1.CBR-handleiding

Starten met de CBR Koppeling

Deze handleiding beschrijft de stappen die u kunt doorlopen wanneer u voor het eerst aan de slag gaat met ISV CBR koppeling. De handleiding is opgebouwd aan de hand van de tabbladen die u terugvindt in het programma.

2.CBR-handleiding-aanvraag-indienen

CBR Koppeling aanvraag indienen

In het tabblad ‘Aanvragen indienen’ (zie afbeelding) wordt de lijst met aan te vragen leerlingen bij het opstarten van het programma direct gevuld . Indien u op dit tabblad klikt, verschijnt er automatisch een selectie van leerlingen waarvoor een aanvraag is ingediend in ISV maar nog niet is verstuurd naar het CBR.

De namen die naar voren komen in dit tabblad kunt u per kandidaat selecteren om vervolgens de aanvraag daadwerkelijk in te dienen bij het CBR. Hiervoor klikt u op de knop ‘Geselecteerde aanvragen indienen’. Per kandidaat komt er vervolgens een melding terug omtrent de status van de aanvraag, dit verschijnt op een extra regel onder de kandidaat. Het is belangrijk dat het indienen van de aanvragen tenminste één maal per dag plaatsvindt. Als de aanvragen zijn ingediend en goedgekeurd door het CBR kunt u verder gaan met het tabblad ‘Aanvragen ophalen’.

3.CBR-handleiding-aanvraag-ophalen

CBR Koppeling aanvraag ophalen

In het tablad ‘Aanvragen ophalen’ klikt u op de knop ophalen aanvragen (zie afbeelding). ISV zal vervolgens de lopende aanvragen downloaden en automatisch matchen met de leerlinggegevens in ISV, indien een leerling niet kan worden gematcht ziet u deze terug in de lijst. De kandidaten in de lijst kunt u vervolgens handmatig koppelen aan de juiste leerling in ISV.

9. Aanvraen ophalen 1.png

Voor het matchen selecteert u bovenin het scherm een leerling (zie onderstaande afbeelding), deze zoekt u vervolgens door het begin van de naam in te vullen in het invoerveld. Wanneer u vervolgens op Enter drukt klapt de leerlinglijst uit waardoor er een keuze kan worden gemaakt voor de juiste kandidaat. Klik ten slotte op de knop “Match leerling” om de aanvraag te matchen met de leerlingggegevens in ISV. De eerste keer dat u CBR koppeling gebruikt kan deze lijst behoorlijk lang zijn, het is aan te raden om de aanvragen samen met één of meerdere collega’s te matchen alvorens verder te gaan naar het volgende tabblad.

10. Aanvragen ophalen 2.png

Als de aanvragen zijn opgehaald en gematcht met de leerlinggevens in ISV kunt u verder gaan met het tabblad ‘Blokken ophalen’.

4.CBR-handleiding-blokken-ophalen

CBR Koppeling blokken ophalen

In het tabblad ‘Blokken ophalen’ kunt u de in TOP gekochte blokken inlezen in ISV, u dient hiervoor te kiezen voor de knop ‘blokken inlezen’. De lijst die zichtbaar wordt, en dit kan de eerste keer een behoorlijke lijst zijn, betreft kandidaten waarvan de gegevens niet kloppen met hetgeen er vanuit TOP is ingelezen.

12. Blokken ophalen 1.png

In de lijst met kandidaatgegevens, zoals in onderstaand voorbeeld, wordt aangegeven wat de reden is dat de kandidaat in de lijst voorkomt. Zo kan het zijn dat de aanvraag niet is gematcht met de leerlinggegevens in ISV (zie Aanvraag ophalen).

13. Blokken ophalen 2.png

Hieronder volgt een lijst van alle mogelijke redenen waardoor een kandidaat in de lijst zichtbaar kan worden:

Aanvraag niet gematcht; aanvraag is niet gematcht met leerlinggegevens in ISV.

Aanvraag niet gevonden; er is nog geen aanvraag bekend bij het CBR voor de betreffende kandidaat. Deze melding is alleen mogelijk wanneer de blokken worden ingelezen voordat de aanvragen zijn opgehaald (vorig tabblad).

Categorie klopt niet; De produktcategorieën in TOP en ISV komen niet overeen. Zo is er bijvoorbeeld een B examen in de planning gezet terwijl er een B-T is gekocht in TOP. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen fouten in de praktijk, theorie, oefenterrein, nascholing oefenterrein en nascholing theorie.

Locatie klopt niet; De opgegeven locatie in ISV planning komt niet overeen met de locatie in TOP. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen fouten in de praktijk, theorie, oefenterrein, nascholing oefenterrein en nascholing theorie.
Tijd klopt niet; De tijd waarop het examenblok is gepland in ISV komt niet overeen met de tijd van het examenblok zoals dit is gekocht in TOP. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen fouten in de praktijk, theorie, oefenterrein, nascholing oefenterrein en nascholing theorie.
Leerling niet terug te vinden in de planning; Examenblok is gekocht in TOP maar kandidaat is niet zichtbaar in de planning. Hierbij wordt een onderscheid aangegeven tussen de praktijk- en theorieplanning.

14. Blokken ophalen 3.png

In de lijst wordt als reden de fout weergegeven die als eerste door ISV wordt ontdekt. Het kan echter zo zijn dat bij een examenblok bijvoorbeeld niet alleen de tijd maar ook de locatie onjuist is. Het is daarom belangrijk om nadat de redenen in de lijst zijn aangepakt de blokken nogmaals in te lezen om te controleren of alle fouten zijn opgelost (zie bovenstaande melding). Als er geen blokken meer voorkomen in de lijst kunt u verdergaan met het tabblad ‘Reserveren’.

5.CBR-handleiding-reserveren

CBR Koppeling reserveren

In het tabblad ‘Reserveren’ worden in het bovenste veld de kandidaten zichtbaar waarvoor u tijdens het plannen in ISV Planning een reservering hebt gemaakt. Deze reserveringen dienen ook bij TOP te worden ingediend. Dit is mogelijk door de betreffende kandidaten te selecteren en vervolgens de knop ‘Geselecteerde reserveringen indienen’ in te drukken.

15. Reserveren.png

U krijgt direct een resultaat terug vanuit TOP, deze resultaten worden zichtbaar in het onderste veld. Wanneer de reservering correct is ingediend krijgt u de melding ‘Gelukt’ mocht een reservering niet lukken dan krijgt u als melding ‘Blok is niet langer vrij’. Dit kan alleen voorkomen wanneer een collega direct een aanvraag en reservering heeft gemaakt in TOP terwijl een andere collega dezelfde reservering heeft gedaan via ISV.

Om dubbele reserveringen te voorkomen is het belangrijk om minimaal dagelijks de gemaakte reserveringen in te dienen. Als alle reserveringen zijn ingediend kunt u verdergaan met het volgende tabblad ‘Resultaten’.

6.CBR-handleiding-resultaten

CBR Koppeling resultaten

In het tabblad resultaten kunt u per dag of over een bepaalde periode de resultaten van de afgelegde toetsen en examens ophalen vanuit TOP en inlezen in ISV. Het tabblad laat alleen de resultaten zien van definitief goedgekeurde examens, het is dus belangrijk om foutmeldingen in eerdere tabbladen opgelost te hebben voordat het examen wordt afgelegd.

16. Resultaten 1.png

Naast het ophalen en inlezen van de resultaten geeft dit tabblad de mogelijkheid om eerder handmatig ingevoerde resultaten te overschrijven met de resultaten die rechtstreeks vanuithet CBR afkomstig zijn. Hiervoor zet u het vinkje aan bij ‘1e / her overschrijven’ alvorens u op de knop ‘Resultaten downloaden’ drukt. Tevens is het mogelijk om examens die als eerste examen vermeld staan in ISV aan te passen naar een herexamen (middels de knop wijzig 1e/her en examinator). Dit is met name praktisch wanneer u onlangs bent gestart met ISV en er bijvoorbeeld eerder BE examens van een kandidaat in uw oude systeem vermeld staan.

Na het downloaden van de resultaten biedt ISV CBR Koppeling u de mogelijkheid om de opgevraagde lijst af te drukken. Wanneer de resultaten zijn gedownload kunt u verder gaan met het tabblad ‘Controle’.

7.CBR koppeling nascholing

Handleiding automatisch bijwerken nascholing

Op het tabblad Nascholing kunnen de nascholingscursussen die bekend zijn binnen het CBR worden opgehaald, inclusief de geplande cursisten. Deze worden vervolgens vergeleken met wat er in de planning staat.

Cursisten die nog niet bekend zijn bij het CBR kunnen individueel of als groep met een druk op de knop worden toegevoegd. Hierdoor is het niet meer noodzakelijk de BSN / kandidaatsnummer lijst af te drukken en hiermee stuk voor stuk de kandidaten in te voeren

Gegevens ophalen

Selecteer de gewenste periode met behulp van de kalenders. De applicatie onthoudt de periodeduur, zodat de volgende keer evenveel weken opgehaald worden. Druk nu op de knop Cursussen ophalen.

Er wordt nu contact gelegd met het CBR, en de cursussen van de gekozen periode worden opgehaald, inclusief de geplande kandidaten. In ISV Planning wordt gezocht naar de cursus (theorie of oefenterrein), die overeenkomt met de cursus uit het CBR. Wanneer deze koppeling gelegd kan worden, worden de gegevens uit de planning met een grijze achtergrond getoond om aan te geven dat deze zojuist zijn gematcht.
Vervolgens worden de cursisten die bij het CBR bekend zijn vergeleken met de cursisten die in de planning staan.

Meerdere cursussen uit Top kunnen gekoppeld zijn aan dezelfde cursus in ISV. Dit omdat in Top voor elke categorie een aparte cursus aangemaakt moet worden, terwijl in ISV de categorie van de cursist kan worden aangepast. In dit geval (bijvoorbeeld ADR) zal in de rechter kolom altijd een rode kleur worden getoond. Ook dit proberen we in de nabije toekomst te automatiseren .

In een rode kleur wordt weergegeven of er in de planning of bij het CBR kandidaten ontbreken. Als alles klopt worden de aantallen cursisten in groen weergegeven.

Gekozen periode

De capaciteit voor de toetsen wordt niet langer gedownload met de examenblokken. Deze capaciteit wordt nu enkel nog in dit scherm gedownload. Dit houdt in, dat alleen die capaciteit bekend is in de geselecteerde periode. Wanneer bijvoorbeeld de periode tot de volgende maand hier wordt bekeken, dan is de capaciteit van later niet bekend. Dit houdt in dat toetsen die in de planning staan na deze periode tijdens de examencontrole tevoorschijn komen als vakbekwaamheid niet bekend bij het CBR, ook als staan ze wel ingepland in Top. Houd hiermee rekening bij het beoordelen van dit overzicht in de examencontrole.

Cursussen

handmatig matchen

Wanneer de matching met een cursus in ISV planning niet is gelukt (dit kan zijn door een foute categorie of tijd maar ook omdat er meerdere cursussen in aanmerking komen) wordt getoond ‘cursus kan niet gevonden worden’. selecteer dan de betreffende regel, en druk op Kies (andere) cursus

Onderaan het scherm wordt een lijst getoond van alle nascholing die op die dag is gepland (eerst theorie, dan praktijk). Klik op de cursus waarmee gematcht moet worden. Er verschijnt nu een knop ‘Koppelen’ onder deze lijst. Druk hierop om de cursussen te matchen. De lijst met cursussen wordt nu opnieuw opgebouwd met aangepaste gegevens.

Verwijderde cursus

Wanneer een cursus is verwijderd uit Top, wordt deze niet automatisch verwijderd uit de cursuslijst., omdat de cursus gegevens bewaard moeten worden voor toekomstige ontwikkelingen.. Om deze uit de lijst te halen: druk op de knop ‘Deze cursus verwijderen’. De cursus wordt nu uit de lijst verwijderd. Mocht dit gebeuren met een verkeerde cursus, dan wordt hij automatisch weer toegevoegd bij het opnieuw ophalen van de cursussen.

Cursisten

Klikken op een cursus regel toont de geplande cursisten

In de linker drie kolommen worden gegevens vanuit Top getoond. Wanneer een bijbehorende kandidaat gevonden kan worden in ISV planning, worden deze gegevens in de rechter drie kolommen getoond. Onderaan de lijst. worden de kandidaten getoond die wel voorkomen in ISV planning maar niet in Top. Wanneer dit laatste voorkomt, zal de knop ‘Alle toevoegen aan CBR’worden getoond.

Enkele cursist toevoegen

Als geklikt wordt op een regel van een cursist die wel voorkomt in ISV planning maar niet in Top, dan verschijnt de knop ‘invoeren in CBR’. deze knop voert de geselecteerde cursist in op de geselecteerde cursus. Wanneer het kandidaatsnummer bekend was, wordt dit gebruikt voor het invoeren, anders BSN of naam. Wanneer het kandidaatsnummer nog niet bekend was, komt dit nu wel terug uit de communicatie en wordt dit ingevuld bij de betreffende cursist. Wanneer er een foutmelding optreedt bij het invoegen, dan wordt deze getoond

Alle toevoegen

Drukken op de knop ‘alle toevoegen aan CBR’ voegt in een keer alle cursisten die nog niet in Top staan toe aan de cursus.

Wanneer geklikt wordt op een regel waar de cursist ontbreekt in ISV planning, komen de volgende opties tevoorschijn:

Verwijden uit CBR

Drukken op de knop ‘verwijderen uit CBR’verwijdert de kandidaat van de cursus in Top. Dit is alleen mogelijk wanneer de kandidaat wel is gekoppeld (het kandidaatsnummer is bekend in ISV), omdat ook de geboortedatum meegegeven moet worden

Toevoegen in planning

Wanneer de kandidaat is gekoppeld (het kandidaatsnummer is bekend in ISV), dan wordt de kandidaat ingevoerd in de geselecteerde cursus in ISV planning

Koppel aan geplande cursist

De volgende situatie kan zich voordoen, meestal wanneer een kandidaat dubbel is ingevoerd in ISV:

De koppeling met de juiste cursist in de planning kan niet gemaakt worden, omdat er een andere cursist bestaat in ISV met dit kandidaatsnummer. > druk nu op de knop ‘koppelen met geplande cursist’ Onderin het scherm wordt een lijst getoond met alle cursisten die gepland zijn op de betreffende cursus. Selecteer de juiste cursist, en druk op de knop ‘Koppel’ die dan verschijnt. Het kandidaatsnummer wordt nu weggehaald bij de andere cursist en toegevoegd bij de geselecteerde.

8.CBR koppeling vakbekwaamheid

Handleiding bijwerken vakbekwaamheid

Het tabblad voor de vakbekwaamheid werkt ongeveer gelijk aan het tabblad nascholing. Uitgangspunt is hierbij dat de vakbekwaamheidstoetsen gepland worden als toets op het oefenterrein. Om de koppeling te kunnen leggen, moet worden aangegeven welke toets er verwacht kan worden op een gepland oefenterrein blok.

Ga hiervoor in ISV planning naar menu onderhoud lijsten > soort les voor het oefenterrein. Kies hier nu de oefenterreinsoort die gebruikt wordt om een toets te plannen.

Selecteer nu de vakbekwaamheidstoets in het lijstje ‘Toets product’ en druk op ok om op te slaan.
Omdat er per oefenterreinsoort maar 1 product gekoppeld kan worden, is het noodzakelijk om per toets product een soort oefenterrein te hanteren.

Tevens is het noodzakelijk dat alle toetsen op de begintijd van een blok worden gepland. Er kan dus geen gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om meerdere kandidaten met verschillende toets tijden te plannen

Gegevens ophalen

Het ophalen van de toetsen werkt nu hetzelfde als het ophalen van de cursussen bij de nascholing. Alleen zijn er twee extra kleuren gebruikt voor de geplande cursus:

Dit is, omdat de toets apart wordt ingepland waarbij nog keuzes gemaakt kunnen worden met betrekking tot productcode en locatie.. Donkergroen betekent hier dat de locatiecode niet klopt, geel betekent dat de productcode niet klopt. In deze gevallen blijft de kolom cursisten wit.

Gekozen periode

Kandidaten

Klikken op een toets toont in de onderste helft van het scherm de geplande kandidaten. Klikken op een kandidaat geeft de volgende mogelijkheden:

Enkele kandidaat toevoegen

Als geklikt wordt op een regel van een kandidaatdie wel voorkomt in ISV planning maar niet in Top, dan verschijnt de knop ‘invoeren in CBR’. deze knop voert de geselecteerde cursist in op de geselecteerde toets. Wanneer het kandidaatsnummer bekend was, wordt dit gebruikt voor het invoeren, anders BSN of naam. Wanneer het kandidaatsnummer nog niet bekend was, komt dit nu wel terug uit de communicatie en wordt dit ingevuld bij de betreffende cursist. Wanneer er een foutmelding optreedt bij het invoegen, dan wordt deze getoond

Verwijderen uit CBR

Drukken op de knop ‘verwijderen uit CBR’ verwijdert de kandidaat van de cursus in Top. Dit is alleen mogelijk wanneer de kandidaat wel is gekoppeld (het kandidaatsnummer is bekend in ISV), omdat ook de geboortedatum meegegeven moet worden

Toevoegen in planning

Wanneer de kandidaat is gekoppeld (het kandidaatsnummer is bekend in ISV), dan wordt de kandidaat ingevoerd in de geselecteerde cursus in ISV planning

Koppelen aan geplande kandidaat

Wanneer de gegevens van de geplande kandidaat niet volledig zijn (het kandidaatsnummer is nog niet bekend binnen ISV) kan er een lijst getoond worden met geplande cursusten, door er hier een te selecteren en op de knop koppelen te drukken wordt de kandidaat gematcht en zal dus de volgende keer automatisch gekoppeld worden.

9.CBR-handleiding-controle

CBR Koppeling controle

Binnen ISV Planning heeft u de mogelijkheid om een totale controle uit te voeren, hierbij worden alle mogelijke aanvragen en examencapaciteit en reserveringen nog eens gecontroleerd.

U kunt de controle starten door in ISV Planning menu Examens het onderdeel “Examencontrole” te openen en de knop “Controles uitvoeren” te klikken.

Er wordt nu op verschillende aspecten ten aanzien van het aanvragen, inplannen en reserveren van toetsen, examens en nascholingscurussen gecontroleerd.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen 5 verschillende controles die na de onderstaande afbeelding worden omschreven.

1. Examens in de planning waarvoor nog geen aanvraag bekend is; in het scherm wordt onderscheid gemaakt tussen examens in de praktijkplanning, op het oefenterrein of theorie. Examens die tijdens deze controle zichtbaar worden zijn gepland in ISV zonder hiervoor een aanvraag aan te hebben gemaakt. De aanvraag kan alsnog handmatig worden aangemaakt via ISV Planning (menu Examens – Aanvraag aanmaken).

1. Examens in de planning waarvoor de aanvraag nog niet is geaccepteerd; ook hier is het scherm ingedeeld in 3 velden. Examens die hier zichtbaar worden betreffen examens waarvoor de aanvraag bij het CBR nog in behandeling is. Dit betekent meestal dat het gaat om een medisch traject waarbij er nader onderzoek wordt gedaan naar de Eigen Verklaring van de kandidaat of er nog geen Eigen Verklaring is ingediend.

1. Gereserveerde examens die niet terug te vinden zijn in de planning; hier wordt het scherm opgedeeld in twee delen, te weten theorie en praktijk. Alle examens die op deze lijst naar voren komen betreffen examens die volgens TOP gereserveerd zijn maar niet terug te vinden zijn in ISV Planning. In het scherm verschijnt de naam van de cursist met tevens de reden waarom het examen niet gevonden kan worden in ISV Planning. Hieronder volgen deze redenen: Voorlopige examens waarvoor geen gekochte blokken beschikbaar zijn; in dit scherm wordt onderscheid gemaakt tussen wederom 3 velden (praktijk, oefenterrein en theorie). In deze lijst staan alle examens die wel in ISV Planning zijn ingepland maar waarvoor geen examenblokken beschikbaar zijn bij het CBR. Het kan zo zijn dat er wel een blok bestaat maar dat dit op een verkeerde locatie of categorie in ISV is aangegeven. U dient de kandidaat opnieuw op het examen te plaatsen in ISV Planning met de juiste gegevens.
  - Locatie klopt niet; De aangegeven locatie in ISV Planning komt niet overeen met de locatie in TOP
  - Produktcode klopt niet; De aangegeven produktcode in ISV Planning (bijv. AVD) klopt niet ten aanzien van het gekochte product in TOP (bijv.. B)
  - Tijd klopt niet; De aangegeven tijd in ISV Planning komt niet overeen met de tijd in TOP
  - Leerling niet terug te vinden in planning; Examenblok is gereserveerd voor kandidaat in TOP maar niet gepland in ISV
  - Leerling wel in planning maar status klopt niet; De leerling staat wel gepland op de juiste plaats en tijd maar de les is niet als examen ingepland (lesstatus wijzigen).

Leerlingen die gepland staan voor een nascholingscursus maar niet bekend zijn bij het CBR; Tijdens deze controle wordt er gekeken welke nascholingskandidaten voorkomen in de nascholingsplanning in ISV Planning maar waarvoor geen gereserveerde blokken zijn gedownload bij het CBR. Let op: alleen de capaciteit is bekend die is gedownload in het tabblad nascholing in CBR connect. Cursisten die in de planning staan na deze periode worden hier duts altijd weergegeven als zijnde niet bekend bij het CBR, ook al staan ze wel in Top. Selecteer eventueel een langere periode voor het downloaden van de nascholings cursussen, zodat ook deze gegevens bekend zijn binnen ISV

Wanneer al deze tabbladen doorlopen zijn bent u in principe klaar met het gebruik van ISV CBR Koppeling.

10.CBR-handleiding-stamgegevens

CBR Koppeling stamgegevens

In het tabblad ‘Stamgegevens’kunnen nieuwe produkten, voorkeursprodukten, locaties, voorkeurslocaties, instructeurs, etc. worden geladen of aangepast in de ISV database.kiest hierbij voor het tabblad ‘Stamgegevens’ (zie afbeelding). Vervolgens klikt u op de knop ‘Gegevens downloaden’.

15. Eerste scherm CBR connect.png

Zodra de stamgegevens zijn opgehaald krijgt u de melding ‘De download is compleet’ (zie afbeelding). Dit betekent dat de koppeling met het CBR is geslaagd, het onderhouden van produkten en locaties vind plaats in ISV planning en wordt beschreven in de handleiding voor nieuwe gebruikers.

16. Download compleet stamgegevens CBR.png

Gebruik dit tabblad alleen indien er stamgegevens, zoals hierboven aangegeven, zijn veranderd of aangepast dienen te worden.