Planning

PLANNINGKLEUREN

Kantoor agenda : volgorde medewerkers

De volgorde waarin medewerkers worden getoond in de kantooragenda kan worden aangepast

1. Open Planning
2. Ga naar menu ‘onderhoud lijsten, kies kantooragenda status

Status van een aanvraag

Om de aanwezigheid van een eigen gezondheidsverklaring te kunnen opvragen bij het CBR zal er een aanvraag voor de kandidaat moeten worden opgevoerd bij het CBR. Hierdoor kan ISV vervolgens bepalen of de eigen gezondheidsverklaring is ingediend en of deze is geaccepteerd.

Het ophalen van de aanvragen gebeurt via de CBR Koppeling
De CBR Koppeling is aangepast en zal een melding geven wanneer er tijdens het ophalen van de aanvragen kandidaten zonder een eigen gezondheidsverklaring worden aangetroffen.

Aanvraag indienen bij het CBR bij iedere inschrijving?

Binnen Administratie kan een instelling worden gezet zodat bij iedere inschrijving ook direct de aanvraag kan worden aangemaakt.

De instelling kan worden gedaan in Administratie > Bestand > Instellingen > Tabblad “Administratie”  bij de optie “Bij inschrijving direct aanvraag aanmaken”

Bij een inschrijving die plaatsvindt op een andere wijze, bijvoorbeeld dmv de online module, wordt niet direct een aanvraag aangemaakt.

Overzicht status aanvraag

Binnen het scherm Planning Menu: Examen > Aanvraag controle kan er worden gefilterd op de verschillende statussen van de aanvragen die d.m.v. de CBR koppeling zijn opgehaald.

Er kan binnen dit scherm data worden opgehaald uit de database op basis van:

• Inschrijfdatum
• Examendatum
• Datum laatst geplande les

Op basis van deze data kan er verder worden gefilterd op

• Hoofdcategorie
• CBR productcode
• Aanvraag status

De selectie van kan vervolgens worden gebruikt voor:

Exporteren van deze lijst

Hierbij wordt de gefilterde lijst, zoals getoond in het overzicht, naar Excel geëxporteerd. Na het exporteren komt er een scherm met de mogelijkheid om een actiedatum toe te kennen.

Exporteren geselecteerde regels

Hierbij worden alleen de geselecteerde regels in de gefilterde lijst, zoals getoond in het overzicht, naar Excel geëxporteerd. Na het exporteren komt er een scherm met de mogelijkheid om een actiedatum toe te kennen.

Mail geselecteerde regels

Van de geselecteerde regels worden de email adressen gebruikt om een mailing te kunnen sturen. Na het sturen van de mailing komt er een scherm met de mogelijkheid om een actiedatum toe te kennen.

Voor het instellen van een email template kan onderstaand handleiding worden gebruikt.
Kijk hier voor informatie om een email template te maken

Selectie actie toekennen

Hiermee kan er handmatig een actie inclusief datum worden ingevoerd.

Acties die zijn toegekend worden tevens in Administratie bij de cursist in het tabblad Examen getoond. In Administratie is ook de mogelijkheid om een actiedatum toe te voegen.

Vervolgdatum toekennen

Bij het toekennen van een actiedatum kan er ook een vervolgdatum worden gekozen, indien deze wordt ingevuld zal er automatisch een email naar de rijschool worden verzonden op deze vervolgdatum.

CBR heeft een wijziging doorgevoerd in lescategorieeen. Onder andere AVB-1 is toegevoegd. Standaard heeft niet elke instructeur de toewijzing tot dit onderdeel. Om een instructeur hieraan te koppelen (en een overzicht te geven van de geplande lessen/examens) dient u administratie te openen.
Ga vervolgens naar Personeel -> Personeel wijzigen.

U ziet nu het venster waarin u personeelsgegevens kunt toevoegen en wijzigen. Ga naar “Examens die getoond moeten worden in de plannin” en klik op “Nieuw”.

Nu krijgt u een scherm met “Categorie” en “Kring”. Selecteer in “Categorie” het gewenste categorie voor desbetreffende instructeur en kies hierbij tevens de kring voor de examens. Klik op OK. Om de wijzigingen te bevestigen dient u altijd op OK te klikken in het scherm “Personeel wijzigen” (u klikt twee keer OK om uw personeel te wijzigen).

Desbetreffende categorie komt niet voor in de lijst van examencategorieeen.

Indien de categorie die u wilt toekennen nog niet voorkomt in de lijst van uw examencategorieeen, dient u deze nog te selecteren.

Ga naar ISV Planning -> Onderhoud Lijsten -> Top produkten / locaties (zie hieronder).

U krijgt nu een overzicht van examenproducten.

Selecteer nu desbetreffende categorie welke toegevoegd dient te worden. Naast het product staat weergegeven of dit als theorie of praktijk in de administratie weergegeven moet worden.

Indien u “theorie” aanvinkt, zal dit onderdeel bij de planning enkel bij het tabblad “Theorie” zichtbaar zijn. Indien u “Praktijk”aanvinkt, zal dit onderdeel enkel bij de planning zichtbaar te zijn bij desbetreffende instructeur. Let op! Om een nieuwe examencategorie zichtbaar te maken bij een instructeur dient u de instructeur te koppelen aan de examencategorie (zie hierboven).

Producten instellen

In CBR connect: tabblad stamgegevens > tabblad  Producten

Druk op de knop  ‘Toon nascholingsproducten”

Alle producten die bekend zijn als nascholingsproduct worden nu blauw gemaakt.

Selecteer eventueel extra nascholingsproducten (ook blauw maken) en druk op de knop “Geselecteerde producten als nascholingsproduct instellen”.

Verder is het van belang dat van alle producten wordt aangegeven of dit theorie- of praktijkproducten zijn. Theorieproducten kunnen gepland worden op een theoriecursus, praktijkproducten op het oefenterrein.

Druk op de knop ‘Toon praktijkproducten’. Alle praktijkproducten worden nu geselecteerd. (blauw gemaakt). Selecteer eventuele extra praktijkproducten en druk op de knop ‘Geselecteerde producten als praktijkproduct instellen’. Alle niet geselecteerde producten zijn nu automatisch theorie producten.

Nieuwe producten toevoegen.

Wanneer uw bedrijf niet is gecertificeerd voor een bepaald product, maar u wilt toch kunnen registreren dat deze nascholing heeft plaatsgevonden bij een andere rijschool, dan moet dit handmatig worden toegevoegd aan de lijst met producten.

In CBR connect: tabblad stamgegevens > tabblad  Producten

druk op de knop ‘Eigen product toevoegen’

Geef de afkorting en omschrijving zoals deze bekend zijn bij het CBR. Vink aan of het om een praktijkproduct gaat en druk op ‘Ok’. omdat op deze productcode geen examens gepland zullen worden is het niet noodzakelijk hiervoor een product-locatie combinatie aan te maken.

Tijden aanpassen

Achter elk product worden 2 tijden vermeld: de eerste wordt gebruikt als duur van het examen, de tweede als duur van een blok nascholing. Wanneer de nascholingsduur niet correct is:

Selecteer alle vakken waarvan u de nascholingsduur wilt aanpassen.

klik nu met de rechter muistoets op een van de geselecteerde producten en kies “nascholingsduur wijzigen”.

U kunt nu de nascholingsduur in minuten ingeven. Normaal gesproken is dit 420 minuten.

Oefenterrein categorieen aanpassen

Voor de praktijkvakken die op het oefenterrein worden gepland moet de oefenterrein categorie worden aangepast:

in de planning:  menu onderhoud lijsten > soort les voor oefenterrein / vakbekwaamheid

Selecteer de soort les die u wilt aanpassen en klik op “wijzig”

In het scherm dat nu opkomt: zet het vinkje “Nascholings product” en selecteer het product uit de lijst.

N.B. wanneer het gewenste product niet voorkomt in de lijst is het waarschijnlijk niet als praktijkproduct gekenmerkt.

ga dan in CBR connect naar het tabblad stamgegevens > tabblad producten.

druk op de knop “Toon praktijkproducten”.

Selecteer het gewenste product (blauw maken) en druk op “Geselecteerde producten als praktijkproduct instellen.

Een nascholingscursus voor de theorie wordt aangemaakt als gewone cursus. Wel is het noodzakelijk dat voor deze cursus een product wordt geselecteerd dat als nascholingsproduct is gekenmerkt in de stamgegevens.

Bij het aanmaken van een cursus wordt de dagtoevoeging van het produkt afgehaald, hierdoor is het mogelijk om 1 cursus aan te maken voor N01-1, N01-2 en N01-3. Elk van deze 3 kan gekozen worden als product voor deze cursus.

Wanneer het een combinatie cursus betreft (met cursisten voor verschillende categorieen) selecteer dan de verwachte meest voorkomende categorie, maar in ieder geval een nascholings categorie.

Verder is het van belang dat de begintijd van elk blok overeenkomt met de begintijd zoals deze bekend is bij het CBR. de duur van een blok is niet van belang hierin: voor de nascholingsduur wordt gerekend met de nascholingsduur welke is aangegeven in de stamgegevens. Zo kunt u een cursus waarin een pauze valt rustig als een blok van 8 uur in de planning zetten, de nascholingsduur blijft hiermee op 7 uur staan.

Opdelen van de cursusdagen

Wanneer een cursusdag wordt opgedeeld in meerdere delen (bijvoorbeeld ochtend / middag) of zelfs op twee dagen, dan wordt slechts een van de delen herkend bij het inlezen van de blokken bij het CBR. Voor dit blok zal dan ook de nascholingsduur worden berekend en geregistreerd bij de leerling. Nadeel is, dat het tweede blok wel herkend wordt op het controle tabblad van CBR connect, en dus terugkomt onder leerlingen die in de planning staan maar niet terugkomen van het CBR.

cursisten plannen

Tijdens het plannen van een cursist wordt gevraagd of deze cursus moet meetellen voor de nascholing (alleen wanneer de cursus is gekoppeld aan een nascholingsprodukt).

Standaard staat dit vinkje aan, tenzij bij de cursist in “wijzig leerlinggegevens” is aangegeven dat deze cursist niet aan nascholing doet.

Voor een nascholingskandidaat laat u het vinkje aanstaan, anders moet het uitgezet worden.

Cursist categorie wijzigen (versie 6 pro)

Dit is van belang wanneer er op deze cursus mensen gepland worden voor verschillende categorieën. CBR connect kan alleen matchen wanneer de categorie klopt, dus deze moet dan in somige gevallen worden aangepast.

Aanpassen van de categorie is niet alleen van belang voor de matching in CBRConnect, het zorgt er ook voor dat de cursist de correcte categorie op zijn of haar planningsoverzicht terugziet.

In het tabblad theorie: klik met de rechter muistoets op de cursus en kies ‘leerlingen tonen / plannen’.

selecteer nu de gewenste leerling en druk op de knop ‘Categorie wijzigen’.

De lijst verschijnt nu met theorie produkten. selecteer het gewenste produkt voor deze cursist en druk op ‘Ok’.

in de cursistenlijst verschjnt nu de code van het produkt achter de naam van de cursist. Wanneer hier geen code staat geldt het produkt van de cursus zelf.

Via menu ‘invoeren > theorie cursus en examen’

selecteer de cursist en druk op enter.

in de lijst geplande cursussen: selecteer de cursus waarvan de categorie gewijziged moet worden. Druk nu op ‘Categorie wijzigen’.

De lijst verschijnt nu met theorie produkten. selecteer het gewenste produkt voor deze cursist en druk op ‘Ok’ In de lijst van geplande cursussen wordt de cursus nu getoond met 2 produktcodes: de eerste is van de cursus zelf, de tweede van de cursist.

Dagen uitsluiten (versie 6 pro)

Van belang bij combinatie cursussen, wanneer niet alle cursisten de volledige tijd aanwezig hoeven te zijn. De cursist wordt gepland op de cursus, waarna de dagdelen dat hij / zij niet aanwezig hoeft te zijn worden uitgesloten. Deze dagdelen verschijnen dan ook niet op de planning van de cursist en de presentielijsten.

in het tabblad theorie: klik met de rechter muistoets op de cursus en kies ‘leerlingen tonen / plannen’

selecteer nu de gewenste leerling en druk op de knop ‘Dagen uitsluiten’

Er verschijnt nu een lijst van de verschillende dagdelen waarop de cursus is gepland. Vink die dagdelen aan dat de cursist niet aanwezig hoeft te zijn. wanneer de gewenste dagdelen zijn geselecteerd kan dit scherm gesloten worden. de wijzigingen worden vanzelf opgeslagen.

Uitgesloten dagdelen worden niet getoond in het cursistenscherm, u kunt controleren welke dagen zijn uitgesloten door nogeens de cursist te selecteren en op “Dagen uitsluiten’ te drukken.

Via menu ‘invoeren > theorie cursus en examen’

selecteer de cursist en druk op enter.

in de lijst geplande cursussen: selecteer de cursus waarvan dagdelen uitgesloten moeten worden. druk dan op ‘Dagen uitsluiten’

Er verschijnt nu een lijst van de verschillende dagdelen waarop de cursus is gepland. Vink die dagdelen aan dat de cursist niet aanwezig hoeft te zijn. wanneer de gewenste dagdelen zijn geselecteerd kan dit scherm gesloten worden. de wijzigingen worden vanzelf opgeslagen.

Uitgesloten dagdelen worden niet getoond in het cursistenscherm, u kunt controleren welke dagen zijn uitgesloten door nogeens de cursist te selecteren en op “Dagen uitsluiten’ te drukken.

Cursusblok definiëren

Een nascholingscursus voor de praktijk wordt aangemaakt als blok op het oefenterrein. Wel is het noodzakelijk dat hiervoor een soort oefenterreinles  wordt geselecteerd dat als nascholingsproduct is gekenmerkt in de stamgegevens.

Het blok mag gepland worden als 1 blok van 7 uur, of als een reeks opeenvolgende blokken, net wat u gewend bent in verband met de consistentie.

Beide hierboven getoonde blokken zijn mogelijk als blok voor de nascholing. Wel is het van belang dat de begintijd van het eerste blok overeenkomt met de begintijd zoals deze bekend is bij het CBR. de duur van een blok is niet van belang hierin: voor de nascholingsduur wordt gerekend met de nascholingsduur welke is aangegeven in de stamgegevens. Zo kunt u een cursus waarin een pauze valt rustig als een blok van 8 uur in de planning zetten, de nascholingsduur blijft hiermee op 7 uur staan.

Cursist plannen

Tijdens het plannen van een cursist wordt gevraagd of deze cursus moet meetellen voor de nascholing (alleen wanneer de soort  oefenterreinles bekend is als nascholing).

Standaard staat dit vinkje aan, tenzij bij de cursist in “wijzig leerlinggegevens” is aangegeven dat deze cursist niet aan nascholing doet.

Voor een nascholingskandidaat laat u het vinkje aanstaan, anders moet het uitgezet worden.

U moet per kandidaat aangeven voor welk nascholingsproduct deze wordt ingepland. Wanneer het gewenste product niet voorkomt in de lijst, is dit waarschijnlijk niet als praktijkproduct aangemerkt in de stamgegevens.

Het aanmaken van cursussen en het reserveren hiervan maakt geen onderdeel uit van de API waarvan CBR connect gebruik maakt, dit zal dus handmatig in TOP gedaan moeten worden.

Aanvragen downloaden

Tijdens downloaden van de aanvragen worden ook de aanvragen voor de nascholing meegenomen. Wanneer deze niet direct aan een cursist gekoppeld kunnen worden, dan worden zij getoond in de lijst van te matchen aanvragen. Het is van belang deze eerst te matchen alvorens de blokken gedownload worden, omdat anders de blokken ook niet te matchen zijn.

Blokken downloaden

Tijdens het downloaden van de blokken wordt eerst gecontroleerd of dit blok bekend is in de examenplanning. Is dit niet het geval, dan wordt gecontroleerd of het voorkomt in de nascholingsplanning. Is dit ook niet het geval, dan wordt dit gemeld aan de gebruiker. Aan de productcode is te zien of het hier om een examen of nascholing gaat.

Pas wanneer het blok wordt teruggevonden in de  nascholingsplanning wordt dit automatisch geregistreerd bij de cursist. Hiervoor moet het dus zowel in de planning als bij het CBR correct geregistreerd zijn.

Controle

Bij het uitvoeren van de controles wordt ook gekeken welke cursisten wel in de nascholings planning voorkomen, maar waarvoor geen gereserveerd blok is gedownload. Deze worden weergegeven op tabblad 5 van het controlescherm.

Resultaten downloaden

Tijdens het downloaden van de resultaten wordt ook de bij het CBR geregistreerde  aanwezigheid gedownload. Wanneer deze dus in TOP is geregistreerd, dan wordt dit automatisch aangepast bij de cursist.

Wanneer alle stappen van het plannen en downloaden volgens voorgaande zijn doorlopen, dan wordt de aanwezigheidsregistratie vanzelf ingevuld vanuit datgene dat bekend is in TOP. In sommige gevallen is het echter wenselijk de aanwezigheid handmatig in te voeren. Handmatig ingevoerde aanwezigheid wordt als voorlopig beschouwd, deze wordt definitief gemaakt door de download van de resultaten.

In de theorieplanning

De registratie van aanwezigheid in de theorieplanning verloopt gewoon via de presentielijst.

planning > tabblad theorie > rechter muistoets op theorie cursus > invoeren presentie

}

geef per cursist aan of deze al dan niet aanwezig is geweest. Vaak is het eenvoudiger om eerst via de knop ‘Iedereen aanwezig melden’ alle vinkjes aanwezig te zetten en dit vervolgens aan te passen voor de afwezigen.

In de praktijkplanning

dubbelklik op het blok nascholing (wanneer het blok als meerdere uren is gepland op het eerste van deze uren).

Selecteer nu een voor een de cursisten en druk op de knop ‘Aanwezig’ of  ‘afwezig’.

Registratie nascholing bij cursist

Wanneer de nascholing wordt gepland en via CBR connect gecontroleerd, dan verschijnt deze automatisch in het tabblad nascholing bij de cursist.

De data en productcodes worden verzameld uit de planning en download van het CBR. De duur is zoals deze is aangegeven bij de productcode in de stamgegevens. De aanwezigheid is ofwel gedownload met de resultaten, ofwel handmatig geregistreerd in de planning.

 Handmatige registratie

Soms is het noodzakelijk de nascholing handmatig te registreren, bijvoorbeeld wanneer deze is gevolgd bij een andere rijschool, en u toch een volledige registratie wilt hebben.

Tabblad nascholing > knop ‘Nieuw’.

Er verschijnen nu invoervelden voor een nieuw blok nascholing. Voer datum en tijd in en selecteer een nascholingsproduct. Geef in de aanvullende informatie aan waar deze nascholing is gevolgd. Aanvullende informatie is een verplicht veld. Druk op ‘Toevoegen’ om dit nascholingsblok te registreren.

Voor deze handmatig ingevoerde blokken wordt de aanwezigheid automatisch op ‘Aanwezig’ gezet.

Wanneer het  gewenste nascholingsproduct niet in de lijst staat, bijvoorbeeld omdat u hiervoor niet gecertificeerd bent, moet het eerst worden toegevoegd in de stamgegevens .

Wijzigen van nascholingblokken

Van automatisch geregistreerde blokken kan alleen de aanvullende informatie worden aangepast, van handmatig ingevoerde blokken  kan alle informatie worden aangepast.

om te wijzigen / verwijderen: klik eerst op de datum, hierdoor wordt de informatie van dit blok rechts getoond, en verschijnen de wijzig- en verwijderknop voor dit blok.

Nascholing in ISV Online

Alle geregistreerde nascholing wordt weergegeven in ISV Online, zowel in de cursisten portal als in de bedrijven portal voor de bedrijven die zijn gekoppeld als bedrijf of opdrachtgever.

Cursistenportal

In de cursisten protal kan de cursist bekijken hoeveel nascholing is gevolgd.

Hier worden zowel de automatisch als ook de handmatig toegevoegde gegevens getoond.

Bedrijvenportal

In de bedrijven portal krijgt het bedrijf of de opdrachtgever een overzicht per cursist welke vakken er gevolgd zijn, inclusief de aanwezigheids registratie.

Nascholing: oproepen herhalers

De cursisten die geregistreerd staan voor nascholing kunnen worden opgeroepen voor een volgende cursus.

Administratie > menu bedrijven > opvolging nascholing

Selecteren

Selecteer met behulp van de kalenders de periode waarin de nascholing is gevolgd, en kies eventueel een categorie. De lijst wordt vanzelf gevuld met bedrijven die in de geselecteerde periode cursisten op nascholing hebben gestuurd.

Klikken op een bedrijfsnaam toont de cursisten behorend bij dit bedrijf.

Exporteren

De knop ‘Exporteer alle’ opent Excel en exporteert hier alle cursisten van de gemaakte selectie naartoe, gesorteerd op bedrijfsnaam / achternaam.

Brief sturen

U kunt een brief sturen naar het bedrijf, met hierin een lijst van de cursisten van dit bedrijf die voldoen aan de selectiecriteria. Selecteer hiervoor eerst een bedrijf en druk nu op ‘Brief aan geselecteerd bedrijf’.

In de template kunt u de invoegvelden voor bedrijven opnemen, en voor de cursisten een tabel met 6 kolommen, met in de eerste cel @leerling@.

Een voorbeeld template:

Examencategorie ophalen

Om nieuwe producten en locaties van het CBR in ISV planning  te laden dient u gebruik te maken van CBR Connect en ISV Planning. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

1. Indien u ISV Planning open heeft staan, sluit u deze af.
2. Start CBR Connect
3. Open het tabblad “Stamgegevens”
   
4. Klik op de knop “gegevens downloaden
5. CBR Connect laadt nu nieuwe CBR producten in het systeem van ISV. Wacht tot de procedure is voltooid. Na het afronden krijgt u de melding “De download is compleet” in beeld.
6. Sluit CBR Connect
7. Start ISV Planning
8. Ga naar het tabblad “Onderhoud Lijsten”
   
9. Kies voor Top producten / Locaties
10. Kies Producten uit het submenuHet scherm wat u vervolgens te zien krijgt (zie afbeelding hieronder) is het scherm waarin u de automatisch opgehaalde TOP producten vanuit de koppeling met het CBR (via CBR Connect) kunt beheren. Allereerst is het belangrijk dat u voor uw producten aangeeft of het een praktijk- of theorieproduct betreft.
    
    • Er wordt automatisch aangevinkt welke producten meetellen in de verplichte nascholing (zie de tweede kolom).
    • In de derde kolom kunt u de producten aanvinken die u het meest gebruikt. De voorkeurstabel doet niets anders dan in verdere lijsten met TOP producten de aangevinkte producten bovenaan in de lijst vermelden.

    In de laatste kolom kunt u aangeven voor welke producten een machtiging dient te zijn afgegeven alvorens het product op naam gereserveerd kan worden (producten in de categorie personenauto).

11. Selecteer welke producten als Praktijk dienen te worden weergegeven
12. Selecteer welke producten als voorkeur in uw productlijst moeten voorkomen
13. Sluit “Top producten beheren”.

U heeft nu uw producten bijgewerkt. Deze producten worden standaard als wit weergegeven in de planning. Dit zou verwarring kunnen geven voor de instructeur. Daarom bevat ISV ook de mogelijkheid om de kleuren van de categorieeën in de planning aan te passen. Hoe u dit kunt bewerkstelligen leest u hieronder.

Examencategorie toevoegen aan instructeur

Nadat u de kleuren heeft toegevoegd aan de examencategorieën, dient u de deze nog te koppelen aan desbetreffende instructeurs. Hieronder volgt een stappenplan:

1. Open Administratie
2. Ga naar tabblad Personeel
   
3. Selecteer “Instructeur wijzigen”
4. U krijgt nu het personeelsbestand te zien. (Volg vanaf hier de stappen zoals weergegeven in onderstaande afbeelding)
5. Selecteer instructeur (1)
6. Selecteer rijschool (2)
7. Klik op de knop “Nieuw”(3)  voor Examens die getoond moeten worden in de planning
8. Selecteer de nieuwe categorie(en) (4)
9. Bevestig uw keuze door op “Ok” Te klikken (5)
10. Bevestig de wijziging door op “Ok te klikken (6)