Header

De header van ISV Administratie is opnieuw ingedeeld om tot een overzichtelijker geheel te komen.  Dit houdt in dat er informatie van dit scherm is verdwenen, dit is verplaatst naar het tabblad personalia.

Wanneer de titel van een vakje onderstreept is dan is zowel de titel als het vak zelf klikbaar. In veel gevallen zal dit het zoekscherm openen, maar klikken op een bedrijfsnaam opent de bedrijfsgegevens, klikken op het emailadres opent scherm om een mail te versturen en klikken op een status geeft de mogelijkheid deze direct aan te passen.

De numerieke velden (o.a. telefoonnummers, BSN)  hebben een  rechter muisklik om te kopieren.

Naast de voor gebruiker zelf in te stellen functietoetsen heeft ISV Administratie een nieuwe functie, Memo Tab/BB.

Deze functie opent een nieuwe memoveld om communicatie tussen kantoor en instructeurs, die uitgerust zijn met een tablet, te vereenvoudigen. Indien er een nieuw bericht binnengekomen is, zal dit weergegeven worden in ISV Administratie én ISV Planning.

In het linkerveld zijn de binnengekomen berichten afkomstig van de tablets.

Aan de rechterzijde is een overzicht van de conversatie, waarbij u de keuze heeft uit de verschillende tablets middels het keuzemenu.

Voorkeurstabblad instellen

Standaard wordt het dashboard geopend wanneer een leerling gezocht wordt. Dit kan voor alle gebruikers worden aangepast dat het tabblad facturering als eerste wordt geopend: ISV Administratie > menu bestand > instellingen > tabblad administratie > starten met tabblad facturering.

Voor sommige gebruikers is het wellicht handiger om direkt te starten met het memo tabblad of het planning tabblad. Dit kan de gebruiker voor zichzelf instellen:

ISV Administratie > menu leerlingen > Voorkeursscherm instellen.

Er verschijnt nu een keuzelijst met de diverse tabbladen. Selecteer het gewenste tabblad, en druk op “Ok”.  Vanaf dit moment zal het geselecteerde tabblad worden getoond wanneer een leerling gezocht is.

Tabblad dashboard

Het tabblad dashboard is niet gewijzigd ten opzichte van voorgaand versies

Voor elke geleste categorie wordt een knop getoond. Drukken op de knop  toont het gekoppelde protocol, de financiële consistentie voor deze categorie en de examenresultaten binnen de categorie.

Protocollen zijn te definiëren via ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > Protocollen en onderdelen

Tabblad personalia

Het tabblad personalia bevat persoonsgegevens waarvoor in de header geen plaats meer was en de mogelijkheid een foto van de leerling in te voegen.

Net als in de header zijn de vakken klikbaar wanneer de titel onderstreept is en hebben de numerieke vakken een kopieer functie onder de rechter muistoets.

Foto

U kunt een foto invoegen van de leerling, deze wordt dan getoond op het tabblad personalia en een kleinere kopie in de header.

Wanneer u foto’s wilt opslaan moet er op de server in de isv map een map “Leerlingfoto” aanwezig zijn, hierin worden de foto’s opgeslagen

Foto’s invoegen en bekijken zijn gebruikersrechten. U kunt deze instellen bij de gebruikersgroepen

ISV Planning > menu gebruikers > groepen aanmaken en rechten zetten > knop wijzigen

Selecteer nu de groep waarvan u de rechten wilt wijzigen en zet de vinkjes voor foto’s bekijken en foto’s toevoegen

Foto invoegen van bestand:

Wanner u een foto bestand hebt dan kan dit ingevoegd worden, bijvoorbeeld vanaf een SD kaart van een digitale kamera. Druk hiervoor op de knop “Nieuw van bestand”. Er wordt nu een standaard bestand-open dialoog getoond. Blader naar het fotobestand en druk  op “Openen”. Er wordt nu een kopie van het bestand gemaakt in de “Leerlingfoto” map in de ISV map op de server en het bestand wordt getoond op tabblad personalia en in de header.

Foto invoegen van webcam

Wanneer een webcam is geïnstalleerd op de computer kan er direct een foto mee gemaakt worden. Druk hiervoor op de knop “Nieuw van webcam”. er verschijnt nu een scherm waarin het bewegende webcam beeld wordt getoond. Vul een eventuele titel in voor deze foto en, wanneer de compositie goed is, druk op “Ok”. de foto wordt nu opgeslagen en getoond in tabblad personalia en de header.

Foto verwijderen

U kunt meerdere foto’s van de leerling invoegen, en altijd verwijderen. Drukken op de knop “Verwijderen” verwijdert de op dat moment zichtbare foto

Tabblad facturering

In het tabblad facturering is niet veel gewijzigd ten opzichte van voorgaande versies

Onderaan het scherm is een samenvatting toegevoegd met het aantal facturen, uitgestelde- en proformafacturen

Tabblad memo

In het tabblad memo worden alle memo’s van de leerling getoond.

Meer lezen

Klik op de memo om meer te lezen wanneer deze niet in het overzicht past.

Nieuwe memo

Druk op “Nieuwe memo”.

Type de tekst in het witte vlak onderaan het scherm. Selecteer de soort memo en een personeelslid (beide optioneel) en druk op “Ok” om in te voeren.

Soort memo en betreffend personeelslid zijn van belang voor  de memoafhandeling (ISV Administratie >menu MIS > Memoafhandeling) omdat zij daar als filtercriteria gebruikt kunnen worden.

Soorten voor de memo kunt u invoeren in ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > Memo soorten.

Wanneer de lijst personeeldleden begint met lege regels, dan zijn dit instructeurs van wie de aanvullende informatie (achternaam) niet is ingevuld in ISV Administratie > menu personeel > instructeur wijzigen.

Memo wijzigen / verwijderen

Om een memo te wijzigen: selecteer de memo met het vinkboxje vooraan de regel en druk op “Wijzig memo” om te wijzigen mag er maar één memo geselecteerd zijn.

Om te verwijderen: selecteer één of meer memo’s met het vinkboxje voor de memo en druk op “Verwijder memo(s)”.

Print geselecteerd

Om een of meer memo’s af te drukken: selecteer eerst de af te drukken memo(s) en druk dan op “Print geselecteerd”.

Internet bezoek niet tonen

Wanneer een leerling inlogt op ISV Online, dan wordt hiervan ook een memo aangemaakt. Bij een leerling die vaak inlogt op zijn of haar persoonlijke pagina’s worden er dan dus veel, gelijke, memo’s getoond. U kunt deze memo’s wegfilteren door het vinkje “internet bezoek niet tonen” aan te vinken. Het systeem onthoudt dat dit vinkje is gezet, zodat het bij een volgende leerling ook aanstaat.

Tabblad correspondentie

In het tabblad correspondentie worden alle soorten correspondentie (verstuurde brieven emails, SMS) in één overzicht getoond, met de meest recente correspondentie bovenaan.

}

Filteren:

U kunt de lijst filteren door de vinkjes weg te halen van de soorten  correspondentie die u niet wilt zien.

In de kolom soort wordt vermeld om welk type correspondentie het gaat.

SMS:

een verzonden sms bericht. in een kleurcode wordt de verzendstatus weergegeven. Groen is verzonden, oranje in postvak uit en rood verzenden mislukt.

klikken op het woord sms (onderstreept)  toont het verzonden bericht.

SMS sturen: druk op de knop “SMS Sturen”.

Wanneer een geldig mobiel nummer bekend is bij de leerling  wordt het SMS invoerscherm getoond.

Type hier uw tekst en druk op “Versturen” om het bericht te verzenden.

Voor het verzenden van SMS berichten is de ISV SMS uitbreiding noodzakelijk.

Email:

Een verzonden email bericht. Klikken op het woord email opent het bericht.

Zie de handleiding E-mail voor het verzenden van emails.

Oproepkaart:

Getoond wordt wanneer een oproepkaart is afgedrukt en voor welke categorie. Dit geldt natuurlijk alleen wanneer de oproepkaart is afgedrukt vanuit ISV, niet voor oproepkaarten die zijn afgedrukt in TOP.

Planning:

Getoond wordt op welk moment een planningsoverzicht van de leerling is afgedrukt vanuit ISV Planning of Administratie.

Brief

Een verzonden brief. Klikken op het woord brief toont een dialoog waarmee u de brief kunt openen of de omschrijving ervan wijzigen.

Document

Een gekoppeld document. Meestal zal het hier gaan om een ingescand document maar ook andere bestanden zijn hiermee te koppelen.

Klikken op het woord document opent een dialoog waarmee u het document kunt openen of de omschrijving ervan wijzigen.

Druk op “Document openen” om het document te bekijken.

Nieuw document koppelen: Druk op de knop “Document koppelen”. Er wordt een bestand-open dialoog getoond, blader naar het te koppelen document en druk op “Ok”. Hierna wordt gevraagd om een korte omschrijving, die getoond gaat worden in de lijst met correspondentie.

Wanneer de leerling gekoppeld is aan een bedrijf, dan wordt nog de vraag gesteld of dit document ook aan het bedrijf gekoppeld moet worden. Druk op “Ja” om het document ook aan het bedrijf te koppelen zodat het dus ook via het bedrijf terug te vinden is.

Belangrijk bij gekoppelde documenten is, dat slechts de verwijzing naar het bestand wordt opgeslagen in de database, niet het bestand zelf. Om er voor te zorgen dat zij vanaf elke werkplek te openene zijn, moeten zij op een plaats worden opgeslagen die vanuit elke werkplek via hetzelfde pad is te bereiken. Het handigts hiervoor is een submap in de ISV map op de server (bijvoorbeeld [ISV map]\Scanvanleerling).

Tabblad examen

Het tabblad examen is gereorganiseerd, zodat alle informatie m.b.t. examens en aanvragen in één lijst getoond worden.

blauw informatie symbool houdt in dat er een examenuitslag gedownload is van het CBR. Klikken op dit symbool toont het uitslagformulier, met de mogelijkheid dit af te drukken.

De gekleurde vlakken in de kolom planning hebben dezelfde betekenis als die in het weekscherm van de instructeur, die voor de theorie zijn oranje.

De kolom CBR wordt groen indien een examen is gedownload vanaf het CBR, dit geldt dus alleen voor toekomstige examens.

Aanvraaggegevens worden bij het examen getoond indien zij daaraan te koppelen zijn, anders staan deze gegevens onderaan.

Melding: hier wordt de uitslag getoond voor examens uit het verleden, anders de status van de aanvraag wanneer deze bekend is.

Theorie / praktijk vinkjes

Door het weghalen van één van deze vinkjes wordt alleen de theorie- of praktijk examens nog getoond. Dit is dus een filter voor de lijst examens.

Naar CBR verzonden bescheiden

Hier kunt u voor uw eigen administratie bijhouden welke bescheiden zijn verstuurd naar het CBR

Om toe te voegen: druk op “Nieuw”.

U kunt nu een omschrijving invullen en de datum van verzenden. Druk op “Ok” om in te voeren.

Om de gegevens te wijzigen of te verwijderen: klik op de onderstreepte datum.

Tabblad planning

Op het tabblad planning wordt een overzicht getoond van alle contactmomenten van de leerling met uw rijschool, op volgorde van datum / tijd, met de laatste bovenaan.

Kleuren:

De kleuren van de lessen zijn gelijk aan de kleuren in het weekscherm van de instructeurs, met als toevoeging groen voor de simulator, geel voor theorie cursus en oranje voor een theorie examen

Te laat afgezegde lessen:

Te laat afgezegde lessen worden met een roze kleur getoond in het overzicht, met het type les onderstreept. In de memoveld wordt vermeld dat het om een te laat afgezegde les gaat.

U kunt klikken op het type les om de te late afzegging om te zetten in een normaal verwijderde les, die door de leerling niet betaald hoeft te worden

Filteren:

met behulp van de vinkjes aan de rechter kant kunt u filteren wat u wel of niet wilt zien in het overzicht. Wanneer u bijvoorbeeld het vinkje praktijk weghaalt worden alleen nog de theorie cursussen en examens getoond.

Consistentie:

Financiele consistentie wordt op twee manieren getoond: met gekleurde bolletjes per categorie en onderin het scherm uitgesplitst

Per categorie die voor deze leerling in de planning staat wordt een gekleurd bolletje getoond (Hiervoor moet wel het vinkje “Toon factuurgegevens” aan staan). de kleuren van de bolletjes hebben de volgende betekenis:

Groen: er is precies gefactureerd wat er ook gepland is.

Geel: er is meer gefactureerd dan er gepland is.

Rood: er is meer gepland dan er gefactureerd is.

U kunt per categorie snel bekijken hoe het precies zit: klik op het bolletje, er wordt nu gefilterd zodat alleen de betreffende categorie nog getoond wordt.

De controle is standaard heel streng: wanneer er 5 minuten langer is gelest dan gefactureerd dan zal het bolletje al rood worden. U kunt deze controle iets mider streng maken door een grenswaarde in te vullen: ISV administratie > menu bestand > instellingen > tabblad administratie > grenswaarde

deze instelling is in uren en moet tussen 0.05 en 1 liggen, met de grotere waarden voor minder strenge controle

Wanneer het vinkje “Toon factuurgegevens” aan staat wordt onderin het scherm de consistentie getoond, uitgesplitst per soort les / examen. Dit geldt voor de selectie die op dat moment gemaakt is, wanneer er dus gefilterd is op een categorie dan is dit overzichtje ook gefilterd op dezelfde categorie.

Het consistentie bolletje zal rood worden wanneer in één van de kolommen er bij planning meer staat dan bij facturatie, ook al is er in de andere kolommen een overschot.

In bovenstaand voorbeeld worden zowel het aantal lessen als de teruggerekende uren getoond, omdat geen keuze is gemaakt voor een van beide in ISV Administratie > menu bestand > Instellingen > Tablad administratie > Toon consistentie.

Het consistentiescherm van de voorgaande versies van ISV is nog steeds op te roepen met behulp van de knop “C”.

Lesbetalingen:

Wanneer u dit vinkje zet dan worden in het overzicht bij de les ook de betalingen aan instructeur weergegeven, zoals ingevoerd in de instructuers app of dagstaatverwerking. Het zetten van dit vinkje heeft een negatieve invloed op de snelheid waarneem het scherm wordt opgebouwd.

Tabblad nascholing

Klik hier voor de handleiding van de nascholing.

Instellingen

Om een email te kunnen versturen moet er een SMTP server beschikbaar zijn die de berichten kan aanpakken. Dit kan een eigen mailserver zijn, of bijvoorbeeld de SMTP server van uw internet provider. Het adres van een eigen SMTP server kunt u opvragen aan uw systeembeheerder, het adres van de SMTP server van uw internetprovider via hun website

U kunt het adres instellen via ISV Administratie > menu bestand > instellingen > tabblad administratie.

Mailserver: geef de URL of het IP adres van de SMTP server (bijvoorbeeld 192.168.1.5 of smtp.uwprovider.nl). ISV verstuurt de berichten altijd via de standaard SPTM poort 25.

Log email: is alleen voor probleemoplossing, laat deze uitstaan.

Gebruikersnaam en wachtwoord:  De meeste SMTP servers vereissen geen gebruikersnaam en wachtwoord. In dat geval kunt u deze velden leeglaten. Indien wel een gebruikersnaam / wachtwoord meegestuurd moet worden: informeer bij uw systeembeheerder.

Als afzender van de emails wordt het email adres gebruikt dat is ingevoerd bij de aan de leerling gekoppelde rijschool.

ISV Administratie > onderhoud lijsten > rijschool gegevens > Gegevens wijzigen.

Wanneer bovenstaande instellingen correct zijn ingevoerd en er toch problemen zijn met het versturen van de email vanuit ISV, dan ligt dit meestal aan een firewall of antivirus programma die dit blokkeert. Probeer in dat geval ISV Administratie toe te voegen als vertrouwd programma in uw firewall / antivirus software.

Templates

Hoewel het mogelijk is een email te versturen zonder gebruik te maken van een template is het aan te raden voor standaard mails een template aan te maken.

ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > mailtemplates > toevoegen.

Onschrijving

De titel van de email. Mag eventueel codes tussen apestaartjes bevatten (zie inhoud).

Inhoud

Geef hier de inhoud van de email. U kunt codes tussen apestaartjes invoegen, deze worden bij het laden van de template, op het moment dat deze wordt gekozen bij het versturen, vervangen door de gegevens van de leerling, het bedrijf etc.

Welke codes u kunt gebruiken staat in de lijst aan de rechter kant. U kunt ze invoegen door op de knop ‘code invoegen’ te drukken, dit voorkomt typefouten. De code wordt ingevoegd op de plaats waar op dat moment de cursor staat.

Omdat de mail wordt gemaakt als HTML hebt u uitgebreide opmaak mogelijkheden. Twee mogelijkheden worden hier uitgelicht:

Link invoegen: Hieermee kunt u een klikbare link (hyperlink) invoegen in uw mail, bijvoorbeeld een verwijzing naar uw website. Selecteer eerst de tekst die u klikbaar wilt maken en druk dan op de knop ‘Link invoegen’

voor een verwijzing naar een webpagina: laat het type op http staan, en laat ook het reeds ingevulde http:// in de URL regel aan het begin staan. Type hier achter de URL van de pagina waarnaar u wilt verwijzen.

Afbeelding invoegen: U kunt een afbeelding (bijvoorbeeld uw bedrijfslogo) invoegen in de email. Druk op de knop ‘Afbeelding invoegen’. Er verschijnt een standaard bestands-open dialoog. Blader naar de gewenste afbeelding en druk  op ‘Openen’ om de afbeelding in te voegen.

Bij het versturen van de email wordt de afbeelding bij de mail ingepakt, deze hoeft dus niet via een URL beschikbaar te zijn. Dit gebeurt echter pas bij het verzenden van de mail, dus op de werkplek van de gebruiker. De afbeelding moet dus voor elke gebruiker in hetzelfde pad beschikbaar  zijn. Het handigst is het om de afbeelding ergens in de ISV map  op de server te plaatsen.

Bijlagen

Bijlagen zijn standaard documenten die apart meegestuurd worden met de email. Vaak zijn dit pdf of word bestanden maar elk bestand is in principe mogelijk.  Wel dient u er rekening mee te houden dat de beveiligingssoftware van de ontvanger (of die van uzelf) sommige betanden blokkeert. In dat geval is het vaak aan te raden het bestand mee te sturen in een zip file (gecomprimeerde map)

De bijlagen worden ongewijzigd meegezonden, het heeft geen zin codes tussen apestaartjes in te voegen in de bijlagen, deze worden niet vervangen.

Wanneer u standaard een of meer bijlagen wilt meesturen, druk dan op de knop ‘Bijlage toevoegen’. Er wordt een standaard bestand-open dialoog getoond. Blader naar de gewenste bijlage en druk op ‘Openen’

De bijlagen worden pas toegevoegd op het moment van versturen, en moeten dus vanaf elke werkplek te benaderen zijn via hetzelfde pad, Het verstandigst is het om ze te plaatsen in een submap van de ISV map op de server. (bijvoorbeeld [ISV map]\bijlagen)

Stylesheet

Wanneer u geen stylesheet invult maakt u gebruik van de standaard stylesheet van ISV. Deze is zo ontworpen dat ook een toegevoegde planning (@planning@) nog redelijk in een mail past. De planning wordt namelijk weergegeven in een tabel die behoorlijk veel kolommen bevat en zou dus bij een te groot lettertype veel te breed worden.

Wilt u gebruik maken van een eigen stylesheet, dan moet deze als URL beschikbaar zij, als css op uw website. Wanneer uw websitebouwer de stylesheet daar heeft geplaats, vul dan de volledige URL in, inclusief http://  (bijvoorbeeld http://www.mijnwebsite.nl/mailstyle.css). Druk op ‘Stylesheet opslaan’ om de stylesheet toe te passen.

Stylesheets zullen echter niet op alle apparatuur (zoals pda’s) worden herkend, dit kan verschillen per browser, opmaak in de tekst zoals bold, onderstreept etc. wordt wel getoond.

Bestaande templates

Wanneer u al bestaande templates had voor email in platte tekst, dan moeten deze allen geopend worden in het nieuwe template scherm omdat anders de regelovergangen verdwenen zijn.

ISV Administratie > menu onderhoud lijsten > mailtemplates > wijzigen

Selecteer uw bestaande mailtemplate. U zult zien dat de ingevoerde regelovergangen niet meer zichtbaar zijn (dit komt door het HTML formaat). Voer de regelovergangen opnieuw in en druk op ‘opslaan’ om de template in HTML op te slaan.

Email sturen

Om een email te versturen: klik in de header van het leerlingscherm op het email adres of op het tabblad correspondentie op “Email sturen”.

Namens:

Hier wordt standaard het email adres getoond van de aan de leerling gekoppelde rijschool. Het mag in indiviuele gevallen worden aangepast, handmatig of door een andere rijschool te selecteren in de lijst onder dit adres.

Template:

Selecteer een voorgedefinieerde template indien deze bestaat (zie Templates ).

ISV zal nu het onderwerp en de tekst voor u invullen. Indien de template speciale codes bevat zullen deze vervangen worden doo de gegevens van de geselecteerde leerling.

Aan:

Hier wordt het mailadres van de leerling getoond. Indien de leerling aan een bedrijf is gekoppeld waarvan ook een email adres bekend is, dan is dit ook ingevuld. U kunt dan door middel van de selectie bolletjes voor de vakken kiezen of u de email naar de leerling wilt sturen, naar het gekoppelde bedrijf of naar beide.

De optie beide heeft geen betrekking op het CC adres.

CC:

Wanneer bij de leerling een CC adres is ingevoerd (via leerlinggegevens wijzigen)

Zal dit adres hier worden ingevuld (u kunt hier ook handmatig een adres invullen). Het bericht wordt hiernaartoe gestuurd als CC (carbon copy). U hoeft daarvoor niet te kiezen voor ‘beide’.

Onderwerp:

Vul het onderwerp van de email in. Gebeurt automatisch bij kiezen van een template.

Tekst:

Geef de tekst van de email. Gebeurt automatisch bij keuze van een template.

Mail versturen

De knop ‘mail versturen’ biedt de email aan aan de SMTP server. Waanneer een Ok van die server komt wordt dit scherm gesloten en de email toegevoegd aan de lijst met correspondentie. Het verdwijnen van het scherm zonder foutmelding is dus gelijk de mededeling dan de email is verzonden. Wanneer het verzenden niet lukt wordt de foutmelding getoond. Opnieuw proberen kan niet, u dient dan eerst het scherm te sluiten. Eventueel kunt u eerst de inhoud van het vak tekst kopieren en dit na het opnieuw openen weer plakken.

Het is niet mogelijk de email te versturen met een verzoek om leesbevestiging.

Factuur per email

Voor factureren per email is de module ISV Online vereist.

ISV biedt  de mogelijkheid aan te factureren per email. In dit geval wordt niet de werkelijke factuur verstuurd per email, maar een link naar ISV Online. Dit kan een directe link naar de factuur zijn (dit is een een pdf bestand) of een directe link naar de leerlingportal (de leerling hoeft dan niet in te loggen maar komt direct in de portal terecht).

ISV Online registreert wanneer een factuur wordt geopend en beschouwd hem dan als gelezen. U kunt een overzicht oproepen van facturen die per mail zijn verstuurd maar nog niet gelezen.

Instellingen

ISV Online moet ingesteld worden voor facturen via email: zie instellingen ISV Online. Let er daarbij op dat de daar genoemde factuurtemplate (een pdf bestand) aanwezig en goed ingevuld is.

Wanneer factureren via de email standaard wordt binnen uw bedrijf, kunt u dit instellen.

ISV Administratie > menu bestand > instellingen >

Er dient een standaard mailtemplate voor de facturen te worden aangemaakt. Zie templates. Bij deze template zet u het vinkje ‘deze template gebruiken voor facturen via email’. Er kunnen meerdere template voor de facturen bestaan, bijvoorbeeld één voor leerlingen en één voor bedrijven.

in de template kunt u drie codes opnemen voor de factuur:

Wanneer u de codes gewoon in de tekst plaatst, wordt de klikbare link uitgeschreven in de mail. Vaak is het mooier om de link verborgen achter de tekst te zetten, bijvoorbeeld in de zin “klik hier om in te loggen”. In dat geval: selecteer het woord “hier”, en druk op de knop ‘hyperlink invoegen”

factureren

Bij het aanmaken van een factuur, of bij het afdrukken van deen kopie hebt u nu de mogelijkheid deze te verzenden via email.

Zet hiervoor het vinkje ‘Via email’. Dit zet automatisch het aantal afdrukken op nul. Druk op ‘Ok’ om het emailscherm te openen.

Het mailscherm wordt geopend met het emailadres van de leerling, af het emailadres van het bedrijf wanneer de factuur aan een bedrijf is gekoppeld. In de lijst met templates zijn alleen de templates te kiezen die zijn aangemerkt als facuur email. Selecteer de juiste mail (voor leerling of bedrijf), en druk op ‘Mail versturen’ om de mail te zenden.

LET OP: Eurotekens in een artikelomschrijving zijn niet toegestaan.

Controle

Wanneer de leerling de factuur opent, dan wordt dit geregistreerd via ISV Online. U kunt dus controleren welke facturen wel zijn verzonden via de email maar niet geopend door de ontvanger. Deze kunt u desgewenst alsnog afdrukken en per post versturen.

ISV Administratie > menu herinnering > niet geopende email facturen.

Selecteer de periode die u wilt controleren, en druk op de knop ‘Ophalen’ om de lijst te vullen.  Via de selectiebolletjes kunt u bepalen wat u wilt zien in de lijst: verzonden: alle per email verzonden facturen in geselecteerde periode. Niet gelezen: facturen waarvan wel de mail is verstuurd, maar die niet zijn geopend door de ontvanger. Gelezen: deze facturen zijn geopend door de ontvanger.

Wanneer de factuur is gelezen, dan wordt de datum van openen getoond. Bij Afdrukken wordt getoond of, en hoe vaak er een papieren afdruk is gemaakt.

U kunt een niet gelezen factuur alsnog afdrukken om per post te versturen: Selecteer hem in de lijst en druk op “Print geselecteerde factuur”.

Mailmerge via email

Mailmerge via de email gaat op dezelfde manier als via de gewone post.Wel moet er van tevoren al een template voor deze mail aangemaakt worden.

De template mag dezelfde codes bevatten als de normale mailtemplates.

ISV Administratie > menu Leerlingen > Mailmergefuncties.

Maak de selectie zoals u dat gewend bent en druk nu op “Stuur mail”.

Het mailverstuurscherm wordt nu getoond met de lijst emailadressen van de gemaakte selectie. Het kan zijn dat dit er minder zijn dan werd vermeld bij de vraag “De selectie levert ?? adressen op, doorgaan?” dit komt omdat op het moment dat die vraag gesteld wordt nog niet is gecontroleerd op de aanwezigheid van emailadressen bij de leerling of eventuele afmeldingen voor de mailing.

In de lijst ontvangers worden de email adressen getoond waar de mail naartoe gezonden gaat worden.  U kunt hier ontvangers uit verwijderen door een adres te selecteren en op de knop ontvanger verwijderen te drukken.

Bovenin wordt de afzender ingevuld.  U kunt deze desgewenst handmatig wijzigen.

Selecteer nu de template voor deze email. De titel en tekst worden nu ingevuld op basis van de leerling die als bovenste in de lijst staat.

Voeg eventuele bijlagen toe en druk op “Mail versturen” om de mailing te beginnen.

Omdat de emails gepersonaliseerd worden, worden zij stuk voor stuk verzonden. U ziet dit ook gebeuren: de tekst en titel worden telkens opnieuw geladen met de gepersonaliseerde gegevens van de volgende leerling, waarna de mail verzonden wordt.

Door dit stuk voor stuk verzenden is het versturen een tijdrovend proces, waarbij gelukkig wel de computer alleen gelaten kan worden. Wanneer u een snelle massamailing de deur uit wilt sturen, die niet is gepersonaliseerd, kies dan in het mailmerge scherm voor exporteer, en gebruik de email adressen in de excel lijst om de email in één keer te versturen via uw reguliere email programma.

Indien er in een mailtemplate geen persoonlijke gegevens (lees @ codes) zijn toegevoegd, worden de verzonden emails niet opgeslagen bij de correspondentie.

Afmelden voor mailings

De hier uitgelegde methode werkt alleen voor de gepersonaliseerde mailmerge en de module ISV Online is er voor nodig.

U kunt in de template van de mailing een code opnemen waarmee de leerling zich kan afmelden van uw mailinglijst: @afmeldlink@.

Wanneer u alle instelingen hiervoor correct hebt gedaan in de instellingen van ISV Online dan wordt deze code vervangen door een klikbare code (hyperlink) waarmee de leerling zich kan afmelden voor volgende mailings. Hierdoor wordt dan automatisch het vinkje gezet dat ook zichtbaar is bij de leerlinggegevens . U kunt dit vinkje natuurlijk ook handmatig zetten bij de leerling.

Bij het samenstellen van de lijst met emailadressen voor de mailing wordt rekening gehouden met dit vinkje, wanneer het aanstaat wordt het email adres niet toegevoegd aan de lijst met ontvangers. Dit geldt dus alleen voor de gepersonaliseerde mailing, de export functie houdt hier geen rekening mee.

P.s. Omdat ISV geen emails  kan ontvangen, zullen antwoorden op verzonden emails in uw reguliere email programma terugkomen, niet in ISV.

Doel

Doel van de trajectcontrole is het bijhouden van opleidingstrajecten. Dit kunnen reguliere opleidingstrajecten zijn, zoals de motoropleiding of CCVB vakdiploma, maar ook nascholingstrajecten. Wanneer met een bedrijf afspraken gemaakt zijn voor de nascholing van een groep cursisten kan hiervoor een specifiek traject worden aangemaakt om bij te houden waar de cursisten zich bevinden in de opleding. Hanteert u standaard opleidingspakketten dan kan een traject voor het standaard pakket aangemaakt worden, omdat later nog een selectie per bedrijf mogelijk is.

In dit voorbeeld zullen we een traject voor de motor opleiding hanteren:

Traject definieren

Administratie > Menu onderhoud lijsten > Trajectcontrole

Druk op “Nieuw om een nieuw traject te definieren.

Naam: geef een naam voor het traject, dit kan de naam van een categorie zijn, maar ook bijvoorbeeld de naam van een bedrijf voor de nascholing.

Produkten: Vul alle produkten in waarvan u de uitslag gecontroleerd moet worden.

Eindpunt: vink dit aan wanneer het behalen van een vak beteket dat het traject met succes doorlopen is. In het voorbeeld: Wanneer AVD is behaald, is de uitslag van ATH en AVB niet verder van belang.

Te behalen eindpunten: soms is het voldoende wanneer 1 van meerdere eindpunten is behaald: AVD of AVD-NO: in beide gevallen is het traject met succes afgerond.

Voor het CCVB vakdiploma moeten alle vakken behaald worden, kenmerk in dit geval alle vakken als eindpunt en kies voor ‘Allen moeten behaald’.

De volgorde van toevoegen van produkten is van belang: dit is ook de volgorde waarin de export getoond wordt.