1.Admininistratie-handleiding

LAYOUT ADMINISTRATIE

De header en de onderliggende tabbladen zijn door jarenlange ervaring opgebouwd en bieden de meest functionele layout voor het gebruik van de software. Klik op een van de onderdelen om een beschrijving te lezen.

1.2.Voorkeurstabblad

Voorkeurstabblad instellen

Standaard wordt het dashboard geopend wanneer een leerling gezocht wordt. Dit kan voor alle gebruikers worden aangepast dat het tabblad facturering als eerste wordt geopend: ISV Administratie > menu bestand > instellingen > tabblad administratie > starten met tabblad facturering.

Voor sommige gebruikers is het wellicht handiger om direkt te starten met het memo tabblad of het planning tabblad. Dit kan de gebruiker voor zichzelf instellen:

ISV Administratie > menu leerlingen > Voorkeursscherm instellen.

Er verschijnt nu een keuzelijst met de diverse tabbladen. Selecteer het gewenste tabblad, en druk op “Ok”.  Vanaf dit moment zal het geselecteerde tabblad worden getoond wanneer een leerling gezocht is.

1.3.Dashboard

Tabblad dashboard

Het tabblad dashboard is niet gewijzigd ten opzichte van voorgaand versies

Image

Voor elke geleste categorie wordt een knop getoond. Drukken op de knop  toont het gekoppelde protocol, de financiële consistentie voor deze categorie en de examenresultaten binnen de categorie.

Protocollen zijn te definiëren via ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > Protocollen en onderdelen

1.4.Personalia

Tabblad personalia

Het tabblad personalia bevat persoonsgegevens waarvoor in de header geen plaats meer was en de mogelijkheid een foto van de leerling in te voegen.

Image

Net als in de header zijn de vakken klikbaar wanneer de titel onderstreept is en hebben de numerieke vakken een kopieer functie onder de rechter muistoets.

Foto

U kunt een foto invoegen van de leerling, deze wordt dan getoond op het tabblad personalia en een kleinere kopie in de header.

Wanneer u foto’s wilt opslaan moet er op de server in de isv map een map “Leerlingfoto” aanwezig zijn, hierin worden de foto’s opgeslagen

Foto’s invoegen en bekijken zijn gebruikersrechten. U kunt deze instellen bij de gebruikersgroepen

ISV Planning > menu gebruikers > groepen aanmaken en rechten zetten > knop wijzigen

Selecteer nu de groep waarvan u de rechten wilt wijzigen en zet de vinkjes voor foto’s bekijken en foto’s toevoegen

Image

Foto invoegen van bestand:

Wanner u een foto bestand hebt dan kan dit ingevoegd worden, bijvoorbeeld vanaf een SD kaart van een digitale kamera. Druk hiervoor op de knop “Nieuw van bestand”. Er wordt nu een standaard bestand-open dialoog getoond. Blader naar het fotobestand en druk  op “Openen”. Er wordt nu een kopie van het bestand gemaakt in de “Leerlingfoto” map in de ISV map op de server en het bestand wordt getoond op tabblad personalia en in de header.

Foto invoegen van webcam

Wanneer een webcam is geïnstalleerd op de computer kan er direct een foto mee gemaakt worden. Druk hiervoor op de knop “Nieuw van webcam”. er verschijnt nu een scherm waarin het bewegende webcam beeld wordt getoond. Vul een eventuele titel in voor deze foto en, wanneer de compositie goed is, druk op “Ok”. de foto wordt nu opgeslagen en getoond in tabblad personalia en de header.

Foto verwijderen

U kunt meerdere foto’s van de leerling invoegen, en altijd verwijderen. Drukken op de knop “Verwijderen” verwijdert de op dat moment zichtbare foto

 

1.5.Facturering

Tabblad facturering

In het tabblad facturering is niet veel gewijzigd ten opzichte van voorgaande versies

Image

Onderaan het scherm is een samenvatting toegevoegd met het aantal facturen, uitgestelde- en proformafacturen

1.6.Memo

Tabblad memo

In het tabblad memo worden alle memo’s van de leerling getoond.

Image

Meer lezen

Klik op de memo om meer te lezen wanneer deze niet in het overzicht past.

Nieuwe memo

Druk op “Nieuwe memo”.

Image

Type de tekst in het witte vlak onderaan het scherm. Selecteer de soort memo en een personeelslid (beide optioneel) en druk op “Ok” om in te voeren.

Soort memo en betreffend personeelslid zijn van belang voor  de memoafhandeling (ISV Administratie >menu MIS > Memoafhandeling) omdat zij daar als filtercriteria gebruikt kunnen worden.

Soorten voor de memo kunt u invoeren in ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > Memo soorten.

Wanneer de lijst personeeldleden begint met lege regels, dan zijn dit instructeurs van wie de aanvullende informatie (achternaam) niet is ingevuld in ISV Administratie > menu personeel > instructeur wijzigen.

Memo wijzigen / verwijderen

Om een memo te wijzigen: selecteer de memo met het vinkboxje vooraan de regel en druk op “Wijzig memo” om te wijzigen mag er maar één memo geselecteerd zijn.

Om te verwijderen: selecteer één of meer memo’s met het vinkboxje voor de memo en druk op “Verwijder memo(s)”.

Print geselecteerd

Om een of meer memo’s af te drukken: selecteer eerst de af te drukken memo(s) en druk dan op “Print geselecteerd”.

Internet bezoek niet tonen

Wanneer een leerling inlogt op ISV Online, dan wordt hiervan ook een memo aangemaakt. Bij een leerling die vaak inlogt op zijn of haar persoonlijke pagina’s worden er dan dus veel, gelijke, memo’s getoond. U kunt deze memo’s wegfilteren door het vinkje “internet bezoek niet tonen” aan te vinken. Het systeem onthoudt dat dit vinkje is gezet, zodat het bij een volgende leerling ook aanstaat.

1.7.Correspondentie

Tabblad correspondentie

In het tabblad correspondentie worden alle soorten correspondentie (verstuurde brieven emails, SMS) in één overzicht getoond, met de meest recente correspondentie bovenaan.

Image}

Filteren:

U kunt de lijst filteren door de vinkjes weg te halen van de soorten  correspondentie die u niet wilt zien.

 

In de kolom soort wordt vermeld om welk type correspondentie het gaat.

SMS:

een verzonden sms bericht. in een kleurcode wordt de verzendstatus weergegeven. Groen is verzonden, oranje in postvak uit en rood verzenden mislukt.

klikken op het woord sms (onderstreept)  toont het verzonden bericht.

SMS sturen: druk op de knop “SMS Sturen”.

Image

Wanneer een geldig mobiel nummer bekend is bij de leerling  wordt het SMS invoerscherm getoond.

Type hier uw tekst en druk op “Versturen” om het bericht te verzenden.

Voor het verzenden van SMS berichten is de ISV SMS uitbreiding noodzakelijk.

Email:

Een verzonden email bericht. Klikken op het woord email opent het bericht.

Zie de handleiding E-mail voor het verzenden van emails.

Oproepkaart:

Getoond wordt wanneer een oproepkaart is afgedrukt en voor welke categorie. Dit geldt natuurlijk alleen wanneer de oproepkaart is afgedrukt vanuit ISV, niet voor oproepkaarten die zijn afgedrukt in TOP.

Planning:

Getoond wordt op welk moment een planningsoverzicht van de leerling is afgedrukt vanuit ISV Planning of Administratie.

Brief

Een verzonden brief. Klikken op het woord brief toont een dialoog waarmee u de brief kunt openen of de omschrijving ervan wijzigen.

Document

Een gekoppeld document. Meestal zal het hier gaan om een ingescand document maar ook andere bestanden zijn hiermee te koppelen.

Klikken op het woord document opent een dialoog waarmee u het document kunt openen of de omschrijving ervan wijzigen.

Image

Druk op “Document openen” om het document te bekijken.

Nieuw document koppelen: Druk op de knop “Document koppelen”. Er wordt een bestand-open dialoog getoond, blader naar het te koppelen document en druk op “Ok”. Hierna wordt gevraagd om een korte omschrijving, die getoond gaat worden in de lijst met correspondentie.

Wanneer de leerling gekoppeld is aan een bedrijf, dan wordt nog de vraag gesteld of dit document ook aan het bedrijf gekoppeld moet worden. Druk op “Ja” om het document ook aan het bedrijf te koppelen zodat het dus ook via het bedrijf terug te vinden is.

Belangrijk bij gekoppelde documenten is, dat slechts de verwijzing naar het bestand wordt opgeslagen in de database, niet het bestand zelf. Om er voor te zorgen dat zij vanaf elke werkplek te openene zijn, moeten zij op een plaats worden opgeslagen die vanuit elke werkplek via hetzelfde pad is te bereiken. Het handigts hiervoor is een submap in de ISV map op de server (bijvoorbeeld [ISV map]\Scanvanleerling).

1.8.Examen

Tabblad examen

Image

Het tabblad examen is gereorganiseerd, zodat alle informatie m.b.t. examens en aanvragen in één lijst getoond worden.

blauw informatie symbool houdt in dat er een examenuitslag gedownload is van het CBR. Klikken op dit symbool toont het uitslagformulier, met de mogelijkheid dit af te drukken.

De gekleurde vlakken in de kolom planning hebben dezelfde betekenis als die in het weekscherm van de instructeur, die voor de theorie zijn oranje.

De kolom CBR wordt groen indien een examen is gedownload vanaf het CBR, dit geldt dus alleen voor toekomstige examens.

Aanvraaggegevens worden bij het examen getoond indien zij daaraan te koppelen zijn, anders staan deze gegevens onderaan.

Melding: hier wordt de uitslag getoond voor examens uit het verleden, anders de status van de aanvraag wanneer deze bekend is.

Theorie / praktijk vinkjes

Door het weghalen van één van deze vinkjes wordt alleen de theorie- of praktijk examens nog getoond. Dit is dus een filter voor de lijst examens.

Naar CBR verzonden bescheiden

Hier kunt u voor uw eigen administratie bijhouden welke bescheiden zijn verstuurd naar het CBR

Om toe te voegen: druk op “Nieuw”.

Image

U kunt nu een omschrijving invullen en de datum van verzenden. Druk op “Ok” om in te voeren.

Om de gegevens te wijzigen of te verwijderen: klik op de onderstreepte datum.

Image

1.9.Planning

Tabblad planning

Op het tabblad planning wordt een overzicht getoond van alle contactmomenten van de leerling met uw rijschool, op volgorde van datum / tijd, met de laatste bovenaan.

Image

Kleuren:

De kleuren van de lessen zijn gelijk aan de kleuren in het weekscherm van de instructeurs, met als toevoeging groen voor de simulator, geel voor theorie cursus en oranje voor een theorie examen

Te laat afgezegde lessen:

Te laat afgezegde lessen worden met een roze kleur getoond in het overzicht, met het type les onderstreept. In de memoveld wordt vermeld dat het om een te laat afgezegde les gaat.

U kunt klikken op het type les om de te late afzegging om te zetten in een normaal verwijderde les, die door de leerling niet betaald hoeft te worden

Filteren:

met behulp van de vinkjes aan de rechter kant kunt u filteren wat u wel of niet wilt zien in het overzicht. Wanneer u bijvoorbeeld het vinkje praktijk weghaalt worden alleen nog de theorie cursussen en examens getoond.

Consistentie:

Financiele consistentie wordt op twee manieren getoond: met gekleurde bolletjes per categorie en onderin het scherm uitgesplitst

Image

Per categorie die voor deze leerling in de planning staat wordt een gekleurd bolletje getoond (Hiervoor moet wel het vinkje “Toon factuurgegevens” aan staan). de kleuren van de bolletjes hebben de volgende betekenis:

Groen: er is precies gefactureerd wat er ook gepland is.

Geel: er is meer gefactureerd dan er gepland is.

Rood: er is meer gepland dan er gefactureerd is.

U kunt per categorie snel bekijken hoe het precies zit: klik op het bolletje, er wordt nu gefilterd zodat alleen de betreffende categorie nog getoond wordt.

De controle is standaard heel streng: wanneer er 5 minuten langer is gelest dan gefactureerd dan zal het bolletje al rood worden. U kunt deze controle iets mider streng maken door een grenswaarde in te vullen: ISV administratie > menu bestand > instellingen > tabblad administratie > grenswaarde

deze instelling is in uren en moet tussen 0.05 en 1 liggen, met de grotere waarden voor minder strenge controle

Image

Wanneer het vinkje “Toon factuurgegevens” aan staat wordt onderin het scherm de consistentie getoond, uitgesplitst per soort les / examen. Dit geldt voor de selectie die op dat moment gemaakt is, wanneer er dus gefilterd is op een categorie dan is dit overzichtje ook gefilterd op dezelfde categorie.

Het consistentie bolletje zal rood worden wanneer in één van de kolommen er bij planning meer staat dan bij facturatie, ook al is er in de andere kolommen een overschot.

In bovenstaand voorbeeld worden zowel het aantal lessen als de teruggerekende uren getoond, omdat geen keuze is gemaakt voor een van beide in ISV Administratie > menu bestand > Instellingen > Tablad administratie > Toon consistentie.

Het consistentiescherm van de voorgaande versies van ISV is nog steeds op te roepen met behulp van de knop “C”.

Lesbetalingen:

Wanneer u dit vinkje zet dan worden in het overzicht bij de les ook de betalingen aan instructeur weergegeven, zoals ingevoerd in de instructuers app of dagstaatverwerking. Het zetten van dit vinkje heeft een negatieve invloed op de snelheid waarneem het scherm wordt opgebouwd.

1.10.Nascholing

Tabblad nascholing

Klik hier voor de handleiding van de nascholing.

2.Email instellen

Instellingen

Om een email te kunnen versturen moet er een SMTP server beschikbaar zijn die de berichten kan aanpakken. Dit kan een eigen mailserver zijn, of bijvoorbeeld de SMTP server van uw internet provider. Het adres van een eigen SMTP server kunt u opvragen aan uw systeembeheerder, het adres van de SMTP server van uw internetprovider via hun website

U kunt het adres instellen via ISV Administratie > menu bestand > instellingen > tabblad administratie.

Image

Mailserver: geef de URL of het IP adres van de SMTP server (bijvoorbeeld 192.168.1.5 of smtp.uwprovider.nl). ISV verstuurt de berichten altijd via de standaard SPTM poort 25.

Log email: is alleen voor probleemoplossing, laat deze uitstaan.

Gebruikersnaam en wachtwoord:  De meeste SMTP servers vereissen geen gebruikersnaam en wachtwoord. In dat geval kunt u deze velden leeglaten. Indien wel een gebruikersnaam / wachtwoord meegestuurd moet worden: informeer bij uw systeembeheerder.

Als afzender van de emails wordt het email adres gebruikt dat is ingevoerd bij de aan de leerling gekoppelde rijschool.

ISV Administratie > onderhoud lijsten > rijschool gegevens > Gegevens wijzigen.

Image

Wanneer bovenstaande instellingen correct zijn ingevoerd en er toch problemen zijn met het versturen van de email vanuit ISV, dan ligt dit meestal aan een firewall of antivirus programma die dit blokkeert. Probeer in dat geval ISV Administratie toe te voegen als vertrouwd programma in uw firewall / antivirus software.

2.1.Email Templates

Templates

Hoewel het mogelijk is een email te versturen zonder gebruik te maken van een template is het aan te raden voor standaard mails een template aan te maken.

ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > mailtemplates > toevoegen.

Image

Onschrijving

De titel van de email. Mag eventueel codes tussen apestaartjes bevatten (zie inhoud).

Inhoud

Geef hier de inhoud van de email. U kunt codes tussen apestaartjes invoegen, deze worden bij het laden van de template, op het moment dat deze wordt gekozen bij het versturen, vervangen door de gegevens van de leerling, het bedrijf etc.

Welke codes u kunt gebruiken staat in de lijst aan de rechter kant. U kunt ze invoegen door op de knop ‘code invoegen’ te drukken, dit voorkomt typefouten. De code wordt ingevoegd op de plaats waar op dat moment de cursor staat.

Omdat de mail wordt gemaakt als HTML hebt u uitgebreide opmaak mogelijkheden. Twee mogelijkheden worden hier uitgelicht:

Link invoegen: Hieermee kunt u een klikbare link (hyperlink) invoegen in uw mail, bijvoorbeeld een verwijzing naar uw website. Selecteer eerst de tekst die u klikbaar wilt maken en druk dan op de knop ‘Link invoegen’

Image

voor een verwijzing naar een webpagina: laat het type op http staan, en laat ook het reeds ingevulde http:// in de URL regel aan het begin staan. Type hier achter de URL van de pagina waarnaar u wilt verwijzen.

Afbeelding invoegen: U kunt een afbeelding (bijvoorbeeld uw bedrijfslogo) invoegen in de email. Druk op de knop ‘Afbeelding invoegen’. Er verschijnt een standaard bestands-open dialoog. Blader naar de gewenste afbeelding en druk  op ‘Openen’ om de afbeelding in te voegen.

Bij het versturen van de email wordt de afbeelding bij de mail ingepakt, deze hoeft dus niet via een URL beschikbaar te zijn. Dit gebeurt echter pas bij het verzenden van de mail, dus op de werkplek van de gebruiker. De afbeelding moet dus voor elke gebruiker in hetzelfde pad beschikbaar  zijn. Het handigst is het om de afbeelding ergens in de ISV map  op de server te plaatsen.

Bijlagen

Bijlagen zijn standaard documenten die apart meegestuurd worden met de email. Vaak zijn dit pdf of word bestanden maar elk bestand is in principe mogelijk.  Wel dient u er rekening mee te houden dat de beveiligingssoftware van de ontvanger (of die van uzelf) sommige betanden blokkeert. In dat geval is het vaak aan te raden het bestand mee te sturen in een zip file (gecomprimeerde map)

De bijlagen worden ongewijzigd meegezonden, het heeft geen zin codes tussen apestaartjes in te voegen in de bijlagen, deze worden niet vervangen.

Wanneer u standaard een of meer bijlagen wilt meesturen, druk dan op de knop ‘Bijlage toevoegen’. Er wordt een standaard bestand-open dialoog getoond. Blader naar de gewenste bijlage en druk op ‘Openen’

De bijlagen worden pas toegevoegd op het moment van versturen, en moeten dus vanaf elke werkplek te benaderen zijn via hetzelfde pad, Het verstandigst is het om ze te plaatsen in een submap van de ISV map op de server. (bijvoorbeeld [ISV map]\bijlagen)

Stylesheet

Wanneer u geen stylesheet invult maakt u gebruik van de standaard stylesheet van ISV. Deze is zo ontworpen dat ook een toegevoegde planning (@planning@) nog redelijk in een mail past. De planning wordt namelijk weergegeven in een tabel die behoorlijk veel kolommen bevat en zou dus bij een te groot lettertype veel te breed worden.

Wilt u gebruik maken van een eigen stylesheet, dan moet deze als URL beschikbaar zij, als css op uw website. Wanneer uw websitebouwer de stylesheet daar heeft geplaats, vul dan de volledige URL in, inclusief http://  (bijvoorbeeld http://www.mijnwebsite.nl/mailstyle.css). Druk op ‘Stylesheet opslaan’ om de stylesheet toe te passen.

Stylesheets zullen echter niet op alle apparatuur (zoals pda’s) worden herkend, dit kan verschillen per browser, opmaak in de tekst zoals bold, onderstreept etc. wordt wel getoond.

Bestaande templates

Wanneer u al bestaande templates had voor email in platte tekst, dan moeten deze allen geopend worden in het nieuwe template scherm omdat anders de regelovergangen verdwenen zijn.

ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > mailtemplates > wijzigen

Selecteer uw bestaande mailtemplate. U zult zien dat de ingevoerde regelovergangen niet meer zichtbaar zijn (dit komt door het HTML formaat). Voer de regelovergangen opnieuw in en druk op ‘opslaan’ om de template in HTML op te slaan.

2.2.Email Templates voorbeelden

Email template voorbeelden

Beschikbare voorbeelden:
Planning cursist
Factuur cursist
Factuur bedrijf

Planning cursist

Onderwerp:
Overzicht planning

Inhoud:

Beste @roepnaam@,

Hierbij een overzicht van jouw planning bij onze rijschool.

@planningvanafvandaag@

Nooit een rijles vergeten?

Wil je voor elke rijles een reminder en een overzicht van al je rijlessen op je mobiel,
download dan de Rijlesapp:

badge_new AppStoreLogo

Bekijk online je planning, voortgang en facturen via je persoonlijke pagina op onze website.
Je kunt daar inloggen met de onderstaande gegevens:
Email: @email@
Inlogcode: @leerlingcode@

Bij vragen en/of opmerkingen over jouw planning kun je contact met ons opnemen.

Met vriendelijke groet,

Factuur cursist

Onderwerp:
Uw factuur @factuurnr@

Inhoud:
Beste @roepnaam@,

Er is een factuur beschikbaar gesteld voor betaling, je vindt de factuur als bijlage, in pdf formaat, toegevoegd aan deze mail.

Je kunt de factuur online betaling via de persoonlijke pagina’s ga daarvoor naar de persoonlijke pagina’s door op deze link te klikken >> @logincode@ en voer dan jouw emailadres in:  @email@ en jouw leerlingcode: @leerlingcode@ Je kunt dan de factuur bekijken en online betalen voor de uiterste factuurdatum.

Nooit een rijles vergeten?
Wil je voor elke rijles een reminder en een overzicht van al je rijlessen op je mobiel,
download dan de Rijlesapp:

badge_new AppStoreLogo

 

Bij vragen en/of opmerkingen over jouw planning kun je contact met ons opnemen.

Met vriendelijke groet,

Factuur bedrijf

Onderwerp:
Uw factuur @factuurnr@

Inhoud:
Beste @bcontactpersoon@,

Er is een factuur beschikbaar gesteld voor betaling, u vindt de factuur als bijlage, in pdf formaat, toegevoegd aan deze mail.

Het betreft een factuur met factuurnummer: @factuurnr@ voor uw medewerker: @voorletters@ @voorvoegsels@ @achternaam@

U kunt de factuur online betaling via het bedrijvenportaal ga daarvoor naar de persoonlijke pagina’s op onze website en voer het volgende e-mailadres in: @bedrijfsmail@, de leerlingcode is: @bedrijfscode@ U kunt dan de factuur bekijken en online betalen voor de uiterste factuurdatum.

Tevens vindt u online duidelijke overzichten per medewerker van uw bedrijf de gevolgde opleidingen, einddata Code95 en vervaldata van gecertificeerde opleidingen.

Bij vragen en/of opmerkingen over jouw planning kunt u contact met ons opnemen.

Met vriendelijke groet,

2.3.Email sturen

Email sturen

Om een email te versturen: klik in de header van het leerlingscherm op het email adres of op het tabblad correspondentie op “Email sturen”.

Image

Namens:

Hier wordt standaard het email adres getoond van de aan de leerling gekoppelde rijschool. Het mag in indiviuele gevallen worden aangepast, handmatig of door een andere rijschool te selecteren in de lijst onder dit adres.

Template:

Selecteer een voorgedefinieerde template indien deze bestaat (zie Templates ).

ISV zal nu het onderwerp en de tekst voor u invullen. Indien de template speciale codes bevat zullen deze vervangen worden doo de gegevens van de geselecteerde leerling.

Aan:

Hier wordt het mailadres van de leerling getoond. Indien de leerling aan een bedrijf is gekoppeld waarvan ook een email adres bekend is, dan is dit ook ingevuld. U kunt dan door middel van de selectie bolletjes voor de vakken kiezen of u de email naar de leerling wilt sturen, naar het gekoppelde bedrijf of naar beide.

De optie beide heeft geen betrekking op het CC adres.

CC:

Wanneer bij de leerling een CC adres is ingevoerd (via leerlinggegevens wijzigen)

Image

Zal dit adres hier worden ingevuld (u kunt hier ook handmatig een adres invullen). Het bericht wordt hiernaartoe gestuurd als CC (carbon copy). U hoeft daarvoor niet te kiezen voor ‘beide’.

 

Onderwerp:

Vul het onderwerp van de email in. Gebeurt automatisch bij kiezen van een template.

Tekst:

Geef de tekst van de email. Gebeurt automatisch bij keuze van een template.

Mail versturen

De knop ‘mail versturen’ biedt de email aan aan de SMTP server. Waanneer een Ok van die server komt wordt dit scherm gesloten en de email toegevoegd aan de lijst met correspondentie. Het verdwijnen van het scherm zonder foutmelding is dus gelijk de mededeling dan de email is verzonden. Wanneer het verzenden niet lukt wordt de foutmelding getoond. Opnieuw proberen kan niet, u dient dan eerst het scherm te sluiten. Eventueel kunt u eerst de inhoud van het vak tekst kopieren en dit na het opnieuw openen weer plakken.

Het is niet mogelijk de email te versturen met een verzoek om leesbevestiging.

2.4.Email Facturen

Factuur per email

Voor factureren per email is de module ISV Online vereist.

ISV biedt  de mogelijkheid aan te factureren per email. In dit geval wordt niet de werkelijke factuur verstuurd per email, maar een link naar ISV Online. Dit kan een directe link naar de factuur zijn (dit is een een pdf bestand) of een directe link naar de leerlingportal (de leerling hoeft dan niet in te loggen maar komt direct in de portal terecht).

ISV Online registreert wanneer een factuur wordt geopend en beschouwd hem dan als gelezen. U kunt een overzicht oproepen van facturen die per mail zijn verstuurd maar nog niet gelezen.

Instellingen

ISV Online moet ingesteld worden voor facturen via email: zie instellingen ISV Online. Let er daarbij op dat de daar genoemde factuurtemplate (een pdf bestand) aanwezig en goed ingevuld is.

Wanneer factureren via de email standaard wordt binnen uw bedrijf, kunt u dit instellen.

ISV Administratie > menu bestand > instellingen > Image

Er dient een standaard mailtemplate voor de facturen te worden aangemaakt. Zie templates. Bij deze template zet u het vinkje ‘deze template gebruiken voor facturen via email’. Er kunnen meerdere template voor de facturen bestaan, bijvoorbeeld één voor leerlingen en één voor bedrijven.

in de template kunt u drie codes opnemen voor de factuur:

@factuurcode@ Deze wordt vervangen door een klikbare link (hyperlink) waarmee direct de pdf factuur wordt geopend.
@logincode@. Deze wordt vervangen door een klikbare link (hyperlink) waarmee de leerling direct terecht komt in zijn of haar leerlingportaal en daar de factuur ziet staan.
@bedrijflogincode@. Deze wordt vervangen door een klikbare link (hyperlink) waarmee het bedrijf direct terecht komt in de bedrijvenportal en daar de factuur ziet staan.
De tweede en derde optie hebben als voordeel, dat er direct betaald kan worden via iDeal wanneer dit is ingesteld.
Wanneer u de codes gewoon in de tekst plaatst, wordt de klikbare link uitgeschreven in de mail. Vaak is het mooier om de link verborgen achter de tekst te zetten, bijvoorbeeld in de zin “klik hier om in te loggen”. In dat geval: selecteer het woord “hier”, en druk op de knop ‘hyperlink invoegen” Image

Image

Hierbij dient “HTTP:///” in de URL regel te worden verwijderd
In het volgende scherm: type de code die u hier wilt hebben, in dit voorbeeld de bedrijfsinlogcode.

factureren

Bij het aanmaken van een factuur, of bij het afdrukken van deen kopie hebt u nu de mogelijkheid deze te verzenden via email.

Image

Zet hiervoor het vinkje ‘Via email’. Dit zet automatisch het aantal afdrukken op nul. Druk op ‘Ok’ om het emailscherm te openen.

Image

Het mailscherm wordt geopend met het emailadres van de leerling, af het emailadres van het bedrijf wanneer de factuur aan een bedrijf is gekoppeld. In de lijst met templates zijn alleen de templates te kiezen die zijn aangemerkt als facuur email. Selecteer de juiste mail (voor leerling of bedrijf), en druk op ‘Mail versturen’ om de mail te zenden.

LET OP: Eurotekens in een artikelomschrijving zijn niet toegestaan.

Controle

Wanneer de leerling de factuur opent, dan wordt dit geregistreerd via ISV Online. U kunt dus controleren welke facturen wel zijn verzonden via de email maar niet geopend door de ontvanger. Deze kunt u desgewenst alsnog afdrukken en per post versturen.

ISV Administratie > menu herinnering > niet geopende email facturen.

Image

Selecteer de periode die u wilt controleren, en druk op de knop ‘Ophalen’ om de lijst te vullen.  Via de selectiebolletjes kunt u bepalen wat u wilt zien in de lijst: verzonden: alle per email verzonden facturen in geselecteerde periode. Niet gelezen: facturen waarvan wel de mail is verstuurd, maar die niet zijn geopend door de ontvanger. Gelezen: deze facturen zijn geopend door de ontvanger.

Wanneer de factuur is gelezen, dan wordt de datum van openen getoond. Bij Afdrukken wordt getoond of, en hoe vaak er een papieren afdruk is gemaakt.

U kunt een niet gelezen factuur alsnog afdrukken om per post te versturen: Selecteer hem in de lijst en druk op “Print geselecteerde factuur”.

 

2.5.Email mailmerge

Mailmerge via email

Mailmerge via de email gaat op dezelfde manier als via de gewone post.Wel moet er van tevoren al een template voor deze mail aangemaakt worden.

De template mag dezelfde codes bevatten als de normale mailtemplates.

ISV Administratie > menu Leerlingen > Mailmergefuncties.

Image

Maak de selectie zoals u dat gewend bent en druk nu op “Stuur mail”.

Het mailverstuurscherm wordt nu getoond met de lijst emailadressen van de gemaakte selectie. Het kan zijn dat dit er minder zijn dan werd vermeld bij de vraag “De selectie levert ?? adressen op, doorgaan?” dit komt omdat op het moment dat die vraag gesteld wordt nog niet is gecontroleerd op de aanwezigheid van emailadressen bij de leerling of eventuele afmeldingen voor de mailing.

Image

In de lijst ontvangers worden de email adressen getoond waar de mail naartoe gezonden gaat worden.  U kunt hier ontvangers uit verwijderen door een adres te selecteren en op de knop ontvanger verwijderen te drukken.

Bovenin wordt de afzender ingevuld.  U kunt deze desgewenst handmatig wijzigen.

Selecteer nu de template voor deze email. De titel en tekst worden nu ingevuld op basis van de leerling die als bovenste in de lijst staat.

Voeg eventuele bijlagen toe en druk op “Mail versturen” om de mailing te beginnen.

Omdat de emails gepersonaliseerd worden, worden zij stuk voor stuk verzonden. U ziet dit ook gebeuren: de tekst en titel worden telkens opnieuw geladen met de gepersonaliseerde gegevens van de volgende leerling, waarna de mail verzonden wordt.

Door dit stuk voor stuk verzenden is het versturen een tijdrovend proces, waarbij gelukkig wel de computer alleen gelaten kan worden. Wanneer u een snelle massamailing de deur uit wilt sturen, die niet is gepersonaliseerd, kies dan in het mailmerge scherm voor exporteer, en gebruik de email adressen in de excel lijst om de email in één keer te versturen via uw reguliere email programma.

Indien er in een mailtemplate geen persoonlijke gegevens (lees @ codes) zijn toegevoegd, worden de verzonden emails niet opgeslagen bij de correspondentie.

Afmelden voor mailings

De hier uitgelegde methode werkt alleen voor de gepersonaliseerde mailmerge en de module ISV Online is er voor nodig.

U kunt in de template van de mailing een code opnemen waarmee de leerling zich kan afmelden van uw mailinglijst: @afmeldlink@.

Wanneer u alle instelingen hiervoor correct hebt gedaan in de instellingen van ISV Online dan wordt deze code vervangen door een klikbare code (hyperlink) waarmee de leerling zich kan afmelden voor volgende mailings. Hierdoor wordt dan automatisch het vinkje gezet dat ook zichtbaar is bij de leerlinggegevens Image. U kunt dit vinkje natuurlijk ook handmatig zetten bij de leerling.

Bij het samenstellen van de lijst met emailadressen voor de mailing wordt rekening gehouden met dit vinkje, wanneer het aanstaat wordt het email adres niet toegevoegd aan de lijst met ontvangers. Dit geldt dus alleen voor de gepersonaliseerde mailing, de export functie houdt hier geen rekening mee.

 

P.s. Omdat ISV geen emails  kan ontvangen, zullen antwoorden op verzonden emails in uw reguliere email programma terugkomen, niet in ISV.

3.Trajectcontrole

Trajectcontrole

Doel

Doel van de trajectcontrole is het bijhouden van opleidingstrajecten. Dit kunnen reguliere opleidingstrajecten zijn, zoals de motoropleiding of CCVB vakdiploma, maar ook nascholingstrajecten. Wanneer met een bedrijf afspraken gemaakt zijn voor de nascholing van een groep cursisten kan hiervoor een specifiek traject worden aangemaakt om bij te houden waar de cursisten zich bevinden in de opleding. Hanteert u standaard opleidingspakketten dan kan een traject voor het standaard pakket aangemaakt worden, omdat later nog een selectie per bedrijf mogelijk is.

In dit voorbeeld zullen we een traject voor de motor opleiding hanteren:

Traject definieren

Administratie > Menu onderhoud lijsten > Trajectcontrole

Druk op “Nieuw om een nieuw traject te definieren.

Image

Naam: geef een naam voor het traject, dit kan de naam van een categorie zijn, maar ook bijvoorbeeld de naam van een bedrijf voor de nascholing.

Produkten: Vul alle produkten in waarvan u de uitslag gecontroleerd moet worden.

Image

Eindpunt: vink dit aan wanneer het behalen van een vak beteket dat het traject met succes doorlopen is. In het voorbeeld: Wanneer AVD is behaald, is de uitslag van ATH en AVB niet verder van belang.

Te behalen eindpunten: soms is het voldoende wanneer 1 van meerdere eindpunten is behaald: AVD of AVD-NO: in beide gevallen is het traject met succes afgerond.

Voor het CCVB vakdiploma moeten alle vakken behaald worden, kenmerk in dit geval alle vakken als eindpunt en kies voor ‘Allen moeten behaald’.

De volgorde van toevoegen van produkten is van belang: dit is ook de volgorde waarin de export getoond wordt.

3.1.Cursist koppelen

Cursisten aan traject koppelen

 

Koppelen van leerlingen aan een traject kan individueel of per categorie gebeuren. Later kan ingesteld worden dat een cursist bij aanmelden automatisch aan een traject wordt gekoppeld.

Individueel

Een leerling kan individueel aan een traject gekoppeld worden: Open de leerlingegevens en kies menu Leerling > leerling gegevens wijzigen

Image

In de rechter kolom is een selectievak beschikbaar met de gedefinieerde trajecten. Selecteer het gewenst traject en druk op “Ok” om te koppelen.

Het gewenste traject kan natuurlijk ook direct bij inschrijven geselecteerd worden.

Per categorie

Bij deze methode kan een selectie van cursisten die staan ingeschreven op een bepaalde categorie direct als groep aan een traject gekoppeld worden

Administratie > menu leerlingen > trajectcontrole

Image

Het gaat nu om het rechter deel van het scherm. Selecteer de praktijk- of theorie categorie waarvoor u wilt koppelen, en het gewenste traject. Druk op de ‘Toon’ knop: nu wordt een lijst getoond van alle cursisten die voldoen aan het opgegeven criterium.

Selecteer in deze lijst welke cursisten gekoppeld moeten worden (met de shift knop ingedrukt kunt u groepen tegelijk selecteren) en druk op ‘Koppel geselecteerde leerlingen aan traject’ om te koppelen.

3.2.Traject controleren

TRAJECT CONTROLEREN

Administratie > menu leerlingen > trajectcontrole

Image

Selecteer het te controleren traject. U kunt desgewenst filteren op bedrijf door een bedrijf of opdrachtgever te selecteren. Verder kunt u de sorterings volgorde opgeven: op de achternaam van de cursist (standaard)  of de bedrijfsnaam van het gekoppelde bedrijf of de opdrachtgever.

Druk nu op ‘Exporteer’. Excel zal nu geopend worden, en hiernaartoe worden alle cursisten geexporteerd die nog niet aan het opgegeven eindpunt voldoen. Van deze cursisten worden de laaste bekende examendata vermeld, met de uitslag voor zover deze bekend is.

In geval van nascholing worden cursusdata en aanwezigheid getoond in plaats van examendata en uitslagen.

Image

De cursisten die aan het eindpunt voldoen worden niet geexporteerd, deze worden blauw gemaakt in de lijst gecontroleerde cursisten.

Image

U kunt deze cursisten van het traject verwijderen door op de knop ‘geselecteerde leerlingen van traject verwijderen’ te drukken. Deze hoeven dan een volgende keer niet meer gecontroleerd te worden.

3.3.Automatisch koppelen

AUTOMATISCHE KOPPELING BIJ AANMELDEN

Een cursist kan bij inschrijven automatisch gekoppeld worden aan een traject, wanneer dit is ingesteld bij de voertuigcategorie

Planning > menu voertuigen > voertuigcategorieen.

Druk op ‘wijzigen’ en selecteer de gewenste voertuigcategorie uit de lijst.

Image

de op een na onderste lijst in dit scherm is een keuzelijst voor trajecten, selecteer het gewenste traject uit de lijst en druk op ‘Ok’. Vanaf dit moment wordt bij aanmelding (via inschrijven of categorie van de cursist wijzigen in de planning) automatisch het traject gekoppeld.

4.Voorraadbeheer

VOORRAADBEHEER

Met voorraadbeheer kunt u de voorraad van bijvoorbeeld uw leermiddelen (boeken, cd roms) bijhouden zodat u tijdig nieuwe kunt bestellen.

Voorraad artikelen instellen

 Administratie > menu onderhoud lijsten > voorraad artikelen.

Image

Artikel toevoegen

Om artikelen toe te voegen: druk op “Nieuw”

Omschrijving:geef een duidelijke omschrijving van het artikel

Waarschuwingsgrens: Geef het minimale aantal artikelen dat aanwezig moet zijn voor er opnieuw besteld moet worden.

Druk nu op “Ok” om het voorraadartikel toe te voegen.

Koppelen aan factuurartikelen

Het voorraadartikel moet gekoppeld worden aan een of meer factuurartikelen, zodat bij facturatie de voorraad automatisch gemuteerd wordt.

Image

om te koppelen: Selecteer het voorraadartikel en het factuurartikeldruk nu op de knop “>” om te koppelen. er wordt nog gevraagd hoeveel de voorraad gemuteerd moet worden, meestal zal dit 1 zijn. Doe dit voor alle factuurartikelen die de voorraad van dit voorraadartikel moeten muteren.

Waarschuwen

Wanneer u het vinkje “Tijdens factureren waarschuwen als grenswaarde bereikt” aanzet, dan wordt tijdens het aanmaken van de factuur gewaarschuwd wanneeer de voorraad onder de grenswaarde zakt. Wanneer u dit niet aanvinkt moet dit regelmatig handmatig gecontroleerd worden (zie voorraad beheren).

Voorraad beheren

Administratie >menu boekhouding > voorraadbeheer.

Image

Er wordt direct een lijst getoond van alle voorraadartikelen, met de actuele voorraad en een *  wanneer er besteld moet worden.

De actuele voorraad kan alleen berekend worden wanneer een inventaris is ingevoerd.

Invoeren inventaris

Selecteer het voorraadartikel waarvoor u de inventaris wilt invoeren en druk op “Inventaris invoeren”.

Image

Voer het  aantal dat op voorraad is op het moment van inventaris in. Pas eventueel de datum en tijd van inventarisatie aan, er wordt voor de actuele voorraad altijd gerekend vanaf het moment van de laatste inventarisatie.

Voorraad muteren

Wanneer de voorraad wijzigt zonder dat hier een verkoopfactuur tegenover staat, dan kan dit met voorraad muteren. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer er een bestelling geleverd wordt.

Selecteer het te muteren artikel, en druk op de knop “Voorraad mutatie”.

Image

Geef het aantal artikelen dat aan de voorraad moet worden toegevoegd (voer hier een negatief getal in wanneer het om een correctie gaat om de voorraad naar beneden bij te stellen).

Transacties tonen

Om te zien hoe de huidige actuele voorraad tot stand is gekomen: selecteer het artikel en druk op “Toon transacties”

Image

Standaard worden transacties getoond vanaf de laatste inventarisatie. De datum en tijd hiervan worden ingesteld in de kalender en het tekstvak tijd. Tevens wordt dit als startmoment genomen voor het weergeven van de transacties.

U kunt meer transacties tonen door de datum vanaf naar een eerder moment te plaatsen m.b.v. de kalender.

 

Voorraad en uitgestelde facturen

Standaard wordt bij het aanmaken van een uitgestelde factuur de voorraad gemuteerd op het moment van aanmaken van de uitgestelde factuur. U kunt echter ook instellen dat de voorraad pas gemuteerd wordt op het moment van omzetten van de factuur in een definitieve factuur.

ISV Administratie > menu bestand > Instellingen > tabblad administratie >  Image

5.Herinneringen

HANDLEIDING HERINNERINGEN

Om vanuit ISV herinneringen en aanmaningen te kunnen versturen dient u deze te voorzien van een eigen tekst.

het deurwaarders / incasso bureau zal u waarschijnlijk een standaard willen leveren om aansluiting te geven op hun vervolgprocedure.

herfomrmenu.png

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Start ISV Administratie en op het scherm via “Onderhoud lijsten” >”Herinnering / Aanmaning teksten”

 

herformleeg.png

 

 

 

 

Selecteer de eerste rijschool en geef de teksten in voor 1e herinnering voor “Particulieren”, selecteer daarna “Bedrijf” en daarna “Factuurverzamelstaat”.
Herhaal deze stap voor “2e herinnering” (mits in gebruik) en “Aanmaning”. vervolgens dient deze stappen voor alle rijscholen in de bovenste lijst te worden doorgevoerd.
Er hoeft in de boventekst geen aanhef (geachte …)  te worden ingevuld omdat ISV dat doet op basis van ontvangers gegevens.
Bij het plaatsen van de teksten wordt niet automatisch uitgevuld, U dient elke regel af te sluiten met een enter zodat wij weten waar de tekst moet worden afgekapt om een nieuwe regel te beginnen.
Druk een voorbeeld af om te bepalen waar u een enter moet plaatsen om de tekst nog op uw briefpapier te laten passen. Bij dit voorbeeld wordt rekening gehouden met de voor de rijschool ingestelde marges.

De teksten die worden geplaatst in de “Boventekst” en “Ondertekst” kunnen worden aangevuld met de volgende codes:
Voor “Boventekst” kan alleen worden toegevoegd:
@termijnduur@
@incassobureau@

In de “Ondertekst” kunnen alleen de volgende codes worden toegevoegd:
@termijnduur@
@incassobureau@
@incassokosten@
@admk@

Codes worden tijdens het printen vervangen in:
@termijnduur@ Ingestelde termijnduur voor herinneringen
@incassobureau@ Ingevoerde naam voor het incassobureau in rijschoogegevens
@incassokosten@ Het berekende bedrag aan incassokosten conform de regels maximering incassokosten.
@admk@ het bedrag aan administratiekosten door de rijschool in rekening gebracht indien van toepassing

indien u onder de 0 procent (BTW vrij) regeling valt en het vinkje bij de rijschoolgegevens “Mag BTW vrij aanvragen bij het CBR” aanstaat, wordt bij het berekenen van de incassokosten ook automatisch de vermelding van het BTW bedrag vermeld conform de regels maximering incassokosten per 1 juli 2012.
Het incassobedrag wordt berekend over de hoofdsom, dus niet over eventueel door de rijschool in rekening gebrachte administratiekosten

Hoofdsom (factuurbedrag incl btw)Hoogte incassokosten
 over de eerste 2.500 15% (minimaal 40,00)
 over de volgende 2.500 10%
 over de volgende 5.000 5%
 over de volgende 190.000 1%
 over het meerdere 0,5% (max. totaal 6.775)

 

Om technische redenen is het NIET mogelijk om @incassokosten@ en @admk@ in de  “Boventekst” te onder te brengen.

De opmaak kan worden gecontroleerd  door op de knop “Voorbeeld afdrukken” te klikken, zo kunt u beoordelen of indeling van de pagina correct en naar wens is.

Let erop dat u telkens op “Opslaan” klikt om de aangebrachte wijzigingen te bewaren voor u veranderd van onderdeel zoals rijschool of soort.

In versie van ISV Administratie vanaf 6.2.24 is de voettekst, die voorheen kon worden ingegeven bij de rijschoolgegevens, voor herinneringen komen te vervallen omdat deze nu hier kunnen worden opgenomen.

6.Herinnering via mail

Herinneringen via email

Voorwaarden
Om herinneringen te kunnen mailen moet aan enkele voorwaarden worden voldaan:

  • Bij de gekozen rijschool is een geldig email adres aanwezig (als afzender)
  • Er zijn boven- en oderteksten voor de herinneringen ingevuld bij de gekozen rijschool. Dit zijn de teksten die ook al gebruikt werden voor de geprinte herinneringen
  • Er bestaan mailtemplates voor zowel particulieren als bedrijven voor deze rijschool. Wanneer deze niet bestaan, dan zal de mailfunctie meteen voorstellen deze aan te maken.

Mailtemplates aanmaken
Voor het sturen van de herinneringen zijn per rijschool twee mailtemplates nodig: een voor bedrijven en een voor particulieren.
ga naar ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > mailtemplates. Het is vaak het handigst om een bestaande mailtemplate met handtekening te kopieren en aan te passen.

mailtemplateherinnering

Zet voor deze template het vinkje ‘Template voor herinnering’, kies de gewenste rijschool uit de lijst en geef aan of hij voor particulieren of bedrijven is.

Er is een aantal nieuwe velden te gebruiken in deze mailtemplates (deze zijn ook alleen in deze templates bruikbaar)

  • @boventekst@: Het eerste tekstblok zoals dat ook op de geprinte herinneringen wordt afgedrukt
  • @factuurgegevens@: de tabel met openstaande facturen zoals dat ook op de geprinte herinneringen wordt afgedrukt
  • @ondertekst@: het tweede tekstblok zoals dat ook wordt afgedrukt op de geprinte herinneringen
  • @herinneringstap@: dit wordt vervangen door ‘herinnering’, ‘2e herinnering’ of ‘Aanmaning’, afhankelijk van wat van toepassing is
  • @factuurtav@: voor bedrijven, de waarde die is ingevuld in het veld factuur t.a.v.

 

Mail adres van bedrijven
Bij bedrijven zijn meerdere email adressen bekend, voor het bedrijf zelf alsook van de contactpersonen. Voor het mailen van de herinneringen moet een vast adres bekend zij. Hiervoor is een nieuw veld toegevoegd aan bedrijven: factuur E-mail

factuuremailveld

Wanneer dit veld is ingevuld wordt het ook bij het mailen van de factuur als eerste preferentie aangenomen.

U kunt dit veld natuurlijk handmatig invullen, maar het kan ook handiger vanuit het herinneringen scherm. Bij het vullen van dit scherm wordt het factuur email veld, wanneer dit nog niet was ingevuld, gevuld met de waarde van het veld email. Het email adres wordt getoond naast de bedrijfsnaam.

mailadresherinnering

U kunt dit adres hier wijzigen door met de rechter muistoets te klikken op de bedrijfsnaam en dan te kiezen voor ‘Factuur email instellen’.

Er wordt nu een scherm getoond met alle bij dit bedrijf bekende adressen, dus ook die van de contactpersonen.

factuuremailinstellen

Klik het gewenste adres aan, of vul het handmatig in het onderste veld in en druk op ‘Factuur email instellen’. Dit adres wordt nu gelijk bij het bedrijf weggeschreven voor toekomstig gebruik

Particulieren cc adres toevoegen
Voor particulieren bestaat de mogelijkheid de herinnering ook naar het cc adres, zoals dat bij de leerling is ingevuld te versturen. In dat geval wordt de mail dus zowel naar de leerling als ook naar het cc adres gestuurd.

Om dit te activeren: zet het vinkje ‘bij particulieren ook naar cc adres’

Testen
Om de opmaak van de mailtemplates te testen is het aan te raden eerst een testronde te mailen. Kies hiervoor ‘mailen geselecteerde herinneringen (testronde)’

testronde

De mails worden op dezelfde manier samengesteld als tijdens de echte ronde, maar ze worden verstuur naar het email adres van de gekozen rijschool. Bovendien worden ze niet afgevinkt als zijnde verstuurd

Herinneringen mailen
|Om de herinneringen echt te versturen: Selecteer ‘Mailen geselecteerde herinneringen druk op ‘uitvoeren’. Na de noodzakelijke controles  worden de emails stuk voor stuk verstuurd. Een voortgangsbalk geeft aan hoe ver ISV is met het proces.

Sluit dit scherm niet af, maar geef ISV de tijd om de emails te versturen.
Omdat het sturen van de e-mails enige tijd kost, wordt bij meer dan 5 e-mails gevraagd of het gewenst is nog een administratie te openen. Wanneer u dit accepteert wordt een tweede administratie gestart zodat u door kunt werken.
Bij eerste en tweede herinneringen wordt het vinkje weggehaald wanneer de e-mail is verstuurd. Bovendien wordt bji de factuur geregistreerd dat de herinnering verstuurd is.
Aanmaningen
Wettelijk gezien moet de ingebrekestelling per post verstuurd worden. Hierom worden aanmaningen niet afgevinkt tijdens het mailen.
Afdrukken wat niet is verstuurd.
Na het versturen van de e-mails kan het zijn dat een aantal bedrijven / particulieren nog is aangevinkt. Dit kan zijn omdat het aanmaningen zijn of omdat het mailadres niet bekend is.  In het eerste geval is de mail wel verstuurd, in het tweede geval uiteraard niet.
Wanneer dit het geval is wordt de vraag gesteld of deze herinneringen alsnog afgedrukt moeten worden. Let op! alle herinneringen / aanmaningen die niet zijn afgevinkt worden als niet verstuurd beschouwd en zullen dus in dit overzicht steeds terugkomen.

7.Factuurnummer opnieuw instellen

NIEUW FACTUURNUMMERREEKS

Met ISV Administratie is het mogelijk om een nieuw factuurnummerreeks aan te maken, bijvoorbeeld aan het einde van het jaar. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld het nieuwe jaartal in het factuurnummer meenemen.

Neem hiervoor de volgende stappen door:

 

  1. Open ISV administratie
  2. Open de gegevens van een (test) leerling
  3. Maak een nieuwe factuur aan
  4. Voeg een willekeurig product toe, maar pas het aantal van het product aan naar 0
  5. Open Bestand > Koppeling boekhouding > Nieuw factuurnummerreeks toekennen
  6. U krijgt nu een nieuw venster met daarin de volgende melding:
    factuurnummerreeks2

    In het venster wordt het hoogste factuurnummer weergegeven. Dit moet het nummer zijn die u zojuist heeft aangemaakt in de administratie. Om het factuurnummerreeks te wijzigen, voert u een nieuw nummer in, hoger dan die momenteel wordt weergegeven in uw venster. Op het voorbeeld vullen wij in : 201700000

  7. Klik na het invoeren van een nieuwe waarde op opslaan
  8. Uw nieuwe factuurwaarde is opgeslagen in het systeem. Het laatste door u aangemaakte factuur wordt nu gewijzigd in de door u aangeven nieuwe waarde.
    factuurnummerreeks3
  9. Sluit het scherm en open de leerling gegevens waarbij u het laatste factuur heeft aangemaakt.
  10. U ziet nu dat de wijzigingen zijn doorgevoerd. Vanaf nu worden alle factuurnummers aangemaakt vanaf het door u aangegeven waarde.

In het voorbeeld hebben we gebruik gemaakt van het factuurnummer 20170000. Door de waarde met 5 nullen achter de 2017 op te bouwen, voorkomen we dat er bij overschrijding van het aantal facturen het jaarnummer kan wijzigen. 

8.Factuur verzamelstaat

FACTUUR VERZAMELSTAAT

Facturen in ISV zijn altijd aan een leerling gekoppeld. Wanneer een bedrijf veel leerlingen bij u aanlevert, dan resulteert dit er in dat u voor elke leerling een factuur moet aanmaken en versturen. De factuur verzamelstaat geeft u de mogelijkheid een enkele verzamelstaat te versturen, die factuur gegevens van meerdere leerlingen bevat.

De Factuur verzamelstaat is op zichzelf geen factuur, de facturen moeten nog steeds op de normale manier bij de leerling worden aangemaakt.

Het aanmaken en beheren van verzamelstaten is een gebruikersrecht, dat moet worden ingesteld in ISV Planning > menu gebruikers > groepen aanmaken en rechten zetten.

Nieuwe verzamelstaat aanmaken

Open de bedrijfsgegeven: ISV Administratie > menu bedrijven > bedrijfsgegevens openen.

Zoek het gewenste bedrijf door een deel van de naam in te typen en op enter te drukken.

Ga nu naar het tabblad facturen en druk op de knop “Verzamelstaat”.

Image

In dit scherm worden in de lijst links bovenin de reeds bestaande factuur verzamelstaten getoond. klikken op een van deze verzamelstaten toont in de lijst rechts ervan de inhoud van de verzamelstaat (factuurnummers en leerling die het betreft).

Druk op “Nieuw” om een nieuwe verzamelstaat aan te maken.

Details

Nummer: De verzamelstaat krijgt een eigen nummerreeks. De eerste keer dat u een verzamelstaat aanmaakt wordt gevraagd om het eerste nummer, hierna wordt automatisch doorgenummerd. Er wordt nooit opnieuw naar een nummer gevragd, dus baseer het eerste nummer niet op het jaartal. De verzamelstaten worden niet als zodanig geexporteerd naar uw boekhoudpakket, dus daar hoeft u bij de keuze van het eerste nummer geen rekening mee te houden.

Datum: de datum van de verzamelstaat. Niet alleen wordt deze op de verzamelstaat vermeld, maar hij is vooral van belang voor de herinneringen.

Termijnduur: de betalingstermijn. Wanneer de verzamelstaat ouder is dan de datum plus de termijnduur, en nog niet betaald, dan wordt er een herinnering voor aangemaakt bij het aanmaken vna de normale herinneringen.

Facturen  die aan een verzamelstaat zijn gekoppeld worden zelf niet meer opgenomen bij de herinneringen, maar de herinnering geldt dan voor de verzamelstaat als geheel. De datum en termijnduur van de factuur zelf zijn dan dus niet meer van belang, maar de datum en termijnduur van de verzamelstaat wel. U kunt dit gebruiken door  facturen gaandeweg toe te voegen aan een verzamelstaat waarvan de datum in de toekomst ligt. Dit zorgt er dan voor dat er geen herinnering wordt verzonden. Vergeet in dat geval niet de verzamelstaat te verzenden!

Verzamelstaten krijgen in het herinneringsoverzicht een eigen kopje en de herinneringen kunnen daar afgedrukt worden.

Factuur / uitgestelde factuur toevoegen

In de lijst “Beschikbare facturen” worden de facturen van het bedrijf getoond die nog niet zijn betaald, en die nog niet aan een andere verzamelstaat zijn gekoppeld. U kunt deze toevoegen met behulp van de “factuur toevoegen” knop.

Ook uitgestelde facturen worden getoond, in de onderste lijst. Omdat een verzamelstaat alleeen daadwerkelijke facturen kan bevatten wordt de uitgestelde factuur omgezet in een echte factuur op het moment dat u hem toevoegt aan de verzamelstaat. Wanneer u deze weer verwijdert van de verzamelstaat blijft de echte factuur wel bestaan.

Wanneer alle gewenste facturen zijn toegevoegd aan de verzamelstaat: druk op “Ok”om op te slaan.

Verzamelstaat wijzigen

U kunt een verzamelstaat wijzigen, zo kunt u er nog facturen aan toevoegen of verwijderen.

In de lijst bestaande verzamelstaten: Selecteer de te wijzigen verzamelstaat en druk op “Wijzig”.  U krijgt nu dezelfde mogelijkheden als bij de nieuwe verzamelstaat.

Verzamelstaat afdrukken

Bij afdrukken van een verzamelstaat kunt u er voor kiezen details wel of niet mee af te drukken (vinkje). Voor afdrukken: selecteer de verzamelstaat in de lijst bestaande verzamelstaten en druk op de knop “Afdrukken”.

Wanneer u er voor kiest de details niet te printen dan worden per factuur  twee regels geprint: één met facuurnummer, datum en bedrag en één met de naam van de leerling.

Wanneer u er voor keist wel de details af te drukken, dan worden de factuurregels mee afgedrukt.

Facturen afdrukken

U kunt de facturen van een verzamelstaat in één keer afdrukken door de verzamelstaat te selecteren in de lijst bestaande verzamelstaten en vervolgens te drukken op de knop “Facturen printen”.  U kunt deze facturen dan meezenden als bijlage met de verzamelstaat.

9.Administratiekosten berekenen

ADMINISTRATIEKOSTEN

Er kan ingesteld worden dat er administratiekosten berekend moeten worden wanneer een herinnering of aanmaning wordt verstuurd.

De administratiekosten woden niet als factuurregel bij de factuur toegevoegd, maar worden apart bijgehouden. Dit houdt onder andere in, dat de administratiekosten niet met de factuur worden geexporteerd naar uw boekhoudpakket en dat de factuur wel als volledig betaald wordt aangemerkt, ook al is alleen het oorspronkelijke factuurbedrag betaald en niet de administratiekosten.

Administratiekosten instellen

Administratie > menu onderhoud lijsten > administratiekosten

Image

Hier kunt u instellen welke bedragen aan administratiekosten gerekend moeten worden U voert apart de bedragen in voor de eerste herinnering, tweede herinnering en de aanmaning. De toeslag wordt alleen berekend indien het betreffende vinkje is gezet en er een bedrag is ingevoerd. Let bij het invoeren van de bedragen op de decimaalscheider: vul in met een komma of punt zoals u alle bedragen invoert op deze computer. Dit is computer afhankelijk!

Administratiekosten worden bij elkaar opgeteld, in het voorbeeld zou er dus bij de aanmaning € 3,50 als totale administratiekosten berekend worden.

Totale administratiekosten vermelden

Wanneer u dit vinkje zet, wordt de tekst op de herinnering geplaatst die in het tekstvak hieronder staat. Hebt u in de daar ingevoerde tekst de code @admk@ geplaatst, dan wordt deze code vervangen door het totaalbedrag van de administratiekosten. Plaatst u deze code niet in de tekst, dan wordtt de tekst afgedrukt gevolgd door het bedrag.

Geen administratiekosten voor bedrijf

Wanneer u dit vinkje zet, worden alleen bij de facturen die naar de leerlingen gestuurd administratiekosten berekend, niet op de facturen die naar een gekoppeld bedrijf gestuurd worden.

Administratiekosten berekenen

Toevoegen van administratiekosten gaat automatisch wanneer de herinneringen afgedrukt worden via het herinneringsoverzicht.

U kunt de administratiekosten terugvinden op het factuuroverzicht van de betreffende factuur (op tabblad factuur klikken op factuurnummer)

Image

 

Administratiekosten verwerken

Bij invoeren van een betaling wordt het bedrag eerst weggeschreven tegen het oorspronkelijke factuurbedrag. Wanneer het restbedrag kleiner of gelijk is aan de te betalen administratiekosten dan wordt dit weggeschreven tegen de administratiekosten. Wanneer het betaalde bedrag groter is dan het factuurbedrag plus de te betalen administratiekosten, dan wordt het restbedrag (betaald bedrag – factuurbedrag – administratiekosten) getoond als teveel betaald.

De administratiekosten worden niet met de factuur geexporteerd naar uw administratiesoftware. Dit is niet mogelijk, omdat de factuur vaak al is geexporteerd voordat de administratiekosten berekend worden. Bovendien is dit niet wenselijk, omdat de factuur als volledig betaald wordt aangemerkt, ook wanneer de administratiekosten niet zijn betaald.

U kunt de werkelijk betaalde administratiekosten handmatig boeken in uw boekhoudpakket:

ISV Administratie > menu boekhouden > Betaalde administratiekosten

Image

Selecteer de rijschool waarvoor u het bedrag wilt zien, en de periode. Het totaal bedrag aan betaalde administratiekosten wordt nu getoond. U kunt dit handmatig boeken in uw boekhoudpakket.

10.Veka Best

VEKA BEST / THEORIE-LEREN.NL

Koppeling Veka Best Theorie-leren.nl

Deze koppeling maakt het mogelijk dat u rechtstreeks vanuit ISV uw leerlingen aanmeld bij het theorie-leren.nl. De leerling kan hierdoor direct vanuit het cursistenportaal ISV Online zijn theorie oefenen zonder daarvoor appart in te loggen in het systeem van theorie-leren.nl

De koppeling is beschikbaar vanaf ISV Administratie 6.2.139 in combinatie met ISV Online versie 2.1.121

Om gebruik te kunnen maken van de koppeling dienen volgende instellingen doorgevoerd te worden:

1. In ISV Administratie menu Onderhoudslijsten > Rijschool gegevens > Gegevens Wijzigen selecteer de betreffende rijschool en geef bij “Veka Best online koppeling” een rijschool code in en klik op de knop “Aanmelden”

Uw rijschool wordt nu automatisch geregistreerd bij Veka Best en deze zal u producten toewijzen. Het toewijzen van de theorie producten wordt door Veka Best gedaan.

2. Ga nu naar ISV Administtratie > Bestand > Instellingen ISV Online. Klik hier op tabblad “Cursisten” en selecteer de categorie waarvoor u thoerie-leren.nl wilt gebruiken.

 

Door nu een leerling te openen en vervolgens via menu Leerlingen > Veka Best Online theorie > “Theoire-leren.nl Leerling inschrijven” krijgt u onderstaand scherm. Klik op “Aanmelden”

 

Als de leerling is aangemeld en Veka Best producten aan uw rijschool heeft toegekend, kan er een keuze voor het beschikbare product worden gemaakt en bevestigt.

 

Na het bevestigen kan de cursist online inloggen en zal er een nieuwe link zijn geplaatst met de naam en inloggegevens voor het automatisch inloggen bij theorie-leren.nl

11.Dymo-printer

HANDLEIDING DYMO

 Het is mogelijk om een Dymo Label Writer te koppelen aan ISV-Software.

Ga hiervoor naar Bestand -> Instellingen.

Kies vervolgens voor tabblad Administratie.

U krijgt nu een overzicht te zien met de instellingen voor administratie.

Ga naar de regel: “Adres Template voor Dymo”.

Hier ziet u dat het veld leeg is. Indien dit zo is, gaat ISV er standaard van uit om het Dymo Template te openen, zoals deze vermeld staat in de servermap van ISV software.

Indien de layout wilt aanpassen, omdat bijvoorbeeld de uitlijning niet correct is, kunt u dit aanpassen door het Dymo bestand, welke te vinden is in de servermap van ISV Software, te openen met uw Dymo Software. Hier stelt u de nieuwe waarden in en vervolgens slaat u het bestand op onder dezelfde naam.

Vanaf nu print uw Dymo Label writer documenten met de door u opnieuw doorgevoerde instellingen.

Indien ISV een melding geeft dat “Adres onjuist” is, dan dient u de Dymo template opnieuw toe te voegen in “Adres Template voor Dymo”, zoals deze staat weergegeven bij Bestand -> instellingen -> Administratie.

De Dymo Template kunt u vinden in de ISV map op uw server.
Nieuwe Dymo label writer geinstalleerd

Indien u een nieuwe label writer geinstalleerd heeft, met nieuwe/aangepaste software, zal deze hoogstwaarschijnlijk labels aanmaken onder een andere extensie (in plaats van .label).

Om dit op te lossen:

Ga naar Administratie: Bestand -> instellingen -> Administratie.

Ga naar “Adres Template voor Dymo” -> Klik op bladeren. Er opent nu een nieuw venster waarin u kunt zoeken naar een nieuwe template. Dit moet u in dit geval niet doen. Klik op annuleren.

Het veld bij “Adres Template voor Dymo” is nu leeg. Klik op Sluiten.

Open de software voor de Dymo Label Writer.  Maak een nieuwe template aan en sla deze op als .label bestand op de server.
Ga vervolgens naar Bewerken -> Voorkeuren en selecteer hier bij het venster: “Altijd openen met” de label die u zojuist op de server heeft opgeslagen.

U kunt nu weer labels printen in ISV.

12.Niet gedeactiveerde leerlingen

Niet gedeactiveerde leerlingen


Om eenvoudig een overzicht te krijgen van alle “niet gedeactiveerde leerlingen” maakt men gebruik van bovenstaande functie. Deze lijst kan gebruikt worden om (oud/potentiële)-leerlingen op termijn opnieuw te benaderen.

De gegevens zijn te sorteren op instructeur en categorie. Kies voor “Alle instructeurs” en “Alle categorieen” om een totaaloverzicht te krijgen van de leerlingen. Deze worden gesorteerd op leerlingnummer, naam, telefoonnummers en gefactureerde bedragen.

13.Jaarovergang-theorie

Jaarovergang theorie

Met behulp van “Jaarovergang Theorie” is het mogelijk om een -in een door u aangegeven periode- overzicht te krijgen van de omzet en geleverde diensten/goederen van theorieproducten. Het overzicht wordt geexporteerd naar Excel.


Het Excel bestand bevat een overzichtelijke weergave van de producten met daaronder de ingeplande leerlingen. In de velden ernaast worden de financiële gegevens weergegeven.

14.Jaarovergang-praktijk

Jaarovergang

Met behulp van “Jaarovergang” is het mogelijk om een -in een door u aangegeven (jaar)periode- overzicht te krijgen van de omzet en geleverde diensten/goederen van praktijkproducten. Het overzicht wordt geexporteerd naar Excel.

Als optie kunt u ervoor kiezen om het aantal lessen te exporteren of de teruggerekende lessen te exporteren. Nadat u heeft aangegeven van welke rijschool/vestiging u inzage wilt krijgen, zal er een Excel bestand openen met een overzicht van:

  • Lessen gegeven, niet gefactureerd
  • Lessen gefactureerd, niet gegeven
  • Laatste les
  • Laatste factuur

Hieronder worden de leerlingen met leerlingnummer en naam weergegeven.

15.Lesopvolging

Soort les opvolging

Met de tool “Soort les opvolging” is het mogelijk om in een door u aangegeven periode een weergave te krijgen van doorgeplande lessen per leerling. U heeft de mogelijkheid om deze gegevens per instructeur, per categorie en per soort op te vragen.

Tevens is het mogelijk om de gegevens te exporteren naar Excel.

16.Inschrijvingen-intesten

Inschrijvingen en intesten

Met de optie inschrijvingen en intesten is het mogelijk om een door u aangegeven periode (van / tot agenda’s) het aantal inschrijvingen en intesten weer te geven. Met het keuzemenu “Rijschool” geeft u aan van welke rijschool u de gegevens wilt ophalen. Om een totaaloverzicht te krijgen kiest u voor “Alle rijscholen”.

Klik vervolgens op “Ophalen” om de gegevens in te laden.

17.Intesten-gezakten

Intesten / gezakten

Met de optie “intesten / gezakten” is het mogelijk om in een door u aangegeven periode een overzicht te krijgen van gezakte leerlingen, welke tevens te categoriseren vallen onder de instructeur.


 

Voor het afdrukken van de infotesten heeft u drie mogelijkheden:

 

Ingevoerd in bovenstaande periode
Hiermee krijgt u een overzicht van het aantal infotesten in de periode die u geselecteerd hebt met behulp van de bovenstaande van/tot agenda’s.

 

Vallend in bovenstaande periode
Hiermee krijgt u een overzicht van het aantal infotesten welke uitgevoerd worden in de door u geselecteerde periode

 

Totalen per instructeur
Hiermee krijgt u een overzicht van het totaal aantal infotesten gecategoriseerd per instructeur in de door u geselecteerde periode.

 

Voor het afdrukken van gezakte kandidaten heeft u twee mogelijkheden:

 

Niet doorgepland per instructeur
Hiermee krijgt u een overzicht van het aantal kandidaten per instructeur dat is gezakt voor het examen en vervolgens nog niet opnieuw is ingepland voor een les.

 

Vallend in bovenstaande periode
Met deze optie krijgt u een overzicht van het aantal kandidaten dat is gezakt in de eerder door u aangegeven periode.

18.Actieve leerlingen

Actieve leerlingen per instructeur

Met de optie “Actieve leerlingen per instructeur” kunt u eenvoudig alle actieve leerlingen per instructeur overzichtelijk krijgen. Selecteer een instructeur en klik op “Afdrukken” om een volledig overzicht af te drukken.

19.Examenresultaten

Examenresultaten

Met de optie “Examenresultaten” is het mogelijk om examenresultaten in de door u aangegeven periode (in de van / tot agenda’s) weer te geven.

Klik op het tabblad om een keuze te maken uit de verschillende categorieën (op de afbeelding als B schakel weergegeven) en klik vervolgens op Gegevens ophalen. Na het ophalen van de gegevens heeft u de mogelijkheid om de resultaten af te drukken door te klikken op “Afdrukken”.

20.Geleverde - geplande productie

Geleverde/ geplande productie

Met deze optie is het mogelijk om het volledige overzicht van geleverde en geplande productie te exporteren naar een Excel sheet.


Kies een vanaf datum en een einddatum om de gegevens op te vragen. Klik vervolgens op Exporteer, waarna vervolgens Excel zal opstarten met de geexporteerde gegevens.

 

Op de afbeelding hierboven is te zien welke gegevens er worden geexporteerd. Een overzicht van het aantal gegeven lessen, met daarbij de duur, aangegeven in percentages (1= een uur, 0,75= drie kwartier, 0,50=half uur etc.). Deze worden voor alle categorieën weergegeven, waarbij tevens een totaaloverzicht van examens aan de rechterzijde zal worden weergegeven.

Tevens is er een overzicht van het oefenterrein en theorielessen/examens beschikbaar. Dit is terug te vinden in de verschillende tabbladen die u onder in excel kunt selecteren. (hieronder weergegeven)

Oefenterrein

Op het tabblad Oefenterrein krijgt u een overzicht van de geplande lessen per categorie, met daarbij wederom de duur van de lessen weergegeven in percentages (1= een uur, 0,75= drie kwartier etc.) als extra optie is bij kolom E zichtbaar wat de gemiddelde bezetting van curstisten per blok is. In dit geval zien we bij de A les dat er een gemiddelde bezetting van 1,1 leerling per blok is. Wanneer er meerdere leerlingen per instructeur worden ingepland zal het percentage stijgen (>1). Wanneer er 1 leerling per instructeur wordt ingepland, zal het percentage dalen (≈1) dit getal kan niet lager zijn dan 1. 

 

 

 

 

Theorie

 

Het tabblad theorie geeft een overzicht van de geplande cursussen met daarbij het aantal cursisten welke hieraan zijn gekoppeld.

 

Dit geldt ook voor theorie examens. Zie hiervoor onderstaande afbeelding.

 

 

 

21.Weekoverzicht

Weekoverzicht

Met behulp van de weekoverzicht kunt u per rijschool of als totaaloverzicht van een bepaalde periode weekplanningen exporteren naar een Excel bestand. Selecteer op beide agenda’s de weer te geven periode (van tot) en selecteer met de lege tab voor welke rijschool u dit wilt weergeven (het is ook mogelijk om alle rijscholen weer te geven). Klik vervolgens op Exporteer naar Excel om het overzicht te exporteren naar Excel.  

22.Gefactureerde artikelen

Gefactureerde artikelen per periode

 

Met de optie “gefactureerde artikelen per periode” kunt u een overzicht krijgen van alle gefactureerde artikelen in een door u ingevoerde periode. Deze gegevens zijn te ordenen op aantal of totalen op grootboek. Tevens is het mogelijk om hierbij de inhoud te categoriseren onder verschillende rijscholen/vestigingen. Stel met behulp van de agenda’s uw periode vast en maak een keuze uit een rijschool of alle rijscholen met het keuzevenster wat in bovenstaande afbeelding weergegeven staat met “Alle rijscholen”.

 

U krijgt nu een overzicht van de gefactureerde artikelen in de door u ingevoerde periode. U heeft hierbij ook nog de optie om met de knop “Aantallen op artikelnummer” de gefactureerde artikelen te categoriseren per artikelnummer en op aantal. Daarnaast is er nog een totaaloverzicht op uw grootboek beschikbaar door middel van de knop “Totalen op grootboek”.

De resultaten kunt u printen door te klikken op “Afdrukken”. 

23.Debiteurenoverzicht

Debiteuren overzicht

 

 

Met de optie “Debiteuren overzicht” is het mogelijk om snel alle lopende debiteuren in één overzicht te krijgen. Hiervoor kunt u met behulp van de agenda’s een periode aangeven, waarna u vervolgens een overzicht krijgt van totaal gefactureerde bedragen, welke betalingen reeds zijn voldaan en de nog openstaande bedragen. Deze gegevens kunt u ook printen, door te klikken op de “print” button.

24.Verstuurde emails

Verstuurde emails

Met behulp van de “verstuurde emails” venster is het mogelijk om van een bepaalde periode alle via ISV verstuurde emails te achterhalen.

Geef in de eerste agenda de beginperiode aan. Geef in de tweede agenda de eindperiode aan. Vervolgens kiest u uit de lijst van gebruikers van welke gebruikers u uw mailgegevens wilt overzien.

Klik hiervoor op “Gegevens ophalen”.

25.Mutatieoverzicht

Mutatie overzicht

Met Mutatie overzicht is het mogelijk om per dag mutatiegegevens op te halen.

U kunt per gebruiker per dag de gegevens ophalen door op “Bekijk” te klikken. Het exporteren van deze gegevens is enkel mogelijk door middel van “printen”.

26.Memo afhandelingen

Memo afhandeling

Met behulp van “memo afhandeling” is het mogelijk om inzage te krijgen in de ingekomen memo’s en het afhandelen ervan.

Selecteer een memosoort met behulp van het eerste keuzemenu. (De door u in het verleden aangemaakte categorieën worden weergegeven). Ook is het mogelijk om de memo’s per personeelslid weer te geven. Klik hiervoor op het tweede keuzemenu.

In beide gevallen heeft u de mogelijkheid om ook Afgehandelde memosoorten te tonen. Vink hiervoor het vakje “Afgehandelde memosoorten” aan.

U krijgt een overzicht van de memo’s in het witte venster. Hierin kunt u naast de memo’s ook beperkt informatie verkrijgen van de leerling. Om meer infomatie te verkrijgen van desbetreffende leerling kunt u op “Open Leerlinggegevens” klikken om de klantenkaart van de leerling te openen.

27.Internetbezoeken

Internetbezoeken

Met de optie “Internetbezoeken” is het mogelijk om bezoekgegevens te achterhalen van leerlingen die gebruik maken van de online module, een van de uitbreidingen die geleverd worden met ISV Online.

U heeft de mogelijkheid om een in een door u aan te geven periode een overzicht op te halen van leerlingnummers, namen en inlogtijd. Hiervoor dient u na het invoeren van de tijd te klikken op “ophalen”.

28.Rijschool specifieke export

Rijschool specifieke export

Met deze optie is het mogelijk om een specifieke rapport op te stellen, welke in overleg met ISV Software kan worden opgesteld.
ISV kan hiervoor wel extra kosten in rekening brengen per rapport.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Start ISV Administratie en op het scherm via “Onderhoud lijsten” >”Herinnering / Aanmaning teksten”

 

herformleeg.png

 

 

 

 

Selecteer de eerste rijschool en geef de teksten in voor 1e herinnering voor “Particulieren”, selecteer daarna “Bedrijf” en daarna “Factuurverzamelstaat”.
Herhaal deze stap voor “2e herinnering” (mits in gebruik) en “Aanmaning”. vervolgens dient deze stappen voor alle rijscholen in de bovenste lijst te worden doorgevoerd.
Er hoeft in de boventekst geen aanhef (geachte …)  te worden ingevuld omdat ISV dat doet op basis van ontvangers gegevens.
Bij het plaatsen van de teksten wordt niet automatisch uitgevuld, U dient elke regel af te sluiten met een enter zodat wij weten waar de tekst moet worden afgekapt om een nieuwe regel te beginnen.
Druk een voorbeeld af om te bepalen waar u een enter moet plaatsen om de tekst nog op uw briefpapier te laten passen. Bij dit voorbeeld wordt rekening gehouden met de voor de rijschool ingestelde marges.

De teksten die worden geplaatst in de “Boventekst” en “Ondertekst” kunnen worden aangevuld met de volgende codes:
Voor “Boventekst” kan alleen worden toegevoegd:
@termijnduur@
@incassobureau@

In de “Ondertekst” kunnen alleen de volgende codes worden toegevoegd:
@termijnduur@
@incassobureau@
@incassokosten@
@admk@

Codes worden tijdens het printen vervangen in:
@termijnduur@ Ingestelde termijnduur voor herinneringen
@incassobureau@ Ingevoerde naam voor het incassobureau in rijschoogegevens
@incassokosten@ Het berekende bedrag aan incassokosten conform de regels maximering incassokosten.
@admk@ het bedrag aan administratiekosten door de rijschool in rekening gebracht indien van toepassing

indien u onder de 0 procent (BTW vrij) regeling valt en het vinkje bij de rijschoolgegevens “Mag BTW vrij aanvragen bij het CBR” aanstaat, wordt bij het berekenen van de incassokosten ook automatisch de vermelding van het BTW bedrag vermeld conform de regels maximering incassokosten per 1 juli 2012.
Het incassobedrag wordt berekend over de hoofdsom, dus niet over eventueel door de rijschool in rekening gebrachte administratiekosten

Hoofdsom (factuurbedrag incl btw)Hoogte incassokosten
 over de eerste 2.500 15% (minimaal 40,00)
 over de volgende 2.500 10%
 over de volgende 5.000 5%
 over de volgende 190.000 1%
 over het meerdere 0,5% (max. totaal 6.775)

 

Om technische redenen is het NIET mogelijk om @incassokosten@ en @admk@ in de  “Boventekst” te onder te brengen.

De opmaak kan worden gecontroleerd  door op de knop “Voorbeeld afdrukken” te klikken, zo kunt u beoordelen of indeling van de pagina correct en naar wens is.

Let erop dat u telkens op “Opslaan” klikt om de aangebrachte wijzigingen te bewaren voor u veranderd van onderdeel zoals rijschool of soort.

In versie van ISV Administratie vanaf 6.2.24 is de voettekst, die voorheen kon worden ingegeven bij de rijschoolgegevens, voor herinneringen komen te vervallen omdat deze nu hier kunnen worden opgenomen.

29.Grafieken

Grafieken

 

Met behulp van de knop Grafieken krijgt u een nieuw venster (zie onderstaande afbeelding) waarin u de mogelijkheid krijgt om meerdere gegevens als grafiek weer te geven op uw scherm en/of te exporteren als excel bestand voor uw administratie.

 

 

U geeft bij de kalenders aan van welke periode de gegevens moeten worden opgehaald. Standaard staan deze agenda’s op de huidige dag.

 

Vervolgens geeft u aan voor welke gegevens u graag de data wilt achterhalen.

 

 

Selecteer uw gewenste categorie en het soort les. Vervolgens klikt u op “Ophalen”. Indien uw systeem administratie bijhoudt van meerdere rijscholen, kunt u desbetreffende rijschool selecteren door te klikken op het keuzevenster van “Rijschool”.

 


Vervolgens heeft u de mogelijkheid om diverse gegevens op te vragen van de rijschool. Klik op een van de buttons zoals hieronder weergegeven:

 

 

Wanneer u bijvoorbeeld klikt op “inschrijvingen”, krijgt u een weergave van het aantal inschrijvingen in de reeds door u aangegeven tijdspanne.

 

De grafieken kunt u allen afdrukken of exporteren.

 

 

 

Het is mogelijk om de norm van de grafieken aan te passen. Standaard is de norm 0. Indien u deze wilt aanpassen drukt u op de button rechts naast de norm, die weergegeven staat naast de Rijschoolnaam. Het aanpassen van de norm is nuttig om de standaardwaarden van uw lesgegevens aan te passen ( u heeft bijvoorbeeld de norm =50 inschrijvingen per maand). Hierdoor worden de grafieken aangepast en krijgt u eventueel een positieve- of negatieve waarde weergegeven.

Stel voor   bewerken