Admininistratie-handleiding-correspondentie

Tabblad correspondentie

In het tabblad correspondentie worden alle soorten correspondentie (verstuurde brieven emails, SMS) in één overzicht getoond, met de meest recente correspondentie bovenaan.

Image}

Filteren:

U kunt de lijst filteren door de vinkjes weg te halen van de soorten  correspondentie die u niet wilt zien.

 

In de kolom soort wordt vermeld om welk type correspondentie het gaat.

SMS:

een verzonden sms bericht. in een kleurcode wordt de verzendstatus weergegeven. Groen is verzonden, oranje in postvak uit en rood verzenden mislukt.

klikken op het woord sms (onderstreept)  toont het verzonden bericht.

SMS sturen: druk op de knop “SMS Sturen”.

Image

Wanneer een geldig mobiel nummer bekend is bij de leerling  wordt het SMS invoerscherm getoond.

Type hier uw tekst en druk op “Versturen” om het bericht te verzenden.

Voor het verzenden van SMS berichten is de ISV SMS uitbreiding noodzakelijk.

Email:

Een verzonden email bericht. Klikken op het woord email opent het bericht.

Zie de handleiding E-mail voor het verzenden van emails.

Oproepkaart:

Getoond wordt wanneer een oproepkaart is afgedrukt en voor welke categorie. Dit geldt natuurlijk alleen wanneer de oproepkaart is afgedrukt vanuit ISV, niet voor oproepkaarten die zijn afgedrukt in TOP.

Planning:

Getoond wordt op welk moment een planningsoverzicht van de leerling is afgedrukt vanuit ISV Planning of Administratie.

Brief

Een verzonden brief. Klikken op het woord brief toont een dialoog waarmee u de brief kunt openen of de omschrijving ervan wijzigen.

Document

Een gekoppeld document. Meestal zal het hier gaan om een ingescand document maar ook andere bestanden zijn hiermee te koppelen.

Klikken op het woord document opent een dialoog waarmee u het document kunt openen of de omschrijving ervan wijzigen.

Image

Druk op “Document openen” om het document te bekijken.

Nieuw document koppelen: Druk op de knop “Document koppelen”. Er wordt een bestand-open dialoog getoond, blader naar het te koppelen document en druk op “Ok”. Hierna wordt gevraagd om een korte omschrijving, die getoond gaat worden in de lijst met correspondentie.

Wanneer de leerling gekoppeld is aan een bedrijf, dan wordt nog de vraag gesteld of dit document ook aan het bedrijf gekoppeld moet worden. Druk op “Ja” om het document ook aan het bedrijf te koppelen zodat het dus ook via het bedrijf terug te vinden is.

Belangrijk bij gekoppelde documenten is, dat slechts de verwijzing naar het bestand wordt opgeslagen in de database, niet het bestand zelf. Om er voor te zorgen dat zij vanaf elke werkplek te openene zijn, moeten zij op een plaats worden opgeslagen die vanuit elke werkplek via hetzelfde pad is te bereiken. Het handigts hiervoor is een submap in de ISV map op de server (bijvoorbeeld [ISV map]\Scanvanleerling).