Planning

1.Handleiding

LAYOUT PLANNING

De header en de onderliggende tabbladen zijn door jarenlange ervaring opgebouwd en bieden de meest functionele layout voor het gebruik van de software. Klik op een van de onderdelen om een beschrijving te lezen.

1.1.Header

Header

Image

Instructeur keuzelijst

De keuzelijst voor instructeur en voertuig wordt alleen nog getoond wanneer het tabblad weekscherm geselecteerd is. Bij alle andere tabbladen heeft de keuzelijst geen functie, en wordt in veel gevallen vervangen door de knoppenbalk filteren

Consistentie

De volledige consistentie wordt niet meer getoond bij klikken op een leerling, maar een samenvatting in de vorm van een groene of rode knop. Wanneer de knop groen wordt, dan klopt de consistentie precies of de leerling heeft nog lessen tegoed. Wordt hij rood, dan moet er bijgefactureerd worden.

Klikken op de knop toont de volledige consistentie:

Image

Getoond worden de gefactureerde en geplande lessen van de diverse soorten. Rood betekent dat er meer is gepland dan gefactureerd.

In dit voorbeeld worden zowel het aantal lessen als de teruggerekende uren getoond, omdat er geen keuze voor één van beide is gemaakt  in ISV Administratie > menu bestand > Instellingen > Tabblad administratie > Toon consistentie. Wanneer hier wel een keuze is gemaakt zal er onder “Plannig” slechts één kolom getoond worden.

Het openstaand bedrag wordt rood wanneer er inderdaad sprake is van een openstaand factuurbedrag.

De percentages achter de consistentie voor de lessen, duolessen en oefenterreinlessen zijn percentages van de ingeschate opleiding die gepland is tot en met de aangeklikte les.

Image
De ingeschatte waarden kunt u invullen in de Administratie van de leerling: klik op “Ingeschat”

U krijgt nu een invoerscherm waarin de ingeschatte opleidingduur ingevoerd kan worden

Image

Vul hier het verwachte aantal lessen, duolessen en oefenterreinlessen in en druk op “Opslaan” om op te slaan

In het consistentie scherm in de planning wordt het aantal lessen, duolessen en oefenterreinlessen geteld dat in de plannig staat tot en met de datum van de aangeklikte les. Deze worden gedeeld door de inschatting en getoond als percentage

1.3.Simulator popup

Popup menu simulator

Het popup menu in het simulator scherm is uitgebreid

Image

Zo zijn nu toegevoegd: open administratie van leerling, lessen op scherm en wie is verwijderd van deze les. Deze functies zijn analoog aan dezelfde menu items in het weekscherm

1.4.Kantoorplanning

Kantoorplanning: repeterende afspraak

In de kantoorplanning is de mogelijkheid toegevoegd een repeterende afspraak in te voegen.

In de kantoorplanning: druk op “Nieuwe repeterende afspraak”.

Image

In principe is dit gelijk aan het inplannen van een normale enkele afspraak, alleen de datum selectie is anders. Selecteer een periode waarin de repeterende afspraken gepland moeten worden, en vink aan op welke weekdagen de afspraak geplaatst moet worden.

Zo kunt u bijvoorbeeld elke maandagmiddag voor het komende jaar instellen: Zet de eerste kalender op vandaag, de tweede op dezelfde datum volgend jaar, vink maandag aan en zet de tijdselectie op van 12:00 tot 17:00.

Het repeterende karakter van de afspraak geldt alleen tjidens het inplannen, eenmaal ingepland zijn de afspraken gelijk aan enkel geplande afspraken. Zij zijn dus niet als groep te wijzigen of te verwijderen.

1.5.Afzeggingen

Zichtbare afzeggingen

Uren in het weekscherm waar een afzegging heeft plaatsgevonden (maar waar nog geen nieuwe leerling is gepland) kunnen zichtbaar gemaakt worden aan de hand van een eigen kleur.

Image

U kunt dit instellen in ISV Administratie > menu bestand > Instellingen > tabblad planning > Afzegging tonen in weekscherm.

Pas op: het aanzetten van deze optie heeft negatieve gevolgen voor de snelheid waarmee het weekscherm wordt opgebouwd.

Wanneer deze optie is aangezet, wordt bij het plannen van een andere leerling op hetzelfde uur gevraagd of de bestaande afzegging verwijderd moet worden.

Wanneer u deze optie hebt aangezet kunt u ook instellen dat uren waar een afzegging staat wel worden meegeteld bij het tellen van de uren van de instructeur in de dagstaat verwerking. ISV Administratie > menu bestand > Instellingen > tabbladadministratie > Uren waar afzegging staat meetellen voor instructeur.

1.6.Planning printen

Planning printout

De printout van de planning is gewijzigd: in plaats van verschillende kopjes voor de verschillende soorten lessen (theorie, oefenterrein) worden nu alle afspraken op volgorde van datum / tijd geprint. Bij elke afspraak staat vermeld om wat voor soort afspraak het gaat.

Wanneer er een memo bij de les is (bijvoorbeeld een afhaaladres) dan wordt een verwijzing voor een voetnoot geplaatst achter de afspraak. De memo wordt dan als genummerde voetnoot onder het planningsoverzicht geplaatst.

1.7.Vrijplannen alle instructeurs

Vrij plannen alle instructeurs

Voor het vrijplannen van alle instructeurs tegelijk (bijvoorbeeld voor een feestdag of vergadering) zijn extra selectiemogelijkheden ingebouwd.

ISV Planning > menu invoeren > vrije dagen / mededeling alle instructeurs.

Image}

Bij openen van dit scherm zijn alle instructeurs en de hele dag geselecteerd.

Selecteer eerst de vrij te plannen datum. Nu kunt u een deel van deze dag selecteren door vinkjes weg te halen bij de tijden. De vier kolomen tijden komen overeen met de standaard tijden. Welke tijd geldt voor een bepaalde instructeur hangt er van af aan welk van deze roosters hij is gekoppeld.

U kunt instructeurs uitsluiten door deze aan te klikken (wit te maken, shift en control werken hier niet). Deze instructeurs worden niet vrij gepland.

1.8.Theorie presentatielijst

Theorie presentatielijst

Bij het afdrukken van de presentielijsten voor de theorie krijgt u de mogelijkheid een selectie te maken voor de dagen waarvoor hij afgedrukt moet worden. Dit is vooral voor cursussen van veel verschillende dagdelen, waarbij de vakjes voor de paraaf teveel ruimte gaan innemen.

Image

Vink de dagdelen aan voor welke dagen u de presentielijst wilt afdrukken (bijvoorbeeld 1 presentielijst per dag).

Printerkeuze: wanneer u kiest voor “Toon printerkeuze” wordt na drukken op de knop “Afdrukken” een  keuzelijst getoond met alle op het systeem geinstalleerde printers. Selecteer daar de gewenste printer en druk op “Ok”.

2.Kleurgebruik Planning

PLANNINGKLEUREN

Kleuren in weekscherm ISV Planning

 

Image Beschikbare les
Image Vrijgepland
Image Geplande les
Image Beschikbare les, waar een leerling te laat heeft afgezegd, waardoor
de les wordt doorberekend bij de instructeur
Image Voorlopig examen
Image Definitief examen
Image“} Voorlopige tussentijdse toets
Image Definitieve tussentijdse toets
Image Intest
Image Oefenterrein
Image Blauw (door de rijschool zelf een betekenis te geven)
Image Proefexamen of paars (door de rijschool zelf een betelkenis te geven)
Image Theorie

3.Categorie kleur

Kleur per categorie instellen

In het weekoverzicht van de instructeur kan een kleur per categegorie ingesteld worden, voor snelle herkenning van de categorie vooral bij instructeurs die meerdere categorieeen lessen

Image

De kleur wordt getoond als een gekleurde balk voor de les.

Instellen

 Planning > menu voertuigen > voertuigcategorieen

Kies “Wijzigen” en selecteer nu de aan te passen  voertuigcategorie in de keuzelijst bovenaan het scherm

Image

Druk op de knop “…” bij kleur in planning.

Er verschijnt nu een kleurdialoog. Selecteer hierin de gewenste standaardkleur, of druk op “Aangepaste kleuren” om een aangepaste keur te selecteren.

Druk op “Ok” van de kleurdialoog en het voertuigcategorie scherm om de kleur in te stellen. Bij wisselen van het weekscherm zal de kleur direkt zichtbaar zijn.

4.Filters instellen

Filters

In de planning zijn op de volgende tabbladen filters beschikbaar:

  • voertuigen
  • alle instructeurs
  • Oefenterrein / vakbekwaamheid
  • Theorie

Hiervoor zijn twee knoppen beschikbaar in een tweede knoppenbalk:

Image

De linker is filter definieren, de rechter is toepassen van het laatst gebruikte filter. Deze knop wordt oranje als het filter is toegepast, anders grijs

Opgeslagen filters en laatst toegepaste filter  zijn gebruikersafhankelijk, dus elke gebruiker moet zijn of haar eigen filters definieren.

Filter definieren

Drop de knop ‘Filter definieren’

Image

Er verschijnt nu een lijst waarop gefilterd kan worden, afhankelijk van welk tabblad zichtbaar is. In dit voorbeeld is dat het tabblad Oefenterrein / vakbekwaamheid.

Vink de categorieen aan welke wel getoond moeten worden, en druk op ‘Ok’ om het filter toe te passen.

In het voorbeeld is een filter gedefinieerd welke alle motor en bromfiets lessen toont, de andere niet.

In het tabblad theorie worden theorie groepen getoond.  Categorieën welke niet aan een groep zijn gekoppeld worden altijd getoond.

Filter toepassen

Na drukken op “Ok”wordt het filter toegepast. De knop ‘Filter toepassen’ krijgt nu een oranje achtergrond. Druk op deze knop om het filter op te heffen en alles weer te laten zien.

Nogeens drukken op de ‘Filter toepassen’ knop past het laast toegepaste filter opnieuw toe.

Filter opslaan

Om een filter vaker te gebruiken kan het opgeslagen worden. Op het moment dat van een filter alle vinkjes gezet zijn: selecteer opslaan als..

Image

Geef een naam voor het filter en druk op Ok om het op te slaan.

Om het filter opnieuw op te roepen: selecteer het uit de lijst bovenaan het filter definieren scherm.

Image

De juiste vinkjes worden nu gezet, druk op ‘Ok’ om het filter toe te passen.

Filter wijzigen / verwijderen

Om een filter te wijzigen: selecteer het in de lijst bovenaan en druk op de ‘Verwijderen’  knop hiernaast.

Om een filter te wijzigen: zet de juiste vinkjes, druk op ‘Opslaan als’ Geef dezelfde naam, dit overschrijft het bestaande filter.

5.Nascholing

CATEGORIE KOPPELEN AAN INSTRUCTEUR

Indien uw instructeur bepaalde lesblokken niet kan ophalen, heeft dit te maken met het ontbreken van de toekenning van lescategorieeen aan de instructeur.

CBR heeft een wijziging doorgevoerd in lescategorieeen. Onder andere AVB-1 is toegevoegd. Standaard heeft niet elke instructeur de toewijzing tot dit onderdeel. Om een instructeur hieraan te koppelen (en een overzicht te geven van de geplande lessen/examens) dient u administratie te openen.
Ga vervolgens naar Personeel -> Personeel wijzigen.

U ziet nu het venster waarin u personeelsgegevens kunt toevoegen en wijzigen. Ga naar “Examens die getoond moeten worden in de plannin” en klik op “Nieuw”.

Nu krijgt u een scherm met “Categorie” en “Kring”. Selecteer in “Categorie” het gewenste categorie voor desbetreffende instructeur en kies hierbij tevens de kring voor de examens. Klik op OK. Om de wijzigingen te bevestigen dient u altijd op OK te klikken in het scherm “Personeel wijzigen” (u klikt twee keer OK om uw personeel te wijzigen).

Desbetreffende categorie komt niet voor in de lijst van examencategorieeen.

Indien de categorie die u wilt toekennen nog niet voorkomt in de lijst van uw examencategorieeen, dient u deze nog te selecteren.

Ga naar ISV Planning -> Onderhoud Lijsten -> Top produkten / locaties (zie hieronder).

U krijgt nu een overzicht van examenproducten.

Selecteer nu desbetreffende categorie welke toegevoegd dient te worden. Naast het product staat weergegeven of dit als theorie of praktijk in de administratie weergegeven moet worden.

Indien u “theorie” aanvinkt, zal dit onderdeel bij de planning enkel bij het tabblad “Theorie” zichtbaar zijn. Indien u “Praktijk”aanvinkt, zal dit onderdeel enkel bij de planning zichtbaar te zijn bij desbetreffende instructeur. Let op! Om een nieuwe examencategorie zichtbaar te maken bij een instructeur dient u de instructeur te koppelen aan de examencategorie (zie hierboven).

 

5.1.Stamgegevens instellen

NASCHOLING STAMGEGEVENS

Om de nascholing goed te kunnen plannen moeten enkele stamgegevens worden ingevoerd.

Producten instellen

In CBR connect: tabblad stamgegevens > tabblad  Producten

Druk op de knop  ‘Toon nascholingsproducten”

Nascholing

Alle producten die bekend zijn als nascholingsproduct worden nu blauw gemaakt.

Selecteer eventueel extra nascholingsproducten (ook blauw maken) en druk op de knop “Geselecteerde producten als nascholingsproduct instellen”.

Verder is het van belang dat van alle producten wordt aangegeven of dit theorie- of praktijkproducten zijn. Theorieproducten kunnen gepland worden op een theoriecursus, praktijkproducten op het oefenterrein.

Druk op de knop ‘Toon praktijkproducten’. Alle praktijkproducten worden nu geselecteerd. (blauw gemaakt). Selecteer eventuele extra praktijkproducten en druk op de knop ‘Geselecteerde producten als praktijkproduct instellen’. Alle niet geselecteerde producten zijn nu automatisch theorie producten.

Nieuwe producten toevoegen.

Wanneer uw bedrijf niet is gecertificeerd voor een bepaald product, maar u wilt toch kunnen registreren dat deze nascholing heeft plaatsgevonden bij een andere rijschool, dan moet dit handmatig worden toegevoegd aan de lijst met producten.

In CBR connect: tabblad stamgegevens > tabblad  Producten

druk op de knop ‘Eigen product toevoegen’

Image

Geef de afkorting en omschrijving zoals deze bekend zijn bij het CBR. Vink aan of het om een praktijkproduct gaat en druk op ‘Ok’. omdat op deze productcode geen examens gepland zullen worden is het niet noodzakelijk hiervoor een product-locatie combinatie aan te maken.

Tijden aanpassen

Achter elk product worden 2 tijden vermeld: de eerste wordt gebruikt als duur van het examen, de tweede als duur van een blok nascholing. Wanneer de nascholingsduur niet correct is:

Selecteer alle vakken waarvan u de nascholingsduur wilt aanpassen.

klik nu met de rechter muistoets op een van de geselecteerde producten en kies “nascholingsduur wijzigen”.

Image

U kunt nu de nascholingsduur in minuten ingeven. Normaal gesproken is dit 420 minuten.

 

Oefenterrein categorieen aanpassen

Voor de praktijkvakken die op het oefenterrein worden gepland moet de oefenterrein categorie worden aangepast:

in de planning:  menu onderhoud lijsten > soort les voor oefenterrein / vakbekwaamheid

Selecteer de soort les die u wilt aanpassen en klik op “wijzig”

Image

In het scherm dat nu opkomt: zet het vinkje “Nascholings product” en selecteer het product uit de lijst.

N.B. wanneer het gewenste product niet voorkomt in de lijst is het waarschijnlijk niet als praktijkproduct gekenmerkt.

ga dan in CBR connect naar het tabblad stamgegevens > tabblad producten.

druk op de knop “Toon praktijkproducten”.

Selecteer het gewenste product (blauw maken) en druk op “Geselecteerde producten als praktijkproduct instellen.

5.2.Theorie

NASCHOLING THEORIE

Nascholingscursus als theoriecursus Cursus definieren

Een nascholingscursus voor de theorie wordt aangemaakt als gewone cursus. Wel is het noodzakelijk dat voor deze cursus een product wordt geselecteerd dat als nascholingsproduct is gekenmerkt in de stamgegevens.

Bij het aanmaken van een cursus wordt de dagtoevoeging van het produkt afgehaald, hierdoor is het mogelijk om 1 cursus aan te maken voor N01-1, N01-2 en N01-3. Elk van deze 3 kan gekozen worden als product voor deze cursus.

Wanneer het een combinatie cursus betreft (met cursisten voor verschillende categorieen) selecteer dan de verwachte meest voorkomende categorie, maar in ieder geval een nascholings categorie.

Verder is het van belang dat de begintijd van elk blok overeenkomt met de begintijd zoals deze bekend is bij het CBR. de duur van een blok is niet van belang hierin: voor de nascholingsduur wordt gerekend met de nascholingsduur welke is aangegeven in de stamgegevens. Zo kunt u een cursus waarin een pauze valt rustig als een blok van 8 uur in de planning zetten, de nascholingsduur blijft hiermee op 7 uur staan.

Opdelen van de cursusdagen

Wanneer een cursusdag wordt opgedeeld in meerdere delen (bijvoorbeeld ochtend / middag) of zelfs op twee dagen, dan wordt slechts een van de delen herkend bij het inlezen van de blokken bij het CBR. Voor dit blok zal dan ook de nascholingsduur worden berekend en geregistreerd bij de leerling. Nadeel is, dat het tweede blok wel herkend wordt op het controle tabblad van CBR connect, en dus terugkomt onder leerlingen die in de planning staan maar niet terugkomen van het CBR.

cursisten plannen

Tijdens het plannen van een cursist wordt gevraagd of deze cursus moet meetellen voor de nascholing (alleen wanneer de cursus is gekoppeld aan een nascholingsprodukt).

Image

Standaard staat dit vinkje aan, tenzij bij de cursist in “wijzig leerlinggegevens” is aangegeven dat deze cursist niet aan nascholing doet.

Voor een nascholingskandidaat laat u het vinkje aanstaan, anders moet het uitgezet worden.

Cursist categorie wijzigen (versie 6 pro)

Dit is van belang wanneer er op deze cursus mensen gepland worden voor verschillende categorieën. CBR connect kan alleen matchen wanneer de categorie klopt, dus deze moet dan in somige gevallen worden aangepast.

Aanpassen van de categorie is niet alleen van belang voor de matching in CBRConnect, het zorgt er ook voor dat de cursist de correcte categorie op zijn of haar planningsoverzicht terugziet.

In het tabblad theorie: klik met de rechter muistoets op de cursus en kies ‘leerlingen tonen / plannen’.

selecteer nu de gewenste leerling en druk op de knop ‘Categorie wijzigen’.

De lijst verschijnt nu met theorie produkten. selecteer het gewenste produkt voor deze cursist en druk op ‘Ok’.

in de cursistenlijst verschjnt nu de code van het produkt achter de naam van de cursist. Wanneer hier geen code staat geldt het produkt van de cursus zelf.

Via menu ‘invoeren > theorie cursus en examen’

selecteer de cursist en druk op enter.

in de lijst geplande cursussen: selecteer de cursus waarvan de categorie gewijziged moet worden. Druk nu op ‘Categorie wijzigen’.


De lijst verschijnt nu met theorie produkten. selecteer het gewenste produkt voor deze cursist en druk op ‘Ok’ In de lijst van geplande cursussen wordt de cursus nu getoond met 2 produktcodes: de eerste is van de cursus zelf, de tweede van de cursist.

Dagen uitsluiten (versie 6 pro)

Van belang bij combinatie cursussen, wanneer niet alle cursisten de volledige tijd aanwezig hoeven te zijn. De cursist wordt gepland op de cursus, waarna de dagdelen dat hij / zij niet aanwezig hoeft te zijn worden uitgesloten. Deze dagdelen verschijnen dan ook niet op de planning van de cursist en de presentielijsten.

in het tabblad theorie: klik met de rechter muistoets op de cursus en kies ‘leerlingen tonen / plannen’

selecteer nu de gewenste leerling en druk op de knop ‘Dagen uitsluiten’


Er verschijnt nu een lijst van de verschillende dagdelen waarop de cursus is gepland. Vink die dagdelen aan dat de cursist niet aanwezig hoeft te zijn. wanneer de gewenste dagdelen zijn geselecteerd kan dit scherm gesloten worden. de wijzigingen worden vanzelf opgeslagen.

Uitgesloten dagdelen worden niet getoond in het cursistenscherm, u kunt controleren welke dagen zijn uitgesloten door nogeens de cursist te selecteren en op “Dagen uitsluiten’ te drukken.

Via menu ‘invoeren > theorie cursus en examen’

selecteer de cursist en druk op enter.

in de lijst geplande cursussen: selecteer de cursus waarvan dagdelen uitgesloten moeten worden. druk dan op ‘Dagen uitsluiten’


Er verschijnt nu een lijst van de verschillende dagdelen waarop de cursus is gepland. Vink die dagdelen aan dat de cursist niet aanwezig hoeft te zijn. wanneer de gewenste dagdelen zijn geselecteerd kan dit scherm gesloten worden. de wijzigingen worden vanzelf opgeslagen.

Uitgesloten dagdelen worden niet getoond in het cursistenscherm, u kunt controleren welke dagen zijn uitgesloten door nogeens de cursist te selecteren en op “Dagen uitsluiten’ te drukken.

5.3.Praktijk

NASCHOLING PRAKTIJK

Nascholingscursus als praktijkblok

Cursusblok definiëren

Een nascholingscursus voor de praktijk wordt aangemaakt als blok op het oefenterrein. Wel is het noodzakelijk dat hiervoor een soort oefenterreinles  wordt geselecteerd dat als nascholingsproduct is gekenmerkt in de stamgegevens.

Het blok mag gepland worden als 1 blok van 7 uur, of als een reeks opeenvolgende blokken, net wat u gewend bent in verband met de consistentie.

Image

Beide hierboven getoonde blokken zijn mogelijk als blok voor de nascholing. Wel is het van belang dat de begintijd van het eerste blok overeenkomt met de begintijd zoals deze bekend is bij het CBR. de duur van een blok is niet van belang hierin: voor de nascholingsduur wordt gerekend met de nascholingsduur welke is aangegeven in de stamgegevens. Zo kunt u een cursus waarin een pauze valt rustig als een blok van 8 uur in de planning zetten, de nascholingsduur blijft hiermee op 7 uur staan.

Cursist plannen

Tijdens het plannen van een cursist wordt gevraagd of deze cursus moet meetellen voor de nascholing (alleen wanneer de soort  oefenterreinles bekend is als nascholing).

Image

Standaard staat dit vinkje aan, tenzij bij de cursist in “wijzig leerlinggegevens” is aangegeven dat deze cursist niet aan nascholing doet.

Voor een nascholingskandidaat laat u het vinkje aanstaan, anders moet het uitgezet worden.

U moet per kandidaat aangeven voor welk nascholingsproduct deze wordt ingepland. Wanneer het gewenste product niet voorkomt in de lijst, is dit waarschijnlijk niet als praktijkproduct aangemerkt in de stamgegevens.

5.4.CBR koppeling

NASCHOLING DOWNLOAD

Download via CBR connect

Het aanmaken van cursussen en het reserveren hiervan maakt geen onderdeel uit van de API waarvan CBR connect gebruik maakt, dit zal dus handmatig in TOP gedaan moeten worden.

Aanvragen downloaden

Tijdens downloaden van de aanvragen worden ook de aanvragen voor de nascholing meegenomen. Wanneer deze niet direct aan een cursist gekoppeld kunnen worden, dan worden zij getoond in de lijst van te matchen aanvragen. Het is van belang deze eerst te matchen alvorens de blokken gedownload worden, omdat anders de blokken ook niet te matchen zijn.

Blokken downloaden

Tijdens het downloaden van de blokken wordt eerst gecontroleerd of dit blok bekend is in de examenplanning. Is dit niet het geval, dan wordt gecontroleerd of het voorkomt in de nascholingsplanning. Is dit ook niet het geval, dan wordt dit gemeld aan de gebruiker. Aan de productcode is te zien of het hier om een examen of nascholing gaat.

Image

Pas wanneer het blok wordt teruggevonden in de  nascholingsplanning wordt dit automatisch geregistreerd bij de cursist. Hiervoor moet het dus zowel in de planning als bij het CBR correct geregistreerd zijn.

Controle

Bij het uitvoeren van de controles wordt ook gekeken welke cursisten wel in de nascholings planning voorkomen, maar waarvoor geen gereserveerd blok is gedownload. Deze worden weergegeven op tabblad 5 van het controlescherm.

Image

Resultaten downloaden

Tijdens het downloaden van de resultaten wordt ook de bij het CBR geregistreerde  aanwezigheid gedownload. Wanneer deze dus in TOP is geregistreerd, dan wordt dit automatisch aangepast bij de cursist.

5.5.Registratie aanwezigheid

NASCHOLING AANWEZIGHEID

Registratie aanwezigheid

Wanneer alle stappen van het plannen en downloaden volgens voorgaande zijn doorlopen, dan wordt de aanwezigheidsregistratie vanzelf ingevuld vanuit datgene dat bekend is in TOP. In sommige gevallen is het echter wenselijk de aanwezigheid handmatig in te voeren. Handmatig ingevoerde aanwezigheid wordt als voorlopig beschouwd, deze wordt definitief gemaakt door de download van de resultaten.

In de theorieplanning

De registratie van aanwezigheid in de theorieplanning verloopt gewoon via de presentielijst.

planning > tabblad theorie > rechter muistoets op theorie cursus > invoeren presentie

Image}

geef per cursist aan of deze al dan niet aanwezig is geweest. Vaak is het eenvoudiger om eerst via de knop ‘Iedereen aanwezig melden’ alle vinkjes aanwezig te zetten en dit vervolgens aan te passen voor de afwezigen.

In de praktijkplanning

dubbelklik op het blok nascholing (wanneer het blok als meerdere uren is gepland op het eerste van deze uren).

Image

Selecteer nu een voor een de cursisten en druk op de knop ‘Aanwezig’ of  ‘afwezig’.

5.6.Cursistregistratie

NASCHOLING TABBLAD

Registratie nascholing bij cursist

Wanneer de nascholing wordt gepland en via CBR connect gecontroleerd, dan verschijnt deze automatisch in het tabblad nascholing bij de cursist.

Image

De data en productcodes worden verzameld uit de planning en download van het CBR. De duur is zoals deze is aangegeven bij de productcode in de stamgegevens. De aanwezigheid is ofwel gedownload met de resultaten, ofwel handmatig geregistreerd in de planning.

 Handmatige registratie

Soms is het noodzakelijk de nascholing handmatig te registreren, bijvoorbeeld wanneer deze is gevolgd bij een andere rijschool, en u toch een volledige registratie wilt hebben.

Tabblad nascholing > knop ‘Nieuw’.

Image

Er verschijnen nu invoervelden voor een nieuw blok nascholing. Voer datum en tijd in en selecteer een nascholingsproduct. Geef in de aanvullende informatie aan waar deze nascholing is gevolgd. Aanvullende informatie is een verplicht veld. Druk op ‘Toevoegen’ om dit nascholingsblok te registreren.

Voor deze handmatig ingevoerde blokken wordt de aanwezigheid automatisch op ‘Aanwezig’ gezet.

Wanneer het  gewenste nascholingsproduct niet in de lijst staat, bijvoorbeeld omdat u hiervoor niet gecertificeerd bent, moet het eerst worden toegevoegd in de stamgegevens .

Wijzigen van nascholingblokken

Van automatisch geregistreerde blokken kan alleen de aanvullende informatie worden aangepast, van handmatig ingevoerde blokken  kan alle informatie worden aangepast.

om te wijzigen / verwijderen: klik eerst op de datum, hierdoor wordt de informatie van dit blok rechts getoond, en verschijnen de wijzig- en verwijderknop voor dit blok.

5.7.Online weergave

Nascholing in ISV Online

Alle geregistreerde nascholing wordt weergegeven in ISV Online, zowel in de cursisten portal als in de bedrijven portal voor de bedrijven die zijn gekoppeld als bedrijf of opdrachtgever.

Cursistenportal

In de cursisten protal kan de cursist bekijken hoeveel nascholing is gevolgd.

Image

Hier worden zowel de automatisch als ook de handmatig toegevoegde gegevens getoond.

Bedrijvenportal

In de bedrijven portal krijgt het bedrijf of de opdrachtgever een overzicht per cursist welke vakken er gevolgd zijn, inclusief de aanwezigheids registratie.

Image

5.8.Oproepen

Nascholing: oproepen herhalers

De cursisten die geregistreerd staan voor nascholing kunnen worden opgeroepen voor een volgende cursus.

Administratie > menu bedrijven > opvolging nascholing

Image

Selecteren

Selecteer met behulp van de kalenders de periode waarin de nascholing is gevolgd, en kies eventueel een categorie. De lijst wordt vanzelf gevuld met bedrijven die in de geselecteerde periode cursisten op nascholing hebben gestuurd.

Klikken op een bedrijfsnaam toont de cursisten behorend bij dit bedrijf.

Exporteren

De knop ‘Exporteer alle’ opent Excel en exporteert hier alle cursisten van de gemaakte selectie naartoe, gesorteerd op bedrijfsnaam / achternaam.

Brief sturen

U kunt een brief sturen naar het bedrijf, met hierin een lijst van de cursisten van dit bedrijf die voldoen aan de selectiecriteria. Selecteer hiervoor eerst een bedrijf en druk nu op ‘Brief aan geselecteerd bedrijf’.

In de template kunt u de invoegvelden voor bedrijven opnemen, en voor de cursisten een tabel met 6 kolommen, met in de eerste cel @leerling@.

Een voorbeeld template:

Image

6.CBR producten

Examencategorie ophalen

Om nieuwe producten en locaties van het CBR in ISV planning  te laden dient u gebruik te maken van CBR Connect en ISV Planning. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

  1. Indien u ISV Planning open heeft staan, sluit u deze af.
  2. Start CBR Connect
  3. Open het tabblad “Stamgegevens”
  4. Klik op de knop “gegevens downloaden
  5. CBR Connect laadt nu nieuwe CBR producten in het systeem van ISV. Wacht tot de procedure is voltooid. Na het afronden krijgt u de melding “De download is compleet” in beeld.
  6. Sluit CBR Connect
  7. Start ISV Planning
  8. Ga naar het tabblad “Onderhoud Lijsten”
    17. Menu onderhoud lijsten (planning) top producten locaties.png
  9. Kies voor Top producten / Locaties
  10. Kies Producten uit het submenuHet scherm wat u vervolgens te zien krijgt (zie afbeelding hieronder) is het scherm waarin u de automatisch opgehaalde TOP producten vanuit de koppeling met het CBR (via CBR Connect) kunt beheren. Allereerst is het belangrijk dat u voor uw producten aangeeft of het een praktijk- of theorieproduct betreft.

      • Er wordt automatisch aangevinkt welke producten meetellen in de verplichte nascholing (zie de tweede kolom).
      • In de derde kolom kunt u de producten aanvinken die u het meest gebruikt. De voorkeurstabel doet niets anders dan in verdere lijsten met TOP producten de aangevinkte producten bovenaan in de lijst vermelden.

    In de laatste kolom kunt u aangeven voor welke producten een machtiging dient te zijn afgegeven alvorens het product op naam gereserveerd kan worden (producten in de categorie personenauto).

  11. Selecteer welke producten als Praktijk dienen te worden weergegeven
  12. Selecteer welke producten als voorkeur in uw productlijst moeten voorkomen
  13. Sluit “Top producten beheren”.

U heeft nu uw producten bijgewerkt. Deze producten worden standaard als wit weergegeven in de planning. Dit zou verwarring kunnen geven voor de instructeur. Daarom bevat ISV ook de mogelijkheid om de kleuren van de categorieeën in de planning aan te passen. Hoe u dit kunt bewerkstelligen leest u hieronder.

 

6.1.CBR examenkleur

Kleurcodes bijwerken 

 Open planning

  1. Open onderhoud lijsten
  2. selecteer “kleur van de vrije blokken”
  3. U krijgt nu een scherm met alle categorieën en de mogelijkheid om de kleur per categorie te bepalen. Klik op “Toon kleur”
  4. Selecteer een kleur en klik op “OK”
  5. Vink de lescategorieën aan om de kleur toe te wijzen
  6. Om de kleur definitief in te stellen voor desbetreffende lescategorie(ën), klikt u op “Kleur instellen voor de geselecteerde categorieen
  7. U heeft de kleuren aangepast

 

6.2.Examencategorie per instructeur

Examencategorie toevoegen aan instructeur


Nadat u de kleuren heeft toegevoegd aan de examencategorieën, dient u de deze nog te koppelen aan desbetreffende instructeurs. Hieronder volgt een stappenplan:

  1. Open Administratie
  2. Ga naar tabblad Personeel
  3. Selecteer “Instructeur wijzigen”
  4. U krijgt nu het personeelsbestand te zien. (Volg vanaf hier de stappen zoals weergegeven in onderstaande afbeelding)
  5. Selecteer instructeur (1)
  6. Selecteer rijschool (2)
  7. Klik op de knop “Nieuw”(3)  voor Examens die getoond moeten worden in de planning
  8. Selecteer de nieuwe categorie(en) (4)
  9. Bevestig uw keuze door op “Ok” Te klikken (5)
  10. Bevestig de wijziging door op “Ok te klikken (6)

6.3.Planning-handleiding-Oproepkaart-instellen

Oproep kaarten vanuit ISV

Om oproepkaarten te kunnen printen vanuit ISV dienen de teksten per categorie aangevuld te worden.

In de ISV Planning onder het menu “Onderhoud lijsten” > “Top producten / Locaties” > “Produkten” klik op de Code. u kunt dan onderin het scherm de juiste tekst plaatsen.

oproepinstellen

Door bij de juiste categorie te kiezen voor “Text voor oproepkaart openen” zal er een nieuw scherm openen met daarin de tekst die kan worden geplaatst in ISV.

Eventuele medische verklaring en zelfreflectieformulier zal tijdens het printen van de oproepkaart direct worden meegeprint.  Deze hoeven dus niet in ISV te worden gekopieerd.

U kunt de ontbrekende gedeelten tekst uit de orginele oproepkaart kopieeren en hier plakken.

Indien er een wijziging bij het CBR plaatsvind of er bij u oproepkaarten voor andere categorieen beschikbaar zijn, zouden wij het op prijs stellen als wij hierover, door de ISV gebruikers, geinformeerd worden (via email), zodat wij de teksten op deze pagina kunnen bijwerken en het voor elke ISV gebruiker eenvoudig wordt om de teksten in ISV te plaatsen.

Een zelfreflectieformulier wordt afgedrukt wanneer de tekst van de oproepkaart het woord ‘Zelfreflectie’ bevat

Stel voor   bewerken