Admininistratie-handleiding-emailtemplates

Templates

Hoewel het mogelijk is een email te versturen zonder gebruik te maken van een template is het aan te raden voor standaard mails een template aan te maken.

ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > mailtemplates > toevoegen.

Image

Onschrijving

De titel van de email. Mag eventueel codes tussen apestaartjes bevatten (zie inhoud).

Inhoud

Geef hier de inhoud van de email. U kunt codes tussen apestaartjes invoegen, deze worden bij het laden van de template, op het moment dat deze wordt gekozen bij het versturen, vervangen door de gegevens van de leerling, het bedrijf etc.

Welke codes u kunt gebruiken staat in de lijst aan de rechter kant. U kunt ze invoegen door op de knop ‘code invoegen’ te drukken, dit voorkomt typefouten. De code wordt ingevoegd op de plaats waar op dat moment de cursor staat.

Omdat de mail wordt gemaakt als HTML hebt u uitgebreide opmaak mogelijkheden. Twee mogelijkheden worden hier uitgelicht:

Link invoegen: Hieermee kunt u een klikbare link (hyperlink) invoegen in uw mail, bijvoorbeeld een verwijzing naar uw website. Selecteer eerst de tekst die u klikbaar wilt maken en druk dan op de knop ‘Link invoegen’

Image

voor een verwijzing naar een webpagina: laat het type op http staan, en laat ook het reeds ingevulde http:// in de URL regel aan het begin staan. Type hier achter de URL van de pagina waarnaar u wilt verwijzen.

Afbeelding invoegen: U kunt een afbeelding (bijvoorbeeld uw bedrijfslogo) invoegen in de email. Druk op de knop ‘Afbeelding invoegen’. Er verschijnt een standaard bestands-open dialoog. Blader naar de gewenste afbeelding en druk  op ‘Openen’ om de afbeelding in te voegen.

Bij het versturen van de email wordt de afbeelding bij de mail ingepakt, deze hoeft dus niet via een URL beschikbaar te zijn. Dit gebeurt echter pas bij het verzenden van de mail, dus op de werkplek van de gebruiker. De afbeelding moet dus voor elke gebruiker in hetzelfde pad beschikbaar  zijn. Het handigst is het om de afbeelding ergens in de ISV map  op de server te plaatsen.

Bijlagen

Bijlagen zijn standaard documenten die apart meegestuurd worden met de email. Vaak zijn dit pdf of word bestanden maar elk bestand is in principe mogelijk.  Wel dient u er rekening mee te houden dat de beveiligingssoftware van de ontvanger (of die van uzelf) sommige betanden blokkeert. In dat geval is het vaak aan te raden het bestand mee te sturen in een zip file (gecomprimeerde map)

De bijlagen worden ongewijzigd meegezonden, het heeft geen zin codes tussen apestaartjes in te voegen in de bijlagen, deze worden niet vervangen.

Wanneer u standaard een of meer bijlagen wilt meesturen, druk dan op de knop ‘Bijlage toevoegen’. Er wordt een standaard bestand-open dialoog getoond. Blader naar de gewenste bijlage en druk op ‘Openen’

De bijlagen worden pas toegevoegd op het moment van versturen, en moeten dus vanaf elke werkplek te benaderen zijn via hetzelfde pad, Het verstandigst is het om ze te plaatsen in een submap van de ISV map op de server. (bijvoorbeeld [ISV map]\bijlagen)

Stylesheet

Wanneer u geen stylesheet invult maakt u gebruik van de standaard stylesheet van ISV. Deze is zo ontworpen dat ook een toegevoegde planning (@planning@) nog redelijk in een mail past. De planning wordt namelijk weergegeven in een tabel die behoorlijk veel kolommen bevat en zou dus bij een te groot lettertype veel te breed worden.

Wilt u gebruik maken van een eigen stylesheet, dan moet deze als URL beschikbaar zij, als css op uw website. Wanneer uw websitebouwer de stylesheet daar heeft geplaats, vul dan de volledige URL in, inclusief http://  (bijvoorbeeld http://www.mijnwebsite.nl/mailstyle.css). Druk op ‘Stylesheet opslaan’ om de stylesheet toe te passen.

Stylesheets zullen echter niet op alle apparatuur (zoals pda’s) worden herkend, dit kan verschillen per browser, opmaak in de tekst zoals bold, onderstreept etc. wordt wel getoond.

Bestaande templates

Wanneer u al bestaande templates had voor email in platte tekst, dan moeten deze allen geopend worden in het nieuwe template scherm omdat anders de regelovergangen verdwenen zijn.

ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > mailtemplates > wijzigen

Selecteer uw bestaande mailtemplate. U zult zien dat de ingevoerde regelovergangen niet meer zichtbaar zijn (dit komt door het HTML formaat). Voer de regelovergangen opnieuw in en druk op ‘opslaan’ om de template in HTML op te slaan.