1.Ingebruikname ISV

Deze handleiding is bedoeld om u te begeleiden in het proces van het overstappen naar ISV. Alle begin is moeilijk en om te beginnen met ISV dient een grote hoeveelheid informatie te worden ingevoerd. Een van de grote successen van ISV software is dat alle informatie met elkaar verbonden is in één database, om deze database gebruiksklaar te krijgen volgt u stappen zoals hiernaast vermeld staan onder het item Ingebruikname ISV

Wanneer u al deze stappen heeft doorlopen bent u klaar om aan de slag te gaan met ISV! Wilt u meer informatie over het werken met ISV kijk dan eens in onze overige handleidingen.

1.1.Invoeren rijschoolgegevens

INVOEREN RIJSCHOOLGEGEVENS

De eerste stap om aan de slag te kunnen gaan met ISV is het invoeren van de rijschoolgegevens. Deze gegevens zijn nodig voor uw licentie bij ISV Software en de uiteindelijke koppeling met het CBR. Om de rijschoolgegevens in te voeren volgt u de volgende procedure:

  • De hoofdrijschool is al voor u ingevuld, u opent deze in ISV administratie, menu Onderhoud lijsten – rijschoool gegevens – wijzigen. Selecteer de rijschool uit de lijst bovenaan het scherm  en vul de gegevens aan.
    • Voor aanvullende rijscholen: U opent ISV Administratie en kiest vervolgens voor het menu Onderhoud lijsten – rijschoolgegevens -nieuwe toevoegen (zie afbeelding).

0. Menu onderhoudlijsten ADM rijschoolgegevens.png.

  • In het invoerscherm (zie afbeelding) kunt u vervolgens de gegevens van de rijschool (of rijscholen) invoeren.

 

Rijschoolgegevens1

 

In deze schermen kunnen de adresgegevens van de rijschool worden ingevoerd. In de vervolg tabbladen zoals “Financiele instellingen”  kunnen de bankgegevens worden ingevoerd en bij en  “Externe koppelingen” kunnen de gegevens van bijvoorbeeld het inloggen bij het CBR worden ingegeven.

Uitleg van een aantal velden:
Ondertekening voor herinnering; ISV hanteert als standaard instelling om alle facturen en herinneringen te ondertekenen met ‘Financiele Administratie’, mocht u een andere ondertekening willen hanteren dan kunt u deze hier invoeren.
Registratienummer is het registratienummer van de rijschool bij het CBR. Let op! Meerdere rijscholen kunnen onder hetzelfde CBR nummer vallen.

Wanneer er meerdere rijscholen worden ingevoerd maar er slechts één CBR registratienummer is kan bij de bedrijfsnaam waar het CBR numer aan gekoppeld is een vinkje worden aangezet bij ‘Hoofdrijschool CBR’.

Het vinkje ‘BTW vrije rijschool´ is alleen van toepassing bij BV’s die GEEN tarief hanteren en hiervoor toestemming hebben van de belastingdienst.

In het tabblad “Externe koppelingen” kunnen wanneer van dit van toepassing is voor uw rijschool de gegevens van Smiths online theorie en Vekabest worden aangemaakt. Er wordt automatisch een code aangemaakt voor Rijschool Network (mocht u gebruik maken van de diensten van Rijschool Network dan dient u deze code door te geven)

Onder Clieop worden de Clieopgegevens gevraagd die van toepassing zijn bij betaling via automatische incasso. Hier wordt later in de handleiding boekhouding verder op in gegaan.

Tot slot kan bij “Print en factuur instellingen” alvast informatie over de layout van enveloppen en briefpapier en de voetteksten op facturen en herinneringen worden ingevoerd. Deze kunnen per rijschool worden bepaald zodat u bij de verschillende rijschoolnamen ook verschillende logo’s of briefpapier kan gebruiken. Mocht u een logo willen toevoegen let u er dan op dat u de afbeelding in de centrale ISVmap plaatst.

Door tot slot op wijziging doorvoeren te klikken slaat u de ingevoerde rijschoolgegevens op. De volgende stap in de installatie van ISV voor nieuwe gebruikers is het aanmaken van gebruikers die u kunnen assisteren bij de verdere installatie. Wanneer u verder wilt gaan met stap 2 dient u het programma ISV planning te openen.

Klik hier om terug te gaan naar de indeling van de handleiding installatie voor nieuwe gebruikers.

1.2.Kantoorgebruikers aanmaken

Het invoeren van alle gegevens in ISV is een behoorlijke klus. Logisch dus als u geholpen wilt worden door uw collega’s op kantoor. Om ervoor te zorgen dat ook zij kunnen inloggen in ISV dient u gebruikers aan te maken, hiervoor volgt u de volgende procedure;

    • Wanneer u ISV Planning heeft geopend kiest u voor het menu Gebruikers – Gebruikers aanmaken/wijzigen (zie afbeelding).

1a. PLAN Menu gerbuikers aanmaken wijzigen.png

  • In het scherm dat zich vervolgens opent kunt u kiezen een gebruiker te wijzigen of een nieuwe gebruiker aan te maken. Kies hierbij voor de knop ‘Nieuwe gebruiker’. In het invoerscherm voor een nieuwe gebruiker (zie afbeelding) dient u vervolgens enkele gegevens in te voeren; 1b. Invoerscherm nieuwe gebruiker.png
      • Gebruikersnaam: kies voor iedere nieuw aan te maken gebruiker een unieke gebruikersnaam. De gekozen naam is niet hoofdletter gevoelig, wel kunt u gebruik maken van een spatie. De gebruikersnaam wordt in ISV tevens gebruikt als afzender van mails en brieven dus houdt hier rekening mee in de keuze voor uw gebruikersnaam.
      • GebruikersID: Deze wordt automatisch door ISV aangemaakten hoeft u dus niet zelf in te voeren.
      • Wachtwoord: het is aan te raden om in eerste instantie een standaardwachtwoord te kiezen. De individuele nieuwe gebruikers kunnen hun wachtwoord in een later stadium aanpassen via het menu gebruikers – eigen wachtwoord wijzigen.
      • Groep: ISV maakt automatisch onderscheid tussen 3 standaard groepen gebruikers (Administrators, Instructeurs en Kantoormedewerkers), iedere groep heeft zijn eigen gebruikersrechten, deze rechten zijn inzichtelijk via menu gebruikers – groepen aanmaken/wijzigen en rechten – groep wijzigen.
      • E-mailadres: dit e-mailadres wordt automatisch ingevoerd als afzender bij door de nieuwe gebruiker verstuurde e-mails naar kandidaten en/of bedrijven. Dit is dus ook het e-mailadres waar kandidaten en bedrijven op gaan reageren. Als afzender mag ook de volgende opmaak opmaak gebruiken “Verkeersschool x <info@verkeersschoolx.nl>”

 

        • De overige invoervelden zijn alleen van toepassing bij de invoer van de gebruikersgroep Instructeurs, deze velden worden dus bij de stap ‘Invoeren instructeurs’ (Stap 10)behandeld.

 

Door tot slot op ‘OK’ te klikken slaat u de ingevoerde nieuwe gebruiker op, deze kan vervolgens inloggen in ISV. De volgende stap in de installatie van ISV voor nieuwe gebruikers is het aanmaken van de hoofdcategorieën, dit zijn de overkoepelende categorieën waaronder alle producten en opleidingen van de rijschool uiteindelijk moeten vallen. Wanneer u verder wilt gaan met stap 3 dient u in het programma ISV planning te blijven.

Klik hier om terug te gaan naar de indeling van de handleiding installatie voor nieuwe gebruikers.

1.3.Aanmaken hoofdcategorieen

Het aanmaken van de hoofdcategorieën is een belangrijke stap in het installatieproces. Een hoofdcategorie is eigenlijk een verzamelnaam voor de verschillende producten, voertuigcategorieën en theoriegroepen die in vervolgstappen in deze installatie zullen worden ingevuld. Bij het aanmaken van de hoofdcategorieën is het dus belangrijk om na te denken hoe u de producten en opleidingen van de rijschool wil gaan indelen. Om de hoofdcategorieën aan te maken doorloopt u de volgende procedure;

    • In ISV Planning kiest u voor menu Voertuigen – Hoofdcategorieën voertuig en lesprijzen voor berekening achterstand (zie afbeelding). In het volgende scherm kiest u voor ‘Nieuw’.

2. Menu voertuigen invoer hoofdcategorie.png

    • In het invoerscherm hoofdcategorieën (zie afbeelding) moeten per hoofdcategorie bepaalde gegevens worden ingevoerd. Alle bedragen die in dit scherm dienen te worden ingevoerd worden door ISV gebruikt als indicatiebedragen, het betreft hier dus geen factuurbedragen.

3. Invoerscherm hoofdcategorie.png

    1. Omschrijving van de hoofdcategorie. Een voorbeeld van een verdeling in hoofdcategorieën is Bromfiets – Motor- Personenauto – Aanhanger- Vrachtwagen- Bus- Nascholing, maar iedere rijschool kan kiezen voor een eigen verdeling in hoofdcategorieën. Het is in deze stap belangrijk om te bedenken welke voertuigcategorieën de rijschool heeft en onder welke hoofdcategorie deze het beste verzameld worden. Let op! Het gaat hier niet om een exact bedrag maar om een bedrag dat als basis kan dienen voor een inschatting van een opgebouwde lesachterstand van een kandidaat.
    2. Lesduur: Standaard lesduur van 1 leseenheid bijvoorbeeld 45 minuten, 60 minuten of 90 minuten.
    3. Duo lesprijs: Kosten van een les die met een tweede kandidaat wordt gereden. Worden er geen duolessen aangeboden in de desbetreffende hoofdcategorie laat dan het bedrag op 0 staan. Let op! Ook hier gaat het om een indicatiebedrag.

    4. Toetsprijs: Kosten van een toets. Een toets is in ISV een examen dat niet op de openbare weg wordt afgenomen zoals bijvoorbeeld een AVB examen of een toets besloten terrein of praktische toets voor de bus of vrachtwagen. Het is aan te raden om de Tussentijdese Toets voor de personenauto ook als toets mee te laten tellen. Let op! Ook hier gaat het om een indicatiebedrag.

    5. Examenprijs: Kosten van een examen. Een examen is een examen bij het CBR dat op de openbare weg wordt afgenomen en dat als eindpunt van een opleiding kan worden gezien.Let op! Ook hier gaat het om een indicatiebedrag.

    6. Oefenterrein prijs: De prijs van een les op het oefenterrein. Dit is een les die fysiek plaatsvind op het oefenterrein, een les op de openbare weg met meer dan 2 kandidaten of een praktijknascholingscursus. Let op! Ook hier gaat het om een indicatiebedrag.

    7. Simulatorprijs: De prijs van een les van 30 minuten op de simulator. Biedt uw rijschool geen simulatorlessen aan laat het bedrag dan op 0 staan. Let op! Ook hier gaat het om een indicatiebedrag.

 

Om de nieuwe hoofdcategorie op te slaan klikt u op ‘OK’. Vervolgens herhaalt u de procedure voor alle hoofdcategorieën alvorens verder te gaan met stap 4, het invoeren van de voertuigcategorieën.

Klik hier om terug te gaan naar de indeling van de handleiding installatie voor nieuwe gebruikers.

1.4.Aanmaken voertuigcategorieen

In deze stap in het installatieproces worden de voertuigcategorieën aangemaakt die onder de verschillende hoofdcategorieën gaan vallen. Bijvoorbeeld een B leerling en een B Automaat leerling onder de categorie Personenauto en een AM2 leerling en een AM4 leerling onder de hoofdcategorie Bromfiets. Ook kan er onderscheid worden gemaakt tussen een C leerling en CE leerling onder de categorie Vrachtwagen. Ook categorieën waar maar één voertuigcategorie onder valt bijvoorbeeld BE leerlingen onder hoofdcategorie Auto+Aanhanger moeten hier worden ingevoerd. Volg hiervoor onderstaande procedure:

    • In het programma ISV Planning kiest u voor het menu Voertuigen – Voertuigcategorieën (zie afbeelding). In het daarop volgende scherm kiest u voor ‘Nieuw’.

4. Menu voertuigen invoer voertuigcategorie.png

  • In het invoerscherm voertuigcategorieën (zie afbeelding) moeten per voertuigcategorie verschillende gegevens worden ingevoerd, deze worden hieronder toegelicht;

5. Invoerscherm Voertuigcategorie.png

    1. Omschrijving voertuigcategorie; Zo kan er bijvoorbeeld onderscheid worden gemaakt tussen B leerlingen en B automaat leerlingen. De omschrijving zoals die wordt ingevoerd is de omschrijving die aan de verschillende kandidaten in de planning en administratie wordt gekoppeld.
    2. Examenduur; Wanneer een examen bij de betreffende voertuigcategorie langer of korter duurt dan de standaard lestijd kan dit hier worden aangegeven. Wanneer hier zoals in het voorbeeld bijvoorbeel 55 minuten wordt ingevoerd t.a.v. standaard lestijd van 60 minuten past ISV de lestijd bij het plannen van de examens automatisch aan.
    3. Lessen gemiddeld; Het aantal individuele rijlessen dat een leerling gemiddeld nodig heeft om het rijbewijs te behalen. Dit aantal lessen wordt gebruikt om in beeld te krijgen hoe ver de leerling is gevorderd in de opleiding.
    4. Duolessen gemiddeld; Het aantal duolessen dat een kandidaat gemiddeld nodig heeft om het rijbewijs te behalen.
    5. Oefenterrein lessen gemiddeld; Het aantal oefenterreinlessen (les die fysiek plaatsvindt op het oefenterrein, een les op de openbare weg met meer dan 2 kandidaten of een praktijknascholingscursus) dat een kandidaat gemiddeld nodig heeft om het rijbewijs te behalen.
    6. Categorieomschrijving voor Rijschoolnetwork; Hierin dient een omschrijving te worden ingevoerd voor de voertuigcategorie zoals deze gehanteerd wordt door rijschoolnetwork. Bent u hierbij niet aangesloten dan kunt u dit veld leeg laten.
    7. Kleur in planning; Hier kunt u aangeven welke kleurcode gekoppeld wordt aan de lessen in de ingevoerde voertuigcategorie. Dit dient ervoor om een beter planningsoverzicht te krijgen bij instructeurs die in meerdere categorieën lesgeven.
    8. Bij aanmelding automatisch koppelen aan traject; dit veld kunt u voorlopig overslaan. Nadat u de installatie voltooid heeft kunt u in de handleiding ‘Controlemogelijkheden’ meer informatie vinden over de functie trajectcontrole.
    9. Hoofdcategorie; Hier vult u de hoofdcategorie (stap 3) in waaronder de voertuigcategorie valt.

Wanneer u de voertuigcategorie bevestigt met ‘OK’ krijgt u een melding dat de voertuigcategorie is ingevoerd. Herhaal deze procedure voor alle voertuigcategorieën alvorens verder te gaan metstap 5, het invoeren van de voertuigen.

Klik hier om terug te gaan naar de indeling van de handleiding installatie voor nieuwe gebruikers.

1.5.Invoeren voertuigen

Na de voertuigcategorieën te hebben ingevoerd is het belangrijk om alle voertuigen, simulatoren en volgvoertuigen (extra voertuigen) in te voeren. Om de voertuigen in te voeren blijft u in ISV planning en voert u de volgende procedure uit:

  • Allereerst het invoeren van de lesvoertuigen, onder lesvoertuigen verstaat ISV alle voertuigen die gekoppeld zijn aan een instructeur. Het betreft hier dus geen aanhangers of volgmotoren. In het menu voertuigen kiest u voor voertuigen (zie afbeelding). In het volgende scherm kiest u voor ‘Nieuw’.

6. Menu voertuigen invoer voertuigen.png

  • In het invoerscherm voertuigen kunnen verschillende gegevens worden ingevoerd (zie afbeelding). Voor de werking van ISV is echter alleen belangrijk dat u ‘omschrijving in het programma’ en ‘categorie’ invoert. U bent natuurlijk vrij om de overige gegevens naar eigen behoefte in te voeren.

7. Invoerscherm voertuigen.png

  • Omschrijving voor in programma; U bent vrij om een eigen omschrijving voor het voertuig te kiezen. Veel rijscholen kiezen ervoor om de omschrijving in ieder geval te laten beginnen met de bijbehorende voertuigcategorie. Dit kan vervolgens worden opgevolgd door het merk, het kenteken of de instructeur die het voertuig bediend.
  • Categorie; hier dient de bijbehorende voertuigcategorie (stap 4) te worden ingevuld.

Wanneer u het voertuig bevestigt met ‘Toevoegen’ krijgt u een melding dat het nieuwe voertuig is toegevoegd. Herhaal deze procedure voor alle voertuigen alvorens verder te gaan met het invoeren van de extra voertuigen.

  • Nu zijn de extra voertuigen aan de beurt, onder extra voertuigen verstaat ISV alle volgvoertuigen die gekoppeld zijn aan een categorie of voertuig, hierbij kan gedacht worden aan volgbrommers/motors en aanhangers voor de BE en CE lessen. In het menu voertuigen kiest u voor extra voertuigen (zie afbeelding). In het volgende scherm kiest u voor ‘Nieuw’.

8. Menu voertuigen invoer extra voertuigen.png

  • In het invoerscherm extra voertuigen hoeft alleen het kenteken van het volgvoertuig te worden ingevoerd. Een tip is om dit kenteken wel te koppelen aan de bijbehorende voertuigcategorie. Bijvoorbeeld door een volgmotor in te voeren als A XX-00-XX (zie afbeelding).

9. Invoerscherm extra voertuigen.png

Wanneer u het extra voertuig bevestigt met ‘Toevoegen’ krijgt u een melding dat het extra voertuig is toegevoegd. Herhaal deze procedure voor alle extra voertuigen alvorens verder te gaan met het invoeren van de simulatoren.

  • Het laatste onderdeel van deze stap is, voor zover bij uw rijschool van toepassing, het invoeren van de in te zetten simulatoren. In het menu Voertuigen kiest u voor simulatoren(zie afbeelding).

10. Menu voertuigen invoer simulatoren.png

  • In het invoerscherm simulatoren (zie afbeelding) kunnen vervolgens de simulatorgegevens worden ingevoerd.

11. Invoerscherm simulatoren

  1. Allereerst dient te worden ingevoerd over hoeveel simulatoren de rijschool beschikt (in het voorbeeld ingevoerd met 3 stuks).
  2. Wanneer het aantal simulatoren is ingevuld kan per simulator in een kuezelijst worden aangegeven onder welke hoofdcategorie de simulator valt en kan vervolgens een specifieke naam voor de simulator worden ingevuld.
  3. Tot slot kan worden aangevinkt of de naam die is toegevoegd uiteindelijk ook zichtbaar moet zijn in de planning.

Wanneer u het scherm sluit  zullen de simulatoren zijn toegevoegd. Nu alle voertuigen zijn ingevoerd kunt u verder gaan met stap 6, het invoeren van de lesroosters.

Klik hier om terug te gaan naar de indeling van de handleiding installatie voor nieuwe gebruikers.

1.6.Lesroosters instructeurs aanmaken

Het invoeren van de lesroosters is de volgende stap in de installatie van ISV. De planning functioneert aan de hand van standaard lestijden waarbij er onderscheid kan worden gemaakt tussen drie verschillende urentabellen. Om deze installatiestap af te ronden volgt u de volgende procedure:

  • Via het menu ‘Onderhoud lijsten’ kiest u voor ‘standaard lestijden (zie afbeelding).

12. Menu onderhoud lijsten standaard lestijden.png

    • ISV maakt onderscheidt in verschillende soorten urentabellen voor zowel de rijlessen als de simulatorlessen. Bij het invoeren van de standaard lestijden is het mogelijk om gebruik te maken van een korte urentabel (13 lesuren) en verschillende lange urentabellen (18 lesuren). Op deze manier kunt u dus verschillende urentabellen inzetten voor verschillende voertuigcategorieën mochten de lestijden bijvoorbeeld per categorie verschillen. Wanneer u voor alle categorieën dezelfde lestijden hanteerd hoeft u slechts één lange urentabel aan te passen.

 

    • Het is belangrijk om in de urentabellen rekening te houden met aanrijtijden voor eventuele examens. Wij raden daarom aan om de urentabellen om 07.00 uur te laten aanvangen (ook als uw instructeurs eigenlijk pas om 08.00 uur beginnen met werken).

 

    • Het is mogelijk om pauzemomenten voor de instructeurs in te bouwen door de starttijden van de lessen aan te passen (zie afbeelding).

13. Invoerscherm standaard lestijden.png

    • De ingevoerde standaardlestijden worden automatisch opgeslagen dus wanneer u klaar bent met invullen kunt u het venster sluiten.

Aantal weer te geven uren beperken

In sommige gevallen zijn de lesroosters eigen te lang om fatsoenlijk weergegeven te worden, zie het voorbeeld hieronder

Dit kan worden ingeperkt door bij de instructeur aan te geven dat er minder uren aangemaakt moeten worden.

Tijdens het aanmaken van het rooster wordt het aantal blokken nu beperkt, waardoor het rooster er dan zo uitziet:

Pas op: deze beperking geldt tijdens het aanmaken van de lesrecords en heeft geen invloed op reeds bestaande agenda’s. Om die aan te passen moeten eerst de records worden verwijderd en opnieuw worden aangemaakt

 

Wanneer de lesroosters zijn ingevuld is de volgende stap het tot stand brengen met een verbinding met het CBR (stap 7). Deze stap hoort hier reeds plaats te vinden omdat de weergave van CBR informatie in de planning van instructeurs per instructeur verschillend kan zijn.

Klik hier om terug te gaan naar de indeling van de handleiding installatie voor nieuwe gebruikers.

1.7.Koppeling CBR

Wanneer u de juiste CBR gegevens (registratienummer, TOP gebruikersnaam en wachtwoord) heeft ingevoerd bij de rijschoolgegevens (stap 1) is het tot stand brengen van een koppeling met CBR connect vrij eenvoudig. Volg hiervoor onderstaande procedure;

  • Als eerste stap dient u in te loggen in het programma ISV CBR connect (zie afbeelding). U gebruikt hiervoor dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord als in ISV Planning en Administratie.

14. Inlogscherm CBR connect.png

  • Zodra u bent ingelogd ziet u bovenaan in het scherm verschillende tabbladen, u kiest hierbij voor het tabblad ‘Stamgegevens’ (zie afbeelding). Vervolgens klikt u op de knop ‘Gegevens downloaden’

15. Eerste scherm CBR connect.png

  • Zodra de stamgegevens zijn opgehaald krijgt u de melding ‘De download is compleet’ (zie afbeelding). Dit betekent dat de koppeling met het CBR is geslaagd, het onderhouden van producten en locaties vind plaats in ISV planning en wordt beschreven in de volgende stap.

16. Download compleet stamgegevens CBR.png

Klik hier om terug te gaan naar de indeling van de handleiding installatie voor nieuwe gebruikers.

1.8.Onderhouden producten

Om de producten en locaties van het CBR in ISV planning goed in beeld te krijgen en de koppeling met het CBR verder af te ronden gaat u terug naar het programma ISV Planning en volgt u onderstaande procedure;

  • In ISV planning kiest u voor het menu ‘Onderhoud lijsten’, vervolgens kiest u voor ‘TOP producten / locaties – Producten’ (zie afbeelding).

17. Menu onderhoud lijsten (planning) top producten locaties.png

  • Het scherm wat u vervolgens te zien krijgt (zie afbeelding) is het scherm waarin u de automatisch opgehaalde TOP producten vanuit de koppeling met het CBR (vorige stap) kunt beheren. Allereerst is het belangrijk dat u voor alle producten aangeeft of het een praktijk- of theorieproduct betreft.

18. Scherm Top produkten beheren.png

    • Er wordt automatisch aangevinkt welke producten meetellen in de verplichte nascholing (zie de tweede kolom).

 

    • In de derde kolom kunt u de producten aanvinken die u het meest gebruikt. De voorkeurstabel doet niets anders dan in verdere lijsten met TOP producten de aangevinkte producten bovenaan in de lijst vermelden.

 

  • In de laatste kolom kunt u aangeven voor welke producten een machtiging dient te zijn afgegeven alvorens het product op naam gereserveerd kan worden (producten in de categorie personenauto).

Nadat u de producten heeft bewerkt dienen de voorkeurslocaties nog aan te worden gegeven. In ISV planning kiest u wederom voor het menu ‘Onderhoud lijsten’, deze keer kiest u echter voor ‘TOP producten / locaties – Locaties en producten per locaties’ (zie afbeelding).

19. Scherm TOP locaties beheren.png

  • In het scherm wat zich vervolgens opent (zie afbeelding), kunt u vervolgens de locaties in uw eigen en omliggende kringen selecteren als voorkeurslocaties, dit houdt in dat bij het weergeven van producten in eerste instantie de producten op de aangevinkte locaties worden getoont.

Nu de koppeling met het CBR tot stand is gebracht en de producten/locaties zijn bewerkt is het tijd voor stap 9, het invoeren van de theorie categorieën. Hierbij kunt u de verschillende theorieproducten die zijn ingelezen vanuit CBR connect onderverdelen in verschillende groepen.

Klik hier om terug te gaan naar de indeling van de handleiding installatie voor nieuwe gebruikers.

1.9.Aanmaken theoriegroepen

Bij deze stap dienen de verschillende theorie categorieën te worden ingevoerd. Deze groepen dienen ervoor om de verschillende theorieproducten zoals ze zijn ingelezen vanuit de koppeling met het CBR onder te verdelen in verschillende groepen. Om deze theoriegroepen aan te maken blijft u in het programma ISV Planning en volgt u de volgende procedure;

  • In het programma ISV Planning kiest u voor het menu ‘Onderhoud lijsten’ en vervolgens ‘Theoriegroepen'(zie afbeelding).

19a. Menu PLAN theorie groepen.png

  • In het scherm dat zich vervolgens opent (zie afbeelding) ziet u onderin een lijst van alle theorieproducten die vanuit CBR connect als stamgegevens zijn ingelezen. Deze lijst producten kunt u vervolgens groeperen door een nieuwe theoriegroep aan te maken, klik hiervoor op de knop ‘Nieuw’.

19b. Invoerscherm theoriegroepen.png

  • Om een nieuwe theoriegroep aan te maken doorloopt u de volgende stappen;
  1. Vul een omschrijving in van de theoriegroep (bijvoorbeeld B theorie).
  2. Cususbedrag/Examenbedrag; Hierbij kunt u de gemiddelde prijs van een cursus en examen in die theoriegroep aangeven (bijv. B theorie 60 voor cursus en 40 voor examen).
  3. Bij aanmelding automatisch koppelen aan traject; dit veld kunt u voorlopig overslaan. Nadat u de installatie voltooid heeft kunt u in de handleiding ‘Controlemogelijkheden’ meer informatie vinden over de functie trajectcontrole.
  4. Klik op de knop toevoegen en selecteer de zojuist toegevoegde theoriegroep.
  5. Selecteer tot slot de producten die onder de theoriegroep moeten gaan vallen. (bijv. B theorie; BTH; BTH-I; BTH-E; BTH-TK) en klik op de knop ‘Koppel geselecteerde producten aan theoriegroep’.

Herhaal deze procedure voor de verschillende theoriegroepen die voor uw rijschool van toepassing zijn (bijvoorbeeld Motor theorie, Bromfiets theore, ADR, ARBO-opleidingen, Nascholing) alvorens verder te gaan met stap 10, het invoeren van de instructeurs.

Klik hier om terug te gaan naar de indeling van de handleiding installatie voor nieuwe gebruikers.

1.10.Invoeren instructeurs

Voor het invoeren van de instructeurs dient u in eerste instantie terug te gaan naar het programma ISV Administratie. In ISV Administratie kiest u vervolgens voor het menu ‘Personeel’ en vervolgens voor ‘Nieuwe Instructeur’ (zie afbeelding). Volg vervolgens per instructeur de volgende procedure uit;

20. Menu ADM Personnel nieuwe instructeur.png

In het scherm wat zich vervolgens opent (zie onderstaande afbeelding) kunnen alle gegevens (persoonsgegevens, instructeurspassen etc etc) van een instructeur worden ingevoerd. Belangrijk hierbij zijn met name de gegevens die zich in het rode vierkant bevinden.

    • Aan iedere instructeur dient een voertuig te zijn gekoppeld, de vanafdatum dient altijd voor de dag van vandaag te liggen. Door de knop ‘voertuigen opschonen’ te gebruiken kunt u in de toekomst voertuigwisseleingen van instructeurs in beeld brengen.
    • Verder is het belangrijk om aan te geven volgens welke urentabel de instructeur gaat werken (deze tabellen heeft u reeds ingevoerd bij stap 6).
    • Beperk eventueel het aantal weer te geven lesblokken, zoals beschreven in stap 6
    • Tot slot kunt u aangegeven voor welke rijschool de instructeur werkzaam is en welke examencapaciteit zichtbaar moet zijn in zijn of haar planning.

Om de instructeurs ook als gebruiker van ISV in te gaan voeren gaat u terug naar ISV Planning. Vervolgens herhaalt u de procedure van stap 2 alleen nu kiest u voor de gebruikersgroep Instructeurs. U dient hierbij aanvullend de volgende gegevens in te vullen;

    • Als is gekozen voor plannen in de eigen agenda: vul hier in welke agenda: Instructeurs mogen standaard alleen in de eigen agenda plannen. In dit veld dient u aan te geven welke agenda hoort bij welke gebruiker.
    • Plannen tevens toestaan voor onderstaand gekozen instructeurs; dit veld vult u alleen in wanneer de instructeur in kwestie ook mag plannen voor andere instructeurs.

Wilt u dat uw instructeurs zelf gaan plannen dan dient u de rechten van de groep instructeurs aan te passen via menu ‘Gebruikers – ‘Groepen aanmaken/wijzigen en rechten’ – ‘Groep wijzigen’. In het scherm wat zich vervolgens opent dient u het vinkje bij ‘Invoeren in de planning’ aan te vinken.

Herhaal deze procedure totdat alle instructeurs zijn ingevoerd. Zodra alle instructeurs zijn ingevoerd kan er doorgegaan worden met de volgende stap, het aanmaken van de lesrecords, wat eigenlijk het invullen van de agenda van de instructeurs inhoud.

Klik hier om terug te gaan naar de indeling van de handleiding installatie voor nieuwe gebruikers.

1.11.Lesrecords aanmaken

In deze stap worden de aangemaakte lesroosters in de agenda’s van de instructeurs ingevoerd. Om dit proces in gang te zetten blijft u in ISV Planning en volgt u de volgende procedure;

  • In ISV planning kiest u voor het menu ‘Bestand’ en vervolgens voor ‘Lesrecords aanmaken’ (zie afbeelding). De lesrecords worden aangemaakt aan de hand van de gegevens die u heeft ingevoerd bij de urentabellen (stap 6). Bij het invoeren van de instructeurs (stap 10) heeft u vervolgens gekozen volgens welke urentabel een instructeur werkt. Dit wordt automatisch overgenomen in de planning.

22. Menu PLAN Lesrecords aanmaken.png

  • In het scherm wat zich vervolgens opent (zie onderstaande afbeelding) kan worden aangegeven of u voor alle of slechts één instructeur de lesrecords wil aanmaken en per wanneer. Het is hierbij belangrijk om altijd met een volledige werkweek te starten (dus startdatum op een zondag of een maandag).

23. invoerscherm lesrecords aanmaken.png

  • Wanneer de lesrecords zijn aangemaakt ziet een willekeurige dag in de weekplanning van de instructeurs er bijvoorbeeld uit zoals onderstaande afbeelding.

24. voorbeeld dag in weekplanning.png

  • Naast lesrecords voor de instructeurs kunt u ook de lesrecords aanmaken voor de simulatorplanning (wanneer dit van toepassing is). De procedure is hierin hetzelfde behalve dan dat u kiest voor ‘simulator records aanmaken’ in plaats van ‘lesrecords aanmaken’.

Op dit moment heeft u in principe een planning waarin u lessen en kandidaten kunt gaan plannen. Echter voordat we zover zijn dienen er eerst nog wat financiële gegevens te worden ingevoerd. Immers de lessen die worden ingepland moeten ook verkocht en betaald worden. De eerste stap hierbij is in voeren van de boekhoudkundige gegevens zoals u deze op dit moment al hanteerd, hiervoor gaat u verder met de op één na laatste stap in deze installatieprocedure.

Klik hier om terug te gaan naar de indeling van de handleiding installatie voor nieuwe gebruikers.

1.12.Dagboeken en Grootboeken

Voor het invoeren van de eerste boekhoudkundige gegevens gaat u terug naar het programma ISV Administratie vervolgens kiest u voor menu ‘Onderhoud lijsten’ en vervolgens voor ‘Dagboeken, Grootboeken, Kostenplaatsten en Kostendragers’ (zie afbeelding). ISV kan gekoppeld worden aan verschillend boekhoudprogramma’s zoals Exact, Acountview, King en Snelstart. Bij het invoeren van de gegevens is het belangrijk dat u dezelfde indeling hanteert als u in het boekhoudprogramma doet. Het is aan te raden om deze gegevens samen met uw boekhouder in te voeren.

25. Menu ADM Dagboeken, grootboeken.png

In het scherm wat zich vervolgens opent (zie onderstaande afbeelding) kunnen de boekhoudkundige gegevens worden ingevoerd. Hierbij zijn de grootboekrekeningen en de gegevens in het rode vierkant het meest van belang.

26. Invoerscherm boekhouding.png

    1. Bij grootboeken voert u de grootboekrekeningen in zoals u deze hanteert in uw bestaande boekhouding. Belangrijk hierbij is dat u zich realiseert dat alle grootboekrekeningen automatisch komen te vallen onder kostenplaatsten/kostendragers. De grootboekrekeningen debiteuren en crediteuren dient u echter handmatig aan te passen via de keuzelijst ‘Wat te tonen’ naar toon debiteuren en toon crediteuren.
    2. De dagboeken hoeft u alleen in te voeren wanneer u ook de inkoop wil gaan bijhouden via ISV. Wilt u alleen voor de verkoop een koppeling met uw boekhoudprogramma dan dient u alleen het nummer van het verkoopboek en het nummer van het kasboek in te vullen in het rode vierkant op de screenshot.
    3. Kostendragers hoeft u in principe alleen in te voeren wanneer het boekhoudprogramma waar u mee werkt hier ook mee werkt. Mocht uw boekhoudprogramma hier niet mee werken dan is het invoeren van één kostenplaats bijv. Diversen voldoende.
    4. Voor de kostenplaatsen geld hetzelfde als voor de kostendragers.

In het rode vierkant geeft u vervolgens de nog ontbrekende gegevens weer. Tot slot blijft er nog één veld over, de BTW codes in Exact (paarse vierkant), dit zijn eigenlijk de BTW codes in alle externe boekhoudprogramma’s. Het is belangrijk om deze codes toe te voegen in overleg met ISV. Neem hiervoor dus eerst contact op met ISV (tel: 085 – 773 77 00).

Nu de boekhoudkundige informatie is ingevoerd is het mogelijk om over te gaan tot de laatste installatie stap, het invoeren van artikelen voor de verkoop. De artikelen die u hierin aanmaakt beslaan alle diensten of producten die u verkoopt en waarvoor een tarief geldt.

Klik hier om terug te gaan naar de indeling van de handleiding installatie voor nieuwe gebruikers.

1.13.Aanmaken artikelen

Bij de laatste stap in deze installatiehandleiding voert u de artikelen die u wil gaan verkopen. Om deze laatste stap af te ronden gaat u naar ISV Administratie en kiest u voor menu ‘Onderhoud lijsten’ en vervolgens voor ‘Artikelen toevoegen, wijzigen of verwijderen’ (zie afbeelding).

27. Menu ADM Artikelen toevoegen.png

In het scherm wat zich vervolgens opent (zie onderstaande afbeelding) ziet u vervolgens een scherm wat u een overzicht biedt van de inhoud van de artikelen die reeds zijn aangemaakt (in uw geval dus nog geen). Om vervolgens een nieuw artikel aan te kunnen maken kiest u voor de knop ‘Nieuw Artikel’.

28. Overzichtscherm artikelen.png

29. Invoerscherm nieuwe artikelen.png

In het invoerscherm voor nieuwe artikelen (bovenstaande afbeelding) ziet u bovenin de artikelen die reeds zijn aangemaakt. Onderin het scherm kunt u de artikelspecifieke gegevens invoeren. Hierbij vult u achtereenvolgens de volgende gegevens in;

    • Nieuwe artikel gegevens; belangrijk hierbij is dat u een uniek artikelnummer kiest. Het is aan te raden om een bepaald systeem te hanteren in de keuze voor artikelnummers omdat deze ook op volgorde van artikelnummer zichtbaar worden. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om alle artikelen voor de categorie personenauto met een 1 te laten beginnen. In dit gedeelte van het scherm dienen tevens de boekhoudkundige gegevens (stap 12) behorende bij het artikel te worden ingevoerd alsmede de voertuigcategorie (stap 4) waaronder het artikel valt.
    • TIP: gebruik geen opeenvolgende artikelnummers, maar laat ruimte in de nummering om later artikelen te kunnen tussenvoegen

 

    • Praktijk verbruik in de planning; Met het oog op de consistentiecontrole die ISV uitvoert (consistentie controle controleert of hetgeen dat is verbruikt ook al in rekening is gebracht) is het belangrijk om per artikel aan te geven wat het verbruik is. Zo is het verbruik bij een praktijkles personenauto bijvoorbeeld 1 hele les in de hoofdcategorie (stap 3) Personenauto.

 

  • Theorie verbruik in de planning; Hierbij geldt eigenlijk hetzelfde als bij de praktijkplanning met het grote verschil dat het hier gaat om theorieproducten die dus niet vallen onder een hoofdcategorie maar een theoriegroep (stap 9).

Zodra er een artikel is aangemaakt kunt u ervoor kiezen om dit artikel uit te splitsen in modules (zie afbeelding). Dit is met name praktisch wanneer het artikel bijvoorbeeld een pakket bevat of producten waarvoor verschillende BTW-tarieven gelden. Het invullen van de gegevens bij de modules verschilt niet van het invoeren van de nieuwe artikelgegevens bij het invoeren van nieuwe artikelen.

Let op: Eurotekens in de artikelomschrijving zijn niet toegestaan.

30. modules toevoegen.png

Uiteindelijk ziet een combinatieartikel met verschillende producten eruit zoals in onderstaande afbeelding. In de kolom op factuur kunt u aangeven of u wilt dat de klant deze uitsplitsing ook zichtbaar heeft.

Nu u deze laatste stap in de installatie heeft afgerond bent u klaar om leerlingen in te gaan voeren en te gaan plannen.

Stel voor bewerken