Administratie-handleiding-Herinnering-via-mail

Herinneringen via email

Voorwaarden
Om herinneringen te kunnen mailen moet aan enkele voorwaarden worden voldaan:

  • Bij de gekozen rijschool is een geldig email adres aanwezig (als afzender)
  • Er zijn boven- en oderteksten voor de herinneringen ingevuld bij de gekozen rijschool. Dit zijn de teksten die ook al gebruikt werden voor de geprinte herinneringen
  • Er bestaan mailtemplates voor zowel particulieren als bedrijven voor deze rijschool. Wanneer deze niet bestaan, dan zal de mailfunctie meteen voorstellen deze aan te maken.

Mailtemplates aanmaken
Voor het sturen van de herinneringen zijn per rijschool twee mailtemplates nodig: een voor bedrijven en een voor particulieren.
ga naar ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > mailtemplates. Het is vaak het handigst om een bestaande mailtemplate met handtekening te kopieren en aan te passen.

mailtemplateherinnering

Zet voor deze template het vinkje ‘Template voor herinnering’, kies de gewenste rijschool uit de lijst en geef aan of hij voor particulieren of bedrijven is.

Er is een aantal nieuwe velden te gebruiken in deze mailtemplates (deze zijn ook alleen in deze templates bruikbaar)

  • @boventekst@: Het eerste tekstblok zoals dat ook op de geprinte herinneringen wordt afgedrukt
  • @factuurgegevens@: de tabel met openstaande facturen zoals dat ook op de geprinte herinneringen wordt afgedrukt
  • @ondertekst@: het tweede tekstblok zoals dat ook wordt afgedrukt op de geprinte herinneringen
  • @herinneringstap@: dit wordt vervangen door ‘herinnering’, ‘2e herinnering’ of ‘Aanmaning’, afhankelijk van wat van toepassing is
  • @factuurtav@: voor bedrijven, de waarde die is ingevuld in het veld factuur t.a.v.

 

Mail adres van bedrijven
Bij bedrijven zijn meerdere email adressen bekend, voor het bedrijf zelf alsook van de contactpersonen. Voor het mailen van de herinneringen moet een vast adres bekend zij. Hiervoor is een nieuw veld toegevoegd aan bedrijven: factuur E-mail

factuuremailveld

Wanneer dit veld is ingevuld wordt het ook bij het mailen van de factuur als eerste preferentie aangenomen.

U kunt dit veld natuurlijk handmatig invullen, maar het kan ook handiger vanuit het herinneringen scherm. Bij het vullen van dit scherm wordt het factuur email veld, wanneer dit nog niet was ingevuld, gevuld met de waarde van het veld email. Het email adres wordt getoond naast de bedrijfsnaam.

mailadresherinnering

U kunt dit adres hier wijzigen door met de rechter muistoets te klikken op de bedrijfsnaam en dan te kiezen voor ‘Factuur email instellen’.

Er wordt nu een scherm getoond met alle bij dit bedrijf bekende adressen, dus ook die van de contactpersonen.

factuuremailinstellen

Klik het gewenste adres aan, of vul het handmatig in het onderste veld in en druk op ‘Factuur email instellen’. Dit adres wordt nu gelijk bij het bedrijf weggeschreven voor toekomstig gebruik

Particulieren cc adres toevoegen
Voor particulieren bestaat de mogelijkheid de herinnering ook naar het cc adres, zoals dat bij de leerling is ingevuld te versturen. In dat geval wordt de mail dus zowel naar de leerling als ook naar het cc adres gestuurd.

Om dit te activeren: zet het vinkje ‘bij particulieren ook naar cc adres’

Testen
Om de opmaak van de mailtemplates te testen is het aan te raden eerst een testronde te mailen. Kies hiervoor ‘mailen geselecteerde herinneringen (testronde)’

testronde

De mails worden op dezelfde manier samengesteld als tijdens de echte ronde, maar ze worden verstuur naar het email adres van de gekozen rijschool. Bovendien worden ze niet afgevinkt als zijnde verstuurd

Herinneringen mailen
|Om de herinneringen echt te versturen: Selecteer ‘Mailen geselecteerde herinneringen druk op ‘uitvoeren’. Na de noodzakelijke controles¬† worden de emails stuk voor stuk verstuurd. Een voortgangsbalk geeft aan hoe ver ISV is met het proces.

Sluit dit scherm niet af, maar geef ISV de tijd om de emails te versturen.
Omdat het sturen van de e-mails enige tijd kost, wordt bij meer dan 5 e-mails gevraagd of het gewenst is nog een administratie te openen. Wanneer u dit accepteert wordt een tweede administratie gestart zodat u door kunt werken.
Bij eerste en tweede herinneringen wordt het vinkje weggehaald wanneer de e-mail is verstuurd. Bovendien wordt bji de factuur geregistreerd dat de herinnering verstuurd is.
Aanmaningen
Wettelijk gezien moet de ingebrekestelling per post verstuurd worden. Hierom worden aanmaningen niet afgevinkt tijdens het mailen.
Afdrukken wat niet is verstuurd.
Na het versturen van de e-mails kan het zijn dat een aantal bedrijven / particulieren nog is aangevinkt. Dit kan zijn omdat het aanmaningen zijn of omdat het mailadres niet bekend is.  In het eerste geval is de mail wel verstuurd, in het tweede geval uiteraard niet.
Wanneer dit het geval is wordt de vraag gesteld of deze herinneringen alsnog afgedrukt moeten worden. Let op! alle herinneringen / aanmaningen die niet zijn afgevinkt worden als niet verstuurd beschouwd en zullen dus in dit overzicht steeds terugkomen.