Administratie-handleiding-verzamelstaat

FACTUUR VERZAMELSTAAT

Facturen in ISV zijn altijd aan een leerling gekoppeld. Wanneer een bedrijf veel leerlingen bij u aanlevert, dan resulteert dit er in dat u voor elke leerling een factuur moet aanmaken en versturen. De factuur verzamelstaat geeft u de mogelijkheid een enkele verzamelstaat te versturen, die factuur gegevens van meerdere leerlingen bevat.

De Factuur verzamelstaat is op zichzelf geen factuur, de facturen moeten nog steeds op de normale manier bij de leerling worden aangemaakt.

Het aanmaken en beheren van verzamelstaten is een gebruikersrecht, dat moet worden ingesteld in ISV Planning > menu gebruikers > groepen aanmaken en rechten zetten.

Nieuwe verzamelstaat aanmaken

Open de bedrijfsgegeven: ISV Administratie > menu bedrijven > bedrijfsgegevens openen.

Zoek het gewenste bedrijf door een deel van de naam in te typen en op enter te drukken.

Ga nu naar het tabblad facturen en druk op de knop “Verzamelstaat”.

Image

In dit scherm worden in de lijst links bovenin de reeds bestaande factuur verzamelstaten getoond. klikken op een van deze verzamelstaten toont in de lijst rechts ervan de inhoud van de verzamelstaat (factuurnummers en leerling die het betreft).

Druk op “Nieuw” om een nieuwe verzamelstaat aan te maken.

Details

Nummer: De verzamelstaat krijgt een eigen nummerreeks. De eerste keer dat u een verzamelstaat aanmaakt wordt gevraagd om het eerste nummer, hierna wordt automatisch doorgenummerd. Er wordt nooit opnieuw naar een nummer gevragd, dus baseer het eerste nummer niet op het jaartal. De verzamelstaten worden niet als zodanig geexporteerd naar uw boekhoudpakket, dus daar hoeft u bij de keuze van het eerste nummer geen rekening mee te houden.

Datum: de datum van de verzamelstaat. Niet alleen wordt deze op de verzamelstaat vermeld, maar hij is vooral van belang voor de herinneringen.

Termijnduur: de betalingstermijn. Wanneer de verzamelstaat ouder is dan de datum plus de termijnduur, en nog niet betaald, dan wordt er een herinnering voor aangemaakt bij het aanmaken vna de normale herinneringen.

Facturen  die aan een verzamelstaat zijn gekoppeld worden zelf niet meer opgenomen bij de herinneringen, maar de herinnering geldt dan voor de verzamelstaat als geheel. De datum en termijnduur van de factuur zelf zijn dan dus niet meer van belang, maar de datum en termijnduur van de verzamelstaat wel. U kunt dit gebruiken door  facturen gaandeweg toe te voegen aan een verzamelstaat waarvan de datum in de toekomst ligt. Dit zorgt er dan voor dat er geen herinnering wordt verzonden. Vergeet in dat geval niet de verzamelstaat te verzenden!

Verzamelstaten krijgen in het herinneringsoverzicht een eigen kopje en de herinneringen kunnen daar afgedrukt worden.

Factuur / uitgestelde factuur toevoegen

In de lijst “Beschikbare facturen” worden de facturen van het bedrijf getoond die nog niet zijn betaald, en die nog niet aan een andere verzamelstaat zijn gekoppeld. U kunt deze toevoegen met behulp van de “factuur toevoegen” knop.

Ook uitgestelde facturen worden getoond, in de onderste lijst. Omdat een verzamelstaat alleeen daadwerkelijke facturen kan bevatten wordt de uitgestelde factuur omgezet in een echte factuur op het moment dat u hem toevoegt aan de verzamelstaat. Wanneer u deze weer verwijdert van de verzamelstaat blijft de echte factuur wel bestaan.

Wanneer alle gewenste facturen zijn toegevoegd aan de verzamelstaat: druk op “Ok”om op te slaan.

Verzamelstaat wijzigen

U kunt een verzamelstaat wijzigen, zo kunt u er nog facturen aan toevoegen of verwijderen.

In de lijst bestaande verzamelstaten: Selecteer de te wijzigen verzamelstaat en druk op “Wijzig”.  U krijgt nu dezelfde mogelijkheden als bij de nieuwe verzamelstaat.

Verzamelstaat afdrukken

Bij afdrukken van een verzamelstaat kunt u er voor kiezen details wel of niet mee af te drukken (vinkje). Voor afdrukken: selecteer de verzamelstaat in de lijst bestaande verzamelstaten en druk op de knop “Afdrukken”.

Wanneer u er voor kiest de details niet te printen dan worden per factuur  twee regels geprint: één met facuurnummer, datum en bedrag en één met de naam van de leerling.

Wanneer u er voor keist wel de details af te drukken, dan worden de factuurregels mee afgedrukt.

Facturen afdrukken

U kunt de facturen van een verzamelstaat in één keer afdrukken door de verzamelstaat te selecteren in de lijst bestaande verzamelstaten en vervolgens te drukken op de knop “Facturen printen”.  U kunt deze facturen dan meezenden als bijlage met de verzamelstaat.