Administratie handleiding AVG – GPDR

Instellingen AVG

ISV Administratie > Onderhoud lijsten > AVG > Instellingen

ISV biedt de mogelijkheid om bepaalde gegevens van cursisten bij het deactiveren te verwijderen,

In de eerste stap kun je de standaard instellen voor welke gegevens bij deactiveren worden verwijderd.

BSN wordt verwijderd
CBR nummer wordt verwijderd
Kiwa nummer wordt verwijderd
Eigen nummer wordt verwijderd
Email adres(sen) worden verwijderd, dit betreft het aan en cc adres
Memo’s worden verwijderd
Vordering memo’s worden verwijderd
Emails alle door ISV verstuurde emails worden verwijderd
Brieven worden definitief verwijderd
Gekoppelde documenten worden definitief verwijderd
SMS berichten worden definitief verwijderd
Push berichten worden definitief verwijderd
Koppeling Smit / Veka Best, hierbij worden de gegevens uit de ISV database verwijderd.

Klikken op “Als standaard instellen” legt de standaard vast en bepaalt dus welke vinkjes worden aangezet bij het daadwerkelijk deactiveren van cursisten

Leerling deactiveren

ISV Administratie > Leerling > Leerlingsgegevens wijzigen

Op dit scherm vindt je een vink optie om de cursist te deactiveren, nadat je op de knop “Gegevens wijzigen” klikt zal het scherm worden getoond met de ingestelde opties voor het verwijderen van gegevens. Dit is hetzelfde scherm dat hierboven is getoond, waarin de vinkjes volgens de standaard al zijn gezet. Door daar op de knop “Ok” te klikken zullen de geselecteerde gegevens worden verwijderd.

LET OP! Bovenstaande acties zorgen ervoor dat de gegevens definitief worden verwijderd en  NIET teruggehaald kunnen worden

Opschonen van de database

ISV Administratie > Onderhoud lijsten > AVG > Opschonen

In de ISV database komen waarschijnlijk veel gedeactiveerde cursisten voor, waarvan de gevoelige persoonsgegevens nog verwijderd moeten worden. Hiervoor  kun je gebruik maken van de ingebouwde opschoon functie waardoor dit voor een groot aantal onderdelen geautomatiseerd wordt uitgevoerd.

Tijdens het opschonen kan er gekozen worden wat er allemaal opgeschoond dient te worden. Deze actie wordt op alle gedeactiveerde cursisten toegepast. Voor actieve cursisten wordt het BSN nummer veld leeggemaakt als het CBR kandidaatsnummer bekend is.

Klikken op de knop “Uitvoeren voor alle gedeactiveerde cursisten” doorloopt alle gedeactiveerde cursisten in de database en verwijdert de gegevens volgens de ingestelde waarden. Dit proces kan langere tijd in beslag nemen, dus open een extra Administratie om ondertussen verder te kunnen werken.

Aandachtspunt: Het kan zijn dat gegevens die niet in de database zijn ondergebracht zoals brieven en gekoppelde documenten door uw systeembeheer zijn vergrendeld of verplaatst, ISV zal deze gegevens dan niet kunnen verwijderen.

LET OP! Ook deze acties zijn definitief en kunnen niet terug gedraaid worden.

ISV verwijdert BSN nummers automatisch

De software van ISV zal op de volgende momenten geautomatiseerd het nummer dat is ingegeven in het BSN nummer veld verwijderen

  • Deactiveren van een cursist
  • Inlezen van aanvragen en machtigingen middels de CBR koppeling
  • Opschonen van de database

 

 Cursist gegevens

Klanten hebben het recht om een overzicht te ontvangen met de gegevens die van hem of haar worden bewaard. De software van ISV heeft een aantal standaard velden die gebruikt kunnen worden voor vulling van persoonsgegevens, een overzicht van deze velden hebben we hieronder weergegeven.

  • Naam (roepnaam tussenvoegsel en achternaam), geslacht, adres, pc en woonplaats
  • email adres(sen)
  • Bankrekeningnummer
  • BSN, CBR en Kiwa nummers
  • Telefoonnumer(s): mobiel, thuis en zakelijk

Wordt er gebruik gemaakt van externe koppelingen? Registreer dan per koppeling welke gegevens worden uitgewisseld.

CBR

  • Naam
  • BSN Nummer
  • Geboortedatum

Veka Best

  • Naam
  • E-mail adres

Smits

  • Naam
  • E-mail adres

Financiële administratie(s)

  • Naam, adres, pc en woonplaats

Breng zelf in kaart met welke andere partijen je gegevens uitwisselt of zelf nog opslaat en registreer dit