Admininistratie-handleiding-email

EMAIL

Email

Instellingen

Templates

Email sturen

Factuur per email

Mailmerge via email

 

Instellingen

Om een email te kunnen versturen moet er een SMTP server beschikbaar zijn die de berichten kan aanpakken. Dit kan een eigen mailserver zijn, of bijvoorbeeld de SMTP server van uw internet provider. Het adres van een eigen SMTP server kunt u opvragen aan uw systeembeheerder, het adres van de SMTP server van uw internetprovider via hun website

U kunt het adres instellen via ISV Administratie > menu bestand > instellingen > tabblad administratie.

Image

Mailserver: geef de URL of het IP adres van de SMTP server (bijvoorbeeld 192.168.1.5 of smtp.uwprovider.nl). ISV verstuurt de berichten altijd via de standaard SPTM poort 25.

Log email: is alleen voor probleemoplossing, laat deze uitstaan.

Gebruikersnaam en wachtwoord:  De meeste SMTP servers vereissen geen gebruikersnaam en wachtwoord. In dat geval kunt u deze velden leeglaten. Indien wel een gebruikersnaam / wachtwoord meegestuurd moet worden: informeer bij uw systeembeheerder.

Als afzender van de emails wordt het email adres gebruikt dat is ingevoerd bij de aan de leerling gekoppelde rijschool.

ISV Administratie > onderhoud lijsten > rijschool gegevens > Gegevens wijzigen.

Image

Wanneer bovenstaande instellingen correct zijn ingevoerd en er toch problemen zijn met het versturen van de email vanuit ISV, dan ligt dit meestal aan een firewall of antivirus programma die dit blokkeert. Probeer in dat geval ISV Administratie toe te voegen als vertrouwd programma in uw firewall / antivirus software.

 

Email sturen

Om een email te versturen: klik in de header van het leerlingscherm op het email adres of op het tabblad correspondentie op “Email sturen”.

Image

Namens:

Hier wordt standaard het email adres getoond van de aan de leerling gekoppelde rijschool. Het mag in indiviuele gevallen worden aangepast, handmatig of door een andere rijschool te selecteren in de lijst onder dit adres.

Template:

Selecteer een voorgedefinieerde template indien deze bestaat (zie Templates ).

ISV zal nu het onderwerp en de tekst voor u invullen. Indien de template speciale codes bevat zullen deze vervangen worden doo de gegevens van de geselecteerde leerling.

Aan:

Hier wordt het mailadres van de leerling getoond. Indien de leerling aan een bedrijf is gekoppeld waarvan ook een email adres bekend is, dan is dit ook ingevuld. U kunt dan door middel van de selectie bolletjes voor de vakken kiezen of u de email naar de leerling wilt sturen, naar het gekoppelde bedrijf of naar beide.

De optie beide heeft geen betrekking op het CC adres.

CC:

Wanneer bij de leerling een CC adres is ingevoerd (via leerlinggegevens wijzigen)

Image

Zal dit adres hier worden ingevuld (u kunt hier ook handmatig een adres invullen). Het bericht wordt hiernaartoe gestuurd als CC (carbon copy). U hoeft daarvoor niet te kiezen voor ‘beide’.

 

Onderwerp:

Vul het onderwerp van de email in. Gebeurt automatisch bij kiezen van een template.

Tekst:

Geef de tekst van de email. Gebeurt automatisch bij keuze van een template.

Mail versturen

De knop ‘mail versturen’ biedt de email aan aan de SMTP server. Waanneer een Ok van die server komt wordt dit scherm gesloten en de email toegevoegd aan de lijst met correspondentie. Het verdwijnen van het scherm zonder foutmelding is dus gelijk de mededeling dan de email is verzonden. Wanneer het verzenden niet lukt wordt de foutmelding getoond. Opnieuw proberen kan niet, u dient dan eerst het scherm te sluiten. Eventueel kunt u eerst de inhoud van het vak tekst kopieren en dit na het opnieuw openen weer plakken.

Het is niet mogelijk de email te versturen met een verzoek om leesbevestiging.

 

Templates

Hoewel het mogelijk is een email te versturen zonder gebruik te maken van een template is het aan te raden voor standaard mails een template aan te maken.

ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > mailtemplates > toevoegen.

Image

Onschrijving

De titel van de email. Mag eventueel codes tussen apestaartjes bevatten (zie inhoud).

Inhoud

Geef hier de inhoud van de email. U kunt codes tussen apestaartjes invoegen, deze worden bij het laden van de template, op het moment dat deze wordt gekozen bij het versturen, vervangen door de gegevens van de leerling, het bedrijf etc.

Welke codes u kunt gebruiken staat in de lijst aan de rechter kant. U kunt ze invoegen door op de knop ‘code invoegen’ te drukken, dit voorkomt typefouten. De code wordt ingevoegd op de plaats waar op dat moment de cursor staat.

Omdat de mail wordt gemaakt als HTML hebt u uitgebreide opmaak mogelijkheden. Twee mogelijkheden worden hier uitgelicht:

Link invoegen: Hieermee kunt u een klikbare link (hyperlink) invoegen in uw mail, bijvoorbeeld een verwijzing naar uw website. Selecteer eerst de tekst die u klikbaar wilt maken en druk dan op de knop ‘Link invoegen’

Image

voor een verwijzing naar een webpagina: laat het type op http staan, en laat ook het reeds ingevulde http:// in de URL regel aan het begin staan. Type hier achter de URL van de pagina waarnaar u wilt verwijzen.

Afbeelding invoegen: U kunt een afbeelding (bijvoorbeeld uw bedrijfslogo) invoegen in de email. Druk op de knop ‘Afbeelding invoegen’. Er verschijnt een standaard bestands-open dialoog. Blader naar de gewenste afbeelding en druk  op ‘Openen’ om de afbeelding in te voegen.

Bij het versturen van de email wordt de afbeelding bij de mail ingepakt, deze hoeft dus niet via een URL beschikbaar te zijn. Dit gebeurt echter pas bij het verzenden van de mail, dus op de werkplek van de gebruiker. De afbeelding moet dus voor elke gebruiker in hetzelfde pad beschikbaar  zijn. Het handigst is het om de afbeelding ergens in de ISV map  op de server te plaatsen.

Bijlagen

Bijlagen zijn standaard documenten die apart meegestuurd worden met de email. Vaak zijn dit pdf of word bestanden maar elk bestand is in principe mogelijk.  Wel dient u er rekening mee te houden dat de beveiligingssoftware van de ontvanger (of die van uzelf) sommige betanden blokkeert. In dat geval is het vaak aan te raden het bestand mee te sturen in een zip file (gecomprimeerde map)

De bijlagen worden ongewijzigd meegezonden, het heeft geen zin codes tussen apestaartjes in te voegen in de bijlagen, deze worden niet vervangen.

Wanneer u standaard een of meer bijlagen wilt meesturen, druk dan op de knop ‘Bijlage toevoegen’. Er wordt een standaard bestand-open dialoog getoond. Blader naar de gewenste bijlage en druk op ‘Openen’

De bijlagen worden pas toegevoegd op het moment van versturen, en moeten dus vanaf elke werkplek te benaderen zijn via hetzelfde pad, Het verstandigst is het om ze te plaatsen in een submap van de ISV map op de server. (bijvoorbeeld [ISV map]\bijlagen)

Stylesheet

Wanneer u geen stylesheet invult maakt u gebruik van de standaard stylesheet van ISV. Deze is zo ontworpen dat ook een toegevoegde planning (@planning@) nog redelijk in een mail past. De planning wordt namelijk weergegeven in een tabel die behoorlijk veel kolommen bevat en zou dus bij een te groot lettertype veel te breed worden.

Wilt u gebruik maken van een eigen stylesheet, dan moet deze als URL beschikbaar zij, als css op uw website. Wanneer uw websitebouwer de stylesheet daar heeft geplaats, vul dan de volledige URL in, inclusief http://  (bijvoorbeeld http://www.mijnwebsite.nl/mailstyle.css). Druk op ‘Stylesheet opslaan’ om de stylesheet toe te passen.

Stylesheets zullen echter niet op alle apparatuur (zoals pda’s) worden herkend, dit kan verschillen per browser, opmaak in de tekst zoals bold, onderstreept etc. wordt wel getoond.

Bestaande templates

Wanneer u al bestaande templates had voor email in platte tekst, dan moeten deze allen geopend worden in het nieuwe template scherm omdat anders de regelovergangen verdwenen zijn.

ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > mailtemplates > wijzigen

Selecteer uw bestaande mailtemplate. U zult zien dat de ingevoerde regelovergangen niet meer zichtbaar zijn (dit komt door het HTML formaat). Voer de regelovergangen opnieuw in en druk op ‘opslaan’ om de template in HTML op te slaan.

Factuur per email

Voor factureren per email is de module ISV Online vereist.

ISV biedt  de mogelijkheid aan te factureren per email. In dit geval wordt niet de werkelijke factuur verstuurd per email, maar een link naar ISV Online. Dit kan een directe link naar de factuur zijn (dit is een een pdf bestand) of een directe link naar de leerlingportal (de leerling hoeft dan niet in te loggen maar komt direct in de portal terecht).

ISV Online registreert wanneer een factuur wordt geopend en beschouwd hem dan als gelezen. U kunt een overzicht oproepen van facturen die per mail zijn verstuurd maar nog niet gelezen.

Instellingen

ISV Online moet ingesteld worden voor facturen via email: zie instellingen ISV Online. Let er daarbij op dat de daar genoemde factuurtemplate (een pdf bestand) aanwezig en goed ingevuld is.

Wanneer factureren via de email standaard wordt binnen uw bedrijf, kunt u dit instellen.

ISV Administratie > menu bestand > instellingen > Image

Er dient een standaard mailtemplate voor de facturen te worden aangemaakt. Zie templates. Bij deze template zet u het vinkje ‘deze template gebruiken voor facturen via email’. Er kunnen meerdere template voor de facturen bestaan, bijvoorbeeld één voor leerlingen en één voor bedrijven.

in de template kunt u drie codes opnemen voor de factuur:

@factuurcode@ Deze wordt vervangen door een klikbare link (hyperlink) waarmee direct de pdf factuur wordt geopend.
@logincode@. Deze wordt vervangen door een klikbare link (hyperlink) waarmee de leerling direct terecht komt in zijn of haar leerlingportal en daar de factuur ziet staan.
@bedrijflogincode@. Deze wordt vervangen door een klikbare link (hyperlink) waarmee het bedrijf direct terecht komt in de bedrijvenportal en daar de factuur ziet staan.
De tweede en derde optie hebben als voordeel, dat er direct betaald kan worden via iDeal wanneer dit is ingesteld.
Wanneer u de codes gewoon in de tekst plaatst, wordt de klikbare link uitgeschreven in de mail. Vaak is het mooier om de link verborgen achter de tekst te zetten, bijvoorbeeld in de zin “klik hier om in te loggen”. In dat geval: selecteer het woord “hier”, en druk op de knop ‘hyperlink invoegen” Image

Image

Hierbij dient “HTTP:///” in de URL regel te worden verwijderd
In het volgende scherm: type de code die u hier wilt hebben, in dit voorbeeld de bedrijfsinlogcode.

factureren

Bij het aanmaken van een factuur, of bij het afdrukken van deen kopie hebt u nu de mogelijkheid deze te verzenden via email.

Image

Zet hiervoor het vinkje ‘Via email’. Dit zet automatisch het aantal afdrukken op nul. Druk op ‘Ok’ om het emailscherm te openen.

Image

Het mailscherm wordt geopend met het emailadres van de leerling, af het emailadres van het bedrijf wanneer de factuur aan een bedrijf is gekoppeld. In de lijst met templates zijn alleen de templates te kiezen die zijn aangemerkt als facuur email. Selecteer de juiste mail (voor leerling of bedrijf), en druk op ‘Mail versturen’ om de mail te zenden.

LET OP: Eurotekens in een artikelomschrijving zijn niet toegestaan.

Controle

Wanneer de leerling de factuur opent, dan wordt dit geregistreerd via ISV Online. U kunt dus controleren welke facturen wel zijn verzonden via de email maar niet geopend door de ontvanger. Deze kunt u desgewenst alsnog afdrukken en per post versturen.

ISV Administratie > menu herinnering > niet geopende email facturen.

Image

Selecteer de periode die u wilt controleren, en druk op de knop ‘Ophalen’ om de lijst te vullen.  Via de selectiebolletjes kunt u bepalen wat u wilt zien in de lijst: verzonden: alle per email verzonden facturen in geselecteerde periode. Niet gelezen: facuren waarvan wel de mail is verstuurd, maar die niet zijn geopend door de ontvanger. Gelezen: deze facturen zijn geopend door de ontvanger.

Wanneer de factuur is gelezen, dan wordt de datum van openen getoond. Bij Afdrukken wordt getoond of, en hoe vaak er een papieren afdruk is gemaakt.

U kunt een niet gelezen factuur alsnog afdrukken om per post te versturen: Selecteer hem in de lijst en druk op “Print geselecteerde factuur”.

 

Mailmerge via email

Mailmerge via de email gaat op dezelfde manier als via de gewone post.Wel moet er van tevoren al een template voor deze mail aangemaakt worden.

De template mag dezelfde codes bevatten als de normale mailtemplates.

ISV Administratie > menu Leerlingen > Mailmergefuncties.

Image

Maak de selectie zoals u dat gewend bent en druk nu op “Stuur mail”.

Het mailverstuurscherm wordt nu getoond met de lijst emailadressen van de gemaakte selectie. Het kan zijn dat dit er minder zijn dan werd vermeld bij de vraag “De selectie levert ?? adressen op, doorgaan?” dit komt omdat op het moment dat die vraag gesteld wordt nog niet is gecontroleerd op de aanwezigheid van emailadressen bij de leerling of eventuele afmeldingen voor de mailing.

Image

In de lijst ontvangers worden de email adressen getoond waar de mail naartoe gezonden gaat worden.  U kunt hier ontvangers uit verwijderen door een adres te selecteren en op de knop ontvanger verwijderen te drukken.

Bovenin wordt de afzender ingevuld.  U kunt deze desgewenst handmatig wijzigen.

Selecteer nu de template voor deze email. De titel en tekst worden nu ingevuld op basis van de leerling die als bovenste in de lijst staat.

Voeg eventuele bijlagen toe en druk op “Mail versturen” om de mailing te beginnen.

Omdat de emails gepersonaliseerd worden, worden zij stuk voor stuk verzonden. U ziet dit ook gebeuren: de tekst en titel worden telkens opnieuw geladen met de gepersonaliseerde gegevens van de volgende leerling, waarna de mail verzonden wordt.

Door dit stuk voor stuk verzenden is het versturen een tijdrovend proces, waarbij gelukkig wel de computer alleen gelaten kan worden. Wanneer u een snelle massamailing de deur uit wilt sturen, die niet is gepersonaliseerd, kies dan in het mailmerge scherm voor exporteer, en gebruik de email adressen in de excel lijst om de email in één keer te versturen via uw reguliere email programma.

Indien er in een mailtemplate geen persoonlijke gegevens (lees @ codes) zijn toegevoegd, worden de verzonden emails niet opgeslagen bij de correspondentie.

Afmelden voor mailings

De hier uitgelegde methode werkt alleen voor de gepersonaliseerde mailmerge en de module ISV Online is er voor nodig.

U kunt in de template van de mailing een code opnemen waarmee de leerling zich kan afmelden van uw mailinglijst: @afmeldlink@.

Wanneer u alle instelingen hiervoor correct hebt gedaan in de instellingen van ISV Online dan wordt deze code vervangen door een klikbare code (hyperlink) waarmee de leerling zich kan afmelden voor volgende mailings. Hierdoor wordt dan automatisch het vinkje gezet dat ook zichtbaar is bij de leerlinggegevens Image. U kunt dit vinkje natuurlijk ook handmatig zetten bij de leerling.

Bij het samenstellen van de lijst met emailadressen voor de mailing wordt rekening gehouden met dit vinkje, wanneer het aanstaat wordt het email adres niet toegevoegd aan de lijst met ontvangers. Dit geldt dus alleen voor de gepersonaliseerde mailing, de export functie houdt hier geen rekening mee.

 

P.s. Omdat ISV geen emails  kan ontvangen, zullen antwoorden op verzonden emails in uw reguliere email programma terugkomen, niet in ISV.