Administratie-handleiding-administratiekosten

ADMINISTRATIEKOSTEN

Er kan ingesteld worden dat er administratiekosten berekend moeten worden wanneer een herinnering of aanmaning wordt verstuurd.

De administratiekosten woden niet als factuurregel bij de factuur toegevoegd, maar worden apart bijgehouden. Dit houdt onder andere in, dat de administratiekosten niet met de factuur worden geexporteerd naar uw boekhoudpakket en dat de factuur wel als volledig betaald wordt aangemerkt, ook al is alleen het oorspronkelijke factuurbedrag betaald en niet de administratiekosten.

Administratiekosten instellen

Administratie > menu onderhoud lijsten > administratiekosten

Image

Hier kunt u instellen welke bedragen aan administratiekosten gerekend moeten worden U voert apart de bedragen in voor de eerste herinnering, tweede herinnering en de aanmaning. De toeslag wordt alleen berekend indien het betreffende vinkje is gezet en er een bedrag is ingevoerd. Let bij het invoeren van de bedragen op de decimaalscheider: vul in met een komma of punt zoals u alle bedragen invoert op deze computer. Dit is computer afhankelijk!

Administratiekosten worden bij elkaar opgeteld, in het voorbeeld zou er dus bij de aanmaning € 3,50 als totale administratiekosten berekend worden.

Totale administratiekosten vermelden

Wanneer u dit vinkje zet, wordt de tekst op de herinnering geplaatst die in het tekstvak hieronder staat. Hebt u in de daar ingevoerde tekst de code @admk@ geplaatst, dan wordt deze code vervangen door het totaalbedrag van de administratiekosten. Plaatst u deze code niet in de tekst, dan wordtt de tekst afgedrukt gevolgd door het bedrag.

Geen administratiekosten voor bedrijf

Wanneer u dit vinkje zet, worden alleen bij de facturen die naar de leerlingen gestuurd administratiekosten berekend, niet op de facturen die naar een gekoppeld bedrijf gestuurd worden.

Administratiekosten berekenen

Toevoegen van administratiekosten gaat automatisch wanneer de herinneringen afgedrukt worden via het herinneringsoverzicht.

U kunt de administratiekosten terugvinden op het factuuroverzicht van de betreffende factuur (op tabblad factuur klikken op factuurnummer)

Image

 

Administratiekosten verwerken

Bij invoeren van een betaling wordt het bedrag eerst weggeschreven tegen het oorspronkelijke factuurbedrag. Wanneer het restbedrag kleiner of gelijk is aan de te betalen administratiekosten dan wordt dit weggeschreven tegen de administratiekosten. Wanneer het betaalde bedrag groter is dan het factuurbedrag plus de te betalen administratiekosten, dan wordt het restbedrag (betaald bedrag – factuurbedrag – administratiekosten) getoond als teveel betaald.

De administratiekosten worden niet met de factuur geexporteerd naar uw administratiesoftware. Dit is niet mogelijk, omdat de factuur vaak al is geexporteerd voordat de administratiekosten berekend worden. Bovendien is dit niet wenselijk, omdat de factuur als volledig betaald wordt aangemerkt, ook wanneer de administratiekosten niet zijn betaald.

U kunt de werkelijk betaalde administratiekosten handmatig boeken in uw boekhoudpakket:

ISV Administratie > menu boekhouden > Betaalde administratiekosten

Image

Selecteer de rijschool waarvoor u het bedrag wilt zien, en de periode. Het totaal bedrag aan betaalde administratiekosten wordt nu getoond. U kunt dit handmatig boeken in uw boekhoudpakket.