kies vervolgens of de acties getoond moeten worden met een invoerdatum in het gekozen bereik, of met een opvolgdatum in het gekozen bereik. Druk nu op de knop ‘ ophalen’  De cursisten die voldoen aan het criterium worden nu opgehaald.

Filteren: in de lijst rechtsboven worden alle verschillende acties getoond. klik er een aan om alleen de cursisten te tonen waarbij deze actie vermeld staat.

Exporteren: druk op de knop exporteren om de lijst zoals deze getoond wordt te exporteren naar excel.

Mailmerge: druk op deze knop om naar het mailmerge scherm te gaan met de huidige selectie vast ingevoerd. Vanuit hier kan dan bijvoorbeeld een mail gestuurd worden naar de cursisten

 

 

Handleiding einddatum nascholing vaststellen:

 

 

Stap 1: Cursusduur voor de nascholingsvakken controleren en eventueel aanpassen.

Noodzakelijk als eerste stap: Deze cursusduur wordt in de volgende stap weggeschreven in de nascholingstabel.
Het vaststellen van de duur gaat op basis van de volgende code:

  • Eindigt de code op -1Z, -2Z etc., dan wordt de duur op 0 gezet.
  • Eindigt de code op -1A, 1B etc. dan wordt de duur op 3,5 uur gezet.
  • Anders wordt de duur van het blok op 7 uur gezet.

<klik hier voor de uitvoering van deze stap>

Stap 2: Synchronisatie van geplande nascholing met de nascholingstabel

Alle geplande nascholing en de hele nascholingstabel worden bekeken. Hierbij kunnen verschillende situaties ontstaan:

  • De nascholing komt zowel in de planning als in de nascholing voor en de aanwezigheid is beide ingevuld en gelijk aan elkaar.

Actie: Duur invullen.
In dit geval hoeft alleen de nascholingsduur weggeschreven te worden in de nascholingstabel.
Hierbij kan het voorkomen dat er verschillende tijdsduren voorkomen, bijvoorbeeld voor het vak W01 dat zowel in blokken van 7 uur als in blokken van 3,5 uur gegeven kan worden.
In dit geval wordt in de planning gekeken welke tijdsduur het best overeenkomt met de geplande duur, en deze wordt ingevuld.

Bij het invullen van de duur wordt ook in de betreffende tabel weggeschreven of het vak meetelt voor de praktijk of voor de theorie.

  • De nascholing komt zowel in de planning als in de nascholingstabel voor, maar de aanwezigheid is niet gelijk aan elkaar.

Actie: Aanwezigheid overnemen in de planning / aanwezigheid overnemen in de nascholing.
In dit geval wordt de ontbrekende aanwezigheid ingevuld. Hierbij wordt de aanwezigheid die in de nascholingstabel staat als leidend beschouwd.
Tevens wordt de nascholingsduur weggeschreven (zie hierboven).

  • De nascholing staat wel in de planning (met aanwezigheid of aanwezigheid niet ingevuld) maar komt niet voor in de nascholingstabel.

Actie: Nascholing toevoegen.
In dit geval worden de gegevens toegevoegd aan de nascholingstabel, inclusief de al dan niet in de planning geregistreerde aanwezigheid, en de duur wordt ingevuld.

  • De nascholing staat wel in de planning (met aanwezigheid ingevuld op afwezig) maar komt niet voor in de nascholingstabel.

Actie: Geen actie.
In dit geval wordt geen actie ondernomen.

  • De nascholing staat wel in de nascholingstabel maar niet in de planning.

Actie: Duur invullen.
Dit is bijvoorbeeld de nascholing die handmatig is geregistreerd. Hier hoeft alleen de duur ingevuld te worden.
<klik hier voor de uitvoering van deze stap>

Stap 3: Start- en einddatum bepalen

We willen een einddatum bepalen voor iedereen die in aanmerking komt voor het nascholingstraject. Dat is dus iedereen die examen gedaan heeft in het transport, zowel voor theorie als ook praktijk. Verder natuurlijk voor iedereen voor wie er ook daadwerkelijk nascholing geregistreerd staat.
Om de startdatum te bepalen zullen eerst de examenresultaten van de verschillende vakken die meetellen voor de code95 moeten worden opgehaald. Het laatste examen met een resultaat ongelijk aan ‘gezakt’ wordt aangenomen als startdatum.
Wanneer op basis van deze gegevens geen datum is vast te stellen wordt de datum 10-9-2009 aangenomen, of 10-9-2008 wanneer het gaat om een bus kandidaat.

<klik hier voor de uitvoering van deze stap>

Het uitvoeren van de stappen genoemd in de bovenstaande stappen:

Uitvoering stap 1: nascholingsduur per product

Open een nieuwe ISV Administratie > Menu ‘Leerlingen’ > ‘Einddatum voor nascholing vaststellen’
> Druk op de knop [Nascholingsduur controleren]

afbeelding1

U hebt nu 2 opties:

  • De voorgestelde duur zonder controleren wegschrijven: Druk op de knop [Voorgestelde duur wegschrijven]
  • Tonen en eventueel aanpassen van de resultaten: Druk op de knop [Toon resultaten]

[afbeelding2

Wanneer u de resultaten rustig wilt bestuderen, exporteer deze dan naar Excel om deze op te kunnen slaan.

Wanneer u een duur tegenkomt die toch niet klopt, of theorie / praktijk klopt niet: klik met de rechter muistoets op de regel om dit aan te passen.

afbeelding3

Ook is het mogelijk meerdere vakken te selecteren en deze in een keer aan te passen: Selecteer de vakken met de selectievakjes vooraan de regel en druk dan op een van beide knoppen
(selectie) [Voorgestelde duur wijzigen] of (selectie) [Theorie/praktijk wijzigen]. Let op: De laatste optie vraagt verder niets meer maar keert de waarden van de selectie direct om.

Uitvoering stap 2: aanwezigheid en nascholingsduur overnemen

Allereerst moeten de gegevens worden opgehaald. Deze komen uit meerdere, grote tabellen (oefenterreinplanning, theorieplanning en nascholing) dus dit kan enige tijd duren.
Ga naar tabblad ‘stap 2 aanwezigheid en nascholingsduur overnemen’ druk nu op de knop [Gegevens ophalen]

afbeelding4

Wanneer de gegevens zijn opgehaald wordt een samenvatting van de uit te voeren stappen weergegeven.
afbeelding5

 

Ook hier hebt u weer de mogelijkheid deze gegevens zonder controle aan te passen. Druk hiervoor op de knop [Alle acties uitvoeren].
Deze stap kan echter nogal wat wijzigingen in de database doorvoeren, dus wij raden aan de gegevens te controleren.

Controleren van de gegevens: Druk hiervoor op de knop [Toon gegevens]
In de lijst worden de volgende kolommen weergegeven:
-Leerling nummer
-Naam van de cursist
-Productcode van het cursusblok
-Datum van het cursusblok
-Aanwezigheid zoals deze in de planning is geregistreerd
-Aanwezigheid zoals deze in de nascholingstabel is geregistreerd
-Duur van het cursusblok zoals deze in de planning staat
-De voorgestelde duur zoals deze wordt weggeschreven bij het uitvoeren van de actie
-Een kolom die aangeeft of het blok in de planning is teruggevonden
-Een kolom die aangeeft of het blok in de nascholingstabel is teruggevonden
-Een kolom actie: een van de waarden ‘geen actie’, ‘duur invullen’, ‘aanwezigheid overnemen in de planning’, ‘aanwezigheid overnemen in de nascholing’ of ‘Nascholing toevoegen’
-Een kolom waarin wordt weergegeven of het om theorie of praktijk gaat

Wanneer u dit uitgebreid wilt controleren, exporteer de gegevens dan naar Excel met behulp van de knop ‘Exporteer naar Excel’

Aanpassen van de gegevens: Ook hier bestaat de mogelijkheid om de gegevens aan te passen. Dit kan per regel: Klik met de rechter muistoets op een regel om het pop-up menu te openen.
afbeelding6

 

Hier hebt u de volgende opties: (die alleen op deze regel worden toegepast)

  • Open leerling gegevens

Dit verbergt de wizard en opent de klantkaart ven de betreffende cursist. De gegevens blijven wel in het scherm staan dus hoeven hierna niet opnieuw opgehaald te worden.

  • Aanwezigheid invullen

Er verschijnt een pop-up schermpje waarin u kunt aangeven of de kandidaat wel of niet aanwezig was. Deze actie wordt direct doorgevoerd zowel in de planning als in de nascholing. De actie wordt hierna aangepast.

  • Voorgestelde duur wijzigen

Hier krijgt u de mogelijkheid de voorgestelde duur te wijzigen. Deze wordt pas ingevuld bij het uitvoeren van de actie.

  • Theorie/ praktijk wijzigen

Deze optie keert direct theorie om in praktijk en vice versa.

  • Verwijder uit de lijst

Verwijdert de regel uit de lijst, zodat de actie niet wordt uitgevoerd bij ‘Alle acties uitvoeren’.

  • Actie uitvoeren

Voert de actie uit voor alleen deze regel en verwijdert hem daarna uit de lijst.

 

U kunt deze bewerkingen (behalve het openen van de leerling gegevens) ook uitvoeren op een aantal regels tegelijk: Selecteer eerst een aantal regels door het vinkje vooraan de regel te zetten, of door gebruik te maken van de lijst ‘selecteren’
Kies nu wat u wilt met deze selectie door deze te kiezen uit de lijst ‘Selectie bewerking’. Druk hierna op de knop [Voer uit]

Wanneer u hebt gecontroleerd (en eventueel aangepast), druk dan op de knop [Alle acties uitvoeren].

 

Uitvoering stap 3: Einddatum bepalen

Na het uitvoeren van stappen 1 en 2 kunnen de einddatums voor de verschillende kandidaten worden vastgesteld.
Ga nu naar tabblad ‘stap 3: einddatum bepalen’

Eerst moeten we de startdatum bepalen, voor zover dit mogelijk is. De startdatum is officieel de laatste datum waarop één van de vakken, nodig voor code 95, behaald is. Al deze vakken moeten dus gecontroleerd worden, zowel in de reguliere planning, de oefenterreinplanning en de theorieplanning.

afbeelding7

Hier worden de betreffende vakken vast in de lijst geplaatst. U ziet in deze lijst ook vakken met een sterretje staan, zoals C-*. dit zorgt er voor dat ook de vakken met een toevoeging na een streepje (bijv. C-I) allemaal mee gecontroleerd worden.
Mist u vakken in deze lijst? Dan kunt u ze toevoegen door op de [ + ] knop naast de lijst te drukken. U kunt nu een nieuw vak toevoegen. Let op: het gaat hier om een CBR productcode, dus niet om een voertuigcategorie.

Staan er vakken tussen die niet gecontroleerd moeten worden? Selecteer dan de betreffende regel en druk op de [ – ] knop om het vak te verwijderen.

Wanneer u tevreden bent over deze lijst, druk dan op de knop [Volgende]

afbeelding8

Hier hebt u de mogelijkheid om alle nascholers toe te voegen. Dit voegt de complete nascholing uit uw bedrijf toe aan het overzicht, of er nu wel een examendatum te berekenen valt of niet. Als de datum niet te berekenen valt gaan we er van uit dat de standaard datum van het nascholingstraject (10-9-2008 of 10-9-2009) van toepassing is.
Wanneer u deze gegevens toevoegt komt aan het eind van deze stap een compleet overzicht van de nascholing binnen uw bedrijf tot stand.

Druk nu op [Volgende]

afbeelding9

Hier hebt u nog de mogelijkheid om cursisten toe te voegen die zijn gekoppeld aan een voertuigcategorie, maar waarvan verder niets bekend is (geen nascholing, geen examen). Het wordt niet aangeraden deze toe te voegen omdat het weinig zinvolle informatie toevoegt.
Wilt u dit toch, dan kunt u de lijst met voertuigcategorieën uitbreiden met de [ + ] en [ – ] knop die naast de lijst staan, en daarna het vinkje ‘voeg cursisten toe…’ aan te vinken

Druk nu op [Volgende]. Dit gaat de lijst samenstellen. Ook hier geldt dat dit enige tijd in beslag kan nemen omdat er veel gegevens gecontroleerd moeten worden vanuit grote tabellen.

Wanneer het ophalen is afgerond Krijgt u weer de optie om direct alle datums weg te schrijven of eerst de resultaten te bekijken. Voor dit laatste: druk op de knop [Toon resultaten].

De volgende kolommen worden getoond:
-Nummer: dit is noodzakelijk voor de werking van het programma, u kunt het negeren
-Leerling nummer
-Naam van de kandidaat
De volgende kolommen zijn verkleind maar wel aanwezig (ook in de export naar Excel)
-Adres, postcode, plaats, email, telefoonnummers en wel of niet actief
-Een kolom of de kandidaat in het C- of D traject valt. Let op: de kandidaat kan natuurlijk in beide vallen en zal hier dan tweemaal voorkomen. Bij het wegschrijven van de einddatum wordt de datum van het vroegste traject gebruikt
-De voorgestelde startdatum voor de code95
-De voorgestelde einddatum voor het traject
-De laatst bekende examendatum voor praktijk
-de uitslag van dit examen
-Voor elk van de verder gecontroleerde vakken: een kolom voor de examendatum en een voor de uitslag
-Een kolom voor de totaal geregistreerde nascholingsduur
-En aan het eind: een kolom voor elk gevolgd nascholingsblok

Wij raden aan dit overzicht te exporteren naar Excel door op de betreffend knop te drukken. Dit exporteert dit totale overzicht van alles wat binnen ISV geregistreerd staat met betrekking tot de nascholing