Admininistratie-handleiding-emailfacturen

Factuur per email

Voor factureren per email is de module ISV Online vereist.

ISV biedt  de mogelijkheid aan te factureren per email. In dit geval wordt niet de werkelijke factuur verstuurd per email, maar een link naar ISV Online. Dit kan een directe link naar de factuur zijn (dit is een een pdf bestand) of een directe link naar de leerlingportal (de leerling hoeft dan niet in te loggen maar komt direct in de portal terecht).

ISV Online registreert wanneer een factuur wordt geopend en beschouwd hem dan als gelezen. U kunt een overzicht oproepen van facturen die per mail zijn verstuurd maar nog niet gelezen.

Instellingen

ISV Online moet ingesteld worden voor facturen via email: zie instellingen ISV Online. Let er daarbij op dat de daar genoemde factuurtemplate (een pdf bestand) aanwezig en goed ingevuld is.

Wanneer factureren via de email standaard wordt binnen uw bedrijf, kunt u dit instellen.

ISV Administratie > menu bestand > instellingen > Image

Er dient een standaard mailtemplate voor de facturen te worden aangemaakt. Zie templates. Bij deze template zet u het vinkje ‘deze template gebruiken voor facturen via email’. Er kunnen meerdere template voor de facturen bestaan, bijvoorbeeld één voor leerlingen en één voor bedrijven.

in de template kunt u drie codes opnemen voor de factuur:

@factuurcode@ Deze wordt vervangen door een klikbare link (hyperlink) waarmee direct de pdf factuur wordt geopend.
@logincode@. Deze wordt vervangen door een klikbare link (hyperlink) waarmee de leerling direct terecht komt in zijn of haar leerlingportaal en daar de factuur ziet staan.
@bedrijflogincode@. Deze wordt vervangen door een klikbare link (hyperlink) waarmee het bedrijf direct terecht komt in de bedrijvenportal en daar de factuur ziet staan.
De tweede en derde optie hebben als voordeel, dat er direct betaald kan worden via iDeal wanneer dit is ingesteld.
Wanneer u de codes gewoon in de tekst plaatst, wordt de klikbare link uitgeschreven in de mail. Vaak is het mooier om de link verborgen achter de tekst te zetten, bijvoorbeeld in de zin “klik hier om in te loggen”. In dat geval: selecteer het woord “hier”, en druk op de knop ‘hyperlink invoegen” Image

Image

Hierbij dient “HTTP:///” in de URL regel te worden verwijderd
In het volgende scherm: type de code die u hier wilt hebben, in dit voorbeeld de bedrijfsinlogcode.

factureren

Bij het aanmaken van een factuur, of bij het afdrukken van deen kopie hebt u nu de mogelijkheid deze te verzenden via email.

Image

Zet hiervoor het vinkje ‘Via email’. Dit zet automatisch het aantal afdrukken op nul. Druk op ‘Ok’ om het emailscherm te openen.

Image

Het mailscherm wordt geopend met het emailadres van de leerling, af het emailadres van het bedrijf wanneer de factuur aan een bedrijf is gekoppeld. In de lijst met templates zijn alleen de templates te kiezen die zijn aangemerkt als facuur email. Selecteer de juiste mail (voor leerling of bedrijf), en druk op ‘Mail versturen’ om de mail te zenden.

LET OP: Eurotekens in een artikelomschrijving zijn niet toegestaan.

Controle

Wanneer de leerling de factuur opent, dan wordt dit geregistreerd via ISV Online. U kunt dus controleren welke facturen wel zijn verzonden via de email maar niet geopend door de ontvanger. Deze kunt u desgewenst alsnog afdrukken en per post versturen.

ISV Administratie > menu herinnering > niet geopende email facturen.

Image

Selecteer de periode die u wilt controleren, en druk op de knop ‘Ophalen’ om de lijst te vullen.  Via de selectiebolletjes kunt u bepalen wat u wilt zien in de lijst: verzonden: alle per email verzonden facturen in geselecteerde periode. Niet gelezen: facturen waarvan wel de mail is verstuurd, maar die niet zijn geopend door de ontvanger. Gelezen: deze facturen zijn geopend door de ontvanger.

Wanneer de factuur is gelezen, dan wordt de datum van openen getoond. Bij Afdrukken wordt getoond of, en hoe vaak er een papieren afdruk is gemaakt.

U kunt een niet gelezen factuur alsnog afdrukken om per post te versturen: Selecteer hem in de lijst en druk op “Print geselecteerde factuur”.