Admininistratie-handleiding-emailmailmerge

Mailmerge via email

Mailmerge via de email gaat op dezelfde manier als via de gewone post.Wel moet er van tevoren al een template voor deze mail aangemaakt worden.

De template mag dezelfde codes bevatten als de normale mailtemplates.

ISV Administratie > menu Leerlingen > Mailmergefuncties.

Image

Maak de selectie zoals u dat gewend bent en druk nu op “Stuur mail”.

Het mailverstuurscherm wordt nu getoond met de lijst emailadressen van de gemaakte selectie. Het kan zijn dat dit er minder zijn dan werd vermeld bij de vraag “De selectie levert ?? adressen op, doorgaan?” dit komt omdat op het moment dat die vraag gesteld wordt nog niet is gecontroleerd op de aanwezigheid van emailadressen bij de leerling of eventuele afmeldingen voor de mailing.

Image

In de lijst ontvangers worden de email adressen getoond waar de mail naartoe gezonden gaat worden.  U kunt hier ontvangers uit verwijderen door een adres te selecteren en op de knop ontvanger verwijderen te drukken.

Bovenin wordt de afzender ingevuld.  U kunt deze desgewenst handmatig wijzigen.

Selecteer nu de template voor deze email. De titel en tekst worden nu ingevuld op basis van de leerling die als bovenste in de lijst staat.

Voeg eventuele bijlagen toe en druk op “Mail versturen” om de mailing te beginnen.

Omdat de emails gepersonaliseerd worden, worden zij stuk voor stuk verzonden. U ziet dit ook gebeuren: de tekst en titel worden telkens opnieuw geladen met de gepersonaliseerde gegevens van de volgende leerling, waarna de mail verzonden wordt.

Door dit stuk voor stuk verzenden is het versturen een tijdrovend proces, waarbij gelukkig wel de computer alleen gelaten kan worden. Wanneer u een snelle massamailing de deur uit wilt sturen, die niet is gepersonaliseerd, kies dan in het mailmerge scherm voor exporteer, en gebruik de email adressen in de excel lijst om de email in één keer te versturen via uw reguliere email programma.

Indien er in een mailtemplate geen persoonlijke gegevens (lees @ codes) zijn toegevoegd, worden de verzonden emails niet opgeslagen bij de correspondentie.

Afmelden voor mailings

De hier uitgelegde methode werkt alleen voor de gepersonaliseerde mailmerge en de module ISV Online is er voor nodig.

U kunt in de template van de mailing een code opnemen waarmee de leerling zich kan afmelden van uw mailinglijst: @afmeldlink@.

Wanneer u alle instelingen hiervoor correct hebt gedaan in de instellingen van ISV Online dan wordt deze code vervangen door een klikbare code (hyperlink) waarmee de leerling zich kan afmelden voor volgende mailings. Hierdoor wordt dan automatisch het vinkje gezet dat ook zichtbaar is bij de leerlinggegevens Image. U kunt dit vinkje natuurlijk ook handmatig zetten bij de leerling.

Bij het samenstellen van de lijst met emailadressen voor de mailing wordt rekening gehouden met dit vinkje, wanneer het aanstaat wordt het email adres niet toegevoegd aan de lijst met ontvangers. Dit geldt dus alleen voor de gepersonaliseerde mailing, de export functie houdt hier geen rekening mee.

 

P.s. Omdat ISV geen emails  kan ontvangen, zullen antwoorden op verzonden emails in uw reguliere email programma terugkomen, niet in ISV.